To, čo sa pred 10 rokmi zdalo ako výnimka z pravidla, sa dnes stáva normou. Týka sa to mnohých oblastí ľudského života, najmä podnikateľskej sféry.
Koniec koncov, bez ohľadu na to, aký rýchly pokrok sa dosiahne,dokumenty boli a zostávajú veľmi dôležitou, možno dokonca najdôležitejšou súčasťou ekonomických a obchodných aktivít veľkého podniku aj súkromného podnikateľa, ktorý ani nemá zamestnancov. - pojem, ktorý sa čoraz častejšie používa vo všetkých oblastiach činnosti a už nikoho neprekvapuje.
prečo? Pretože dokumenty doslova krok za krokom zaznamenávajú celý proces činnosti, celé množstvo informácií potrebných pre efektívnu prácu.
Práca s dokumentmi, najmä pri ich veľkých objemoch, bola oddávna akýmsi kameňom úrazu a príležitosťou na vtipné aj nie veľmi vtipné vtipy.
Strata dokumentov, zádrhely a chyby v nichdizajn sa stali akousi smutnou tradíciou. V snahe čo najviac predísť vyššie uvedeným problémom a urýchliť proces tvorby dokumentov väčšina veľkých a stredných podnikov v poslednom čase aktívne prechádza na elektronickú správu dokumentov a elektronickú kancelársku prácu vôbec.
Tieto dva pojmy, hoci na seba nadväzujú,nie sú však rovnaké. Papierovanie je proces priameho vytvárania dokumentu a organizácie práce s ním: ďalšie vyhľadávanie, ukladanie a kontrola pohybu.
Proces pohybu je to, čo sa bežne nazýva pracovný tok: od okamihu vytvorenia alebo prijatia dokumentu až po koniec práce s ním.
Práve táto práca je akoby riadená procesom nazývaným kancelárska práca.
Oficiálne táto terminológia znie trochuje desivé, ale vo veľkých podnikoch množstvo papierovej dokumentácie vyzerá presne takto a spôsobuje veľa problémov, veľkých aj malých. A to je to, čo núti aj tých najkonzervatívnejšie zmýšľajúcich manažérov preniesť svoje papiere na elektronické koľajnice, ktoré pokrývajú celý proces „od a do“.
Ale ukázalo sa, že to robí v krajináchpostsovietsky priestor nie je taký jednoduchý! Elektronická kancelárska práca bola dlho na jednej strane vítaná, na druhej strane nemala dostatočnú právnu silu. Situáciu výrazne uľahčilo zavedenie elektronického podpisu, ktorý sa stal akoby garantom pravosti a správnosti dokumentu.
Stále existuje veľa technických problémov.Počnúc softvérovými chybami a končiac internou politikou rôznych (najmä súkromných) podnikov. Pre správnu výmenu dokumentov v elektronickej forme totiž musia takto fungovať obe protistrany, čo sa v praxi nie vždy stáva.
Kvôli tomu a tiež kvôli konzervatívnej túžbe„Poistenie“ sa často elektronické dokumenty usadzujú v regáloch vo forme ich papierových kópií. Stále sa však výrazne zmenšujú. A to spolu s automatizáciou tvorby dokumentu a uľahčením kontroly jeho pohybu výrazne zrýchľuje, a teda zefektívňuje celý proces papierovania. Okrem toho výrazne šetrí miesto v miestnosti.
