Ak chcete správne vykonávať kancelársku prácu,potrebujete vedieť, čo je to nomenklatúra. Podľa definície je nomenklatúra zoznam zostavený podľa určitého systému so zoznamom tých častí, materiálov, štruktúr, ktoré boli použité pri výrobe. Pri zostavovaní takéhoto zoznamu je každému spomenutému materiálu podmienečne pridelený číselný kód, písmeno alebo alfanumerická kombinácia - číslo nomenklatúry.
V kancelárskej práci je názvoslovie prípadovzoznam obchodných dokumentov (alebo prípadov) systematizovaných podľa obsahu, ktoré sú vypracované v priebehu práce akejkoľvek organizácie. Nomenklatúra určuje, ako dlho sa majú papiere uchovávať a v akom poradí majú byť vypracované. Napríklad na stredných vzdelávacích inštitúciách (gymnáziá) vedie školské časopisy riaditeľ ešte ďalších 5 rokov po ukončení štúdia.
Hlavné funkcie
Hlavnou úlohou pri zostavovaní nomenklatúry prípadov jeurobiť prácu administratívneho aparátu dokonalejšou, produktívnejšou, zbaviť sa byrokratických ťažkostí. Pohotové a kvalitné riešenie mnohých problémov, činnosti celej organizácie často závisia od poradia, v akom sú dokumenty obsiahnuté, od toho, ako ľahko sa dajú na požiadanie nájsť, ako dobre sa klasifikujú a systematizujú. Správna klasifikácia umožňuje nielen rýchlu prácu s dokumentmi, ale uľahčuje aj prácu s archívmi a archívmi.
Uvažujme na príkladoch, aká je nomenklatúra prípadov a v akom smere je najefektívnejšia.
- Organizácia dokumentov - kedy boli dokumentypoužité v každom prípade (vypracovanie zmlúv, uzatváranie obchodov, dokončenie trestnej veci, plánované správy oddelení atď.), a potom boli mimo aktívneho použitia, podľa nomenklatúry sú v organizáciách uložené v určitom poradí. To platí pre papierové aj elektronické dokumenty uložené v počítačovej databáze.
- Obsah informácií o tom, ako dlhodokument sa uchováva po dobu jeho platnosti. Každý prípad zahrnutý v nomenklatúre má svoje vlastné určené podmienky na uchovanie dokumentov v ňom uvedených. Čím cennejší a dôležitejší je dokument, tým dlhšie vydrží. To znamená, že pri práci s dokumentmi v prípade sú okamžite vyhodnotené - akési preskúmanie hodnoty. Pomáha tiež pracovať so samotným prípadom.
- Zabezpečenie indexácie prípadov.V procese registrácie dokumentov sa často používa nomenklatúra prípadov a index nomenklatúry prípadov sa stáva neoddeliteľnou súčasťou registračného čísla dokumentu. Toto je možné pozorovať pri zostavovaní inventára, keď sa inventarizuje vo výrobe alebo v inštitúcii.
- Slúži ako referencia pri štúdiu organizačnej štruktúry inštitúcie atď.
- V kancelárskej práci sa považuje za podklad pre inventarizáciu prípadov s trvalou alebo dočasnou dobou uloženia a evidenciu dokladov.
- Používa sa ako vzorka, schéma na vytvorenie registratúry a odkaz na použité dokumenty.
Teda dobrá znalosť toho, čo jenomenklatúra a zručnosti pri práci s ňou sú potrebné v každej organizácii alebo inštitúcii v podniku. Nomenklatúra by sa mala vzťahovať na všetky dokumentárne činnosti inštitúcie.
Klasifikácia nomenklatúry
Nomenklatúra má svoje vlastné normy a požiadavky na dizajn, nemožno ich porušovať. Sú uvedené v osobitných výcvikových príručkách a pokynoch pre prácu v kancelárii.
Je zvykom rozlišovať tri typy obchodnej nomenklatúry:
- typické;
- približný;
- individuálne, určené pre konkrétnu organizáciu.
Aká je typická nomenklatúra, je zrejmé z názvu - ide o regulačné dokumenty, ktoré určujú zloženie prípadov používaných v organizáciách rovnakého typu.
Približná nomenklatúra je určená prektorým sa ustanovuje približné zloženie prípadov, ktoré sa začínajú pri kancelárskej práci organizácie, v ktorej sa distribuuje táto nomenklatúra. Takéto vzorky kancelárskych prác nie sú normatívne, ale odporúčajú. Rozlišovacím znakom je, že indexy sú uvedené v dokumentoch tohto typu.
Typické a príkladné administratívne názvoslovia vyvíjajú materské organizácie pre svoje podriadené organizácie.
Individuálna nomenklatúra - vyvinutákonkrétne pre konkrétnu organizáciu a s prihliadnutím na špecifiká jej činnosti. Typická alebo približná vzorka sa zvyčajne berie ako vzorka a sú v nich urobené potrebné zmeny.
