Čo je výňatok z objednávky

Situácie často nastanú, keďúradník, jednotlivec alebo organizácia tretích strán potrebuje na vykonanie určitého dokumentu, napríklad objednávky, určitý dokument. Originál sa v takýchto prípadoch zvyčajne neposkytuje, pretože celý pôvodný zdroj môže obsahovať vysoko dôverné informácie predstavujúce obchodné tajomstvo. A niekedy je to jednoducho nepraktické kvôli tomu, že má príliš veľký objem a jednoducho nie je potrebné, aby fungovalo ako celok. V tomto prípade je z neho (objednávka) prevzatý výňatok a je zodpovedajúcim spôsobom zostavený. Nový dokument sa bude nazývať výpis z objednávky.

Kde môže byť požadovaný výpis

Rôzne služby podniku sú zvyčajne navzájom prepojené.medzi sebou. Preto môžu byť dokumenty z jedného oddelenia pre prácu užitočné druhému. Napríklad účtovné oddelenie na výpočet miezd zamestnancov nevyhnutne potrebuje objednávku na hlavnú činnosť. Alebo personálne oddelenie potrebuje na zaevidovanie osobného spisu zamestnanca výpis z pracovného poriadku. Do kádrov sa môže prihlásiť aj bývalý zamestnanec, ktorý stratil pracovný záznam. Na potvrdenie svojej pracovnej činnosti môže požiadať o kópie dokumentov o prijatí, všetkých druhoch presunov a prepustení z práce. V takom prípade mu špecialista musí okamžite poskytnúť všetky potrebné dokumenty do troch dní. Pre každú skutočnosť je vypracovaný samostatný výpis z objednávky. Niekedy sú výpisy potrebné pre inú organizáciu: organizáciu na vyššej alebo kontrolnej úrovni alebo pre orgány sociálneho zabezpečenia, aby požiadali o dôchodok zamestnanca. Takéto dokumenty sú často pripravené na predloženie súdu alebo polícii v prípade straty dokumentov. Výpis z objednávky umožňuje získať potrebné informácie o príslušnej vzorke. Možností je veľa.

Ako by mal dokument vyzerať

Po prijatí žiadosti o informácie,mladí pracovníci sa začínajú pýtať, ako vydať výpis z objednávky. Ukazuje sa, že to nie je vôbec ťažké. Výňatok je v podstate jednoduchou kópiou časti hlavného dokumentu. Na jeho zostavenie neexistujú žiadne prísne pravidlá a nariadenia. Interpret by však mal dodržiavať určitú formu. Výpis je spísaný na prázdny papier formátu A4 v uhlovej verzii metódou „vlajky“. Mal by dôsledne odrážať 4 body:

1. Náležitosti. Úvodná časť dokumentu úplne kopíruje originál, iba namiesto slova „objednať“ je potrebné napísať „výpis z objednávky“.

2. Obsah.Vynechá sa preambula hlavného dokumentu a skopíruje sa iba úplne uvádzaná časť a potrebný fragment z administratívnej časti. Číslovanie odstavcov použité v dokumente zostane zachované.

3. Podpis. Musí byť uvedený úplný názov pozície a tiež iniciály osoby, ktorá objednávku podpísala. Samotný podpis nie je vložený.

4. Certifikácia.Pretože výpis sa rovná kópii dokumentu, musí byť určite osvedčený. V spodnej časti listu napíšte „Pravda“ a hneď nižšie uveďte pozíciu, priezvisko s iniciálami a podpis zamestnanca, ktorý ho vypracoval. Tiež tu musí byť uvedený dátum certifikácie dokumentu. Ak je výpis poskytnutý na žiadosť inej organizácie, podpis dodávateľa musí byť potvrdený pečaťou.

Všeobecne uznávaný postup pri zostavovaní výpisu z dokumentu

Výpis je možné vyhotoviť z akéhokoľvek dokumentu(objednávka, protokol, objednávka). Vykonáva sa na žiadosť zainteresovanej osoby (organizácie) a obsahuje tú časť informácií obsiahnutých v hlavnom dokumente, ktorú potrebuje pre ďalšiu prácu. Akékoľvek oddelenie alebo odvetvie hospodárstva môže vytvoriť svoj vlastný vzor vyhlásenia, schváliť ho príslušným normatívnym aktom a použiť ho v budúcnosti pri dodržaní všetkých stanovených pravidiel. Príspevky je možné zostaviť na interné použitie aj na predloženie iným organizáciám na základe oficiálnych požiadaviek.