Odteraz je tajné papierovanie výsadounielen vládne agentúry. Dnes má takmer každá väčšia komerčná organizácia utajované dokumenty. Tento článok vám povie všetko o správnom spravovaní tajnej dokumentácie.
Pojem tajomstvo v kancelárskej práci
Akákoľvek pracovná činnosť, tak či onakspojená s tajnou alebo tajnou dokumentáciou vždy obsahuje veľa ťažkostí, problémov a rizík. S čím to súvisí? Existuje mnoho dôvodov, z ktorých hlavným je banálna neschopnosť kompetentne pracovať s dokumentmi klasifikovanými ako klasifikované.
Na začiatok by stálo za to rozhodnúť, čoje všeobecne záhadou. Tajomstvo má niekoľko významov. Berúc do úvahy najbežnejšiu definíciu, tento pojem by sa mal interpretovať ako niektoré informácie dostupné len obmedzenému okruhu ľudí. Tajomstvo nemožno prezradiť, treba ho udržať v tajnosti. Spravidla sa tajomstvo čoskoro stratí a informácie sa sprístupnia veľkému počtu ľudí. V dôsledku toho sa organizácia práce tajnej kancelárie stáva zbytočnou.
Bezpečnostné klasifikácie
V súčasnosti existuje niekoľko tajomstievhlavné typy. Ak hovoríme o tajných papieroch, tak či onak spojených s vládnymi záležitosťami, potom sú všetky dokumenty rozdelené do troch hlavných typov:
- osobitný význam;
- Prísne tajné;
- oficiálne použitie.
Táto klasifikácia je konsolidovaná osobitným federálnym zákonom z 21. júla 1993 „o štátnych tajomstvách“. Čo predstavuje každý z vyššie uvedených supov?
Označenie „mimoriadna dôležitosť“ predstavuje najviacvysoký stupeň utajenia. Prirodzene, nie každý dokument môže získať takýto status. V prípade prezradenia podpisu mimoriadnej dôležitosti tak môže štátu alebo niektorej skupine ľudí vzniknúť značná škoda. Preto majú takéto dokumenty primeranú ochranu.
Pridelená je aj pečiatka „prísne tajné“.dokumenty obsahujúce nejaký druh štátneho tajomstva. Výraznou črtou je v tomto prípade prísna regulácia pri práci s týmto druhom papiera.
Pečiatka "úradné použitie" neposkytujedokumenty sú obzvlášť dôverné, ale výrazne obmedzujú ich použitie. Tento druh tajného papierovania je spravidla zavedený v obchodných štruktúrach.
Postup klasifikácie
Postup klasifikácie je stanovený aj federálnym zákonom o štáte. tajomstvo uvedené vyššie. Podľa tohto dokumentu môžu tajomstvá podliehajúce štátu zahŕňať:
- informácie o vojenskej oblasti;
- informácie o ekonomike, technológii alebo vede;
- informácie o zahraničnej politike alebo hospodárskej sfére;
- informácie o kontrarozviedke, operačnej alebo vyšetrovacej činnosti, protiteroristickej politike a pod.
Ako sú dokumenty klasifikované?Hlavná vec, ktorá stojí za zmienku, je prítomnosť špeciálne autorizovaných odborníkov. Osoby s určitou kvalifikáciou sa zaoberajú vývojom bezpečného skladovania určitých papierov. Vyberie sa najvhodnejšia klasifikácia utajenia, v súlade s ktorou prebieha ďalšia práca. V skutočnosti je práca tajnej kancelárie obrovská sféra s vlastnými zamestnancami a manažérmi.
Systémový princíp určovania mlčanlivosti
Pre čo najkompetentnejšie určenie stupňautajenia, musia sa pravidelne uplatňovať osobitné zásady. Ďalej si povieme o samotnom type definície tajomstva v kancelárskej práci – princípe dôslednosti. Čo je on?
Hlavnou črtou systémového prístupu je osobitosťvenovať pozornosť problému utajenia vo všeobecnosti. Jeho hlavnou funkciou je zachovať dva vzájomne sa ovplyvňujúce trendy: na jednej strane zabrániť šíreniu dôležitých informácií; na druhej strane, aby sa predišlo hromadnému utajeniu a z toho vyplývajúcim problémom.
Ako funguje dôvernosť?kancelárska práca? Sú tu dva hlavné mechanizmy: preceňovanie a podceňovanie utajenia. Preceňovanie výrazne znižuje možnosť výmeny potrebných informácií, podceňovanie tento proces trochu oslabuje.
Iné zásady
Aké ďalšie zásady a pravidlá tajomstvakancelárska práca sa dá rozlíšiť? Okrem dôslednosti stojí za povšimnutie aj objektivita. Aký to má zmysel? Ak uvedieme stručný popis, znie to takto: pri práci s tajnou dokumentáciou sa nemôžete riadiť rôznymi druhmi subjektívnych názorov a domnienok. Musí existovať určitý zoznam pravidiel, v súlade s ktorými sa vypracujú všetky potrebné opatrenia.
Ďalším integrálom je princíp optimalizácieprvok tajného papierovania. Jeho hlavnou myšlienkou je, že čo najmenšie množstvo údajov v utajovaných dokumentoch je najlepším a optimálnym riešením. Nadbytočné informácie porušia iba požadovanú úroveň zabezpečenia.
Princípom periodickej kontroly je neustále sledovanie tajnej dokumentácie.
O zmenách v tajných dokumentoch
Ako už bolo spomenuté, stupeň utajenia tohoalebo iného dokumentu sa určí podľa osobitného zoznamu informácií. Po klasifikácii sa dokumenty roztriedia a odošlú na uloženie. Je možné vykonať zmeny v týchto dokumentoch?
Pokyny pre prácu tajnej kancelárie,ktorý obsahuje federálny zákon o štáte tajné, stanovuje množstvo objektívnych situácií a okolností, podľa ktorých môžu byť dokumenty v rôznej miere predmetom revízie. Za zmienku však stojí, že lehota na odtajnenie alebo zmenu dokumentácie by nemala presiahnuť 30 rokov. Výnimkou je rozhodnutie osobitnej medzirezortnej komisie. Rovnako ako v prípade utajenia, práce na odstránení alebo znížení utajenia vykonáva osobitná, poverená skupina osôb.
Zničenie tajných dokumentov
Rozhodnutie zničiť to či ono tajomstvodokument závisí od stupňa utajenia, ktorý je mu uložený. Ak je známka označená osobitným významom alebo najvyšším utajením, o všetkých otázkach opäť rozhoduje medzirezortná komisia. Ak hovoríme o obchodnom tajomstve, tajnej dokumentácii podniku, potom je potrebné zvolať špeciálnu odbornú komisiu a manažérov. Ona bude rozhodovať o organizačných záležitostiach a vedenie musí dať súhlas.
Proces deštrukcie zvyčajne prebieha vpozostávajúce z troch alebo viacerých osôb. Papiere sa ničia pomocou špeciálnych strojov – strojov na spracovanie papiera. Na registračné formuláre musia byť umiestnené značky, aby sa určilo zaznamenávanie dokumentácie. Za zmienku tiež stojí, že k zničeniu tajnej dokumentácie by malo dôjsť súbežne so zničením vnútorného inventára.
Pravidlá vykonávania práce tajnej kancelárie
Ďalej si povieme niečo o tajnej dokumentácii spoločnostíalebo iné komerčné subjekty. Pri práci s tajnými dokumentmi treba brať do úvahy niekoľko základných pravidiel a požiadaviek. Stojí za to zdôrazniť najdôležitejšie body:
- je potrebné prísne kontrolovať prístup neoprávnených osôb k dokumentom. Ide aj o personál. Bezpečnosť by teda mala byť zriadená prostredníctvom bezpečnostnej alebo bezpečnostnej služby.
- Je potrebné presne určiť osoby, ktoré majú právo pracovať s utajovanou dokumentáciou. Preto by im mali byť udelené osobitné právomoci.
- Musia sa vypracovať jasné pokyny (memo) pre prácu s tajnou dokumentáciou. Všetky ďalšie práce musia byť organizované v prísnom súlade s ním.
- Od zamestnancov sa musí vyžadovať, aby uzavreli dohodu o mlčanlivosti týkajúcu sa obchodných a výrobných tajomstiev.
- Musí existovať stály materiálstimuly pre osoby, ktoré majú právo na prístup k utajovaným dokumentom. Najmä každý špecialista na prácu tajnej kancelárie musí byť pod osobnou kontrolou vedenia.
To všetko sú základné pravidlá, ktoré treba dodržiavať pri práci s utajovanými alebo tajnými dokumentmi.
Zodpovednosti špecialistov na tajné dokumenty
Povinnosti zamestnancov oprávnených pracovať stajné papierovanie, iné v každom podniku. V každom prípade neexistuje jednotný návod na prácu s utajovanou dokumentáciou. Stále je však možné zdôrazniť najvšeobecnejšie a najbežnejšie body, ktoré by si mal pamätať každý zamestnanec, ktorý sa zaoberá tajnými dokumentmi. Hovoríme najmä o nasledujúcich veciach:
- Za uloženie, bezpečnosť alebo úpravu dokumentov je osobne zodpovedný zamestnanec.
- Zamestnanec musí byť ostražitý, zodpovedný a pozorný. Akékoľvek pokusy neoprávnených osôb získať prístup k dokumentácii musia byť okamžite zastavené.
- Zamestnanec musí poznať a dodržiavať ustanovenia pokynov na prácu s utajovanými písomnosťami.
Okrem toho je potrebné zdôrazniť, čo je špecialistovi zakázané robiť. Tie obsahujú:
- oznamovanie tajných informácií akýmkoľvek neoprávneným osobám;
- odstránenie, preprava alebo úprava dokumentácie bez vedomia vedenia;
- oboznámenie sa s dokumentáciou o problémoch, ktoré nie sú v zodpovednosti zamestnanca;
- zničenie dokumentov bez vedomia vedenia.
Vzhľad tajnej dokumentácie
Stojí za to uviesť najvšeobecnejšie informácie o tom, ako by mala vyzerať obálka tajných dokumentov. Takmer každé oddelenie práce tajných úradov stanovuje tieto normy:
- pravý horný roh - pečiatka tajomstva;
- pod pečiatkou - inventárne číslo;
- dokumenty klasifikované ako prísne tajné musia mať v pravom hornom rohu červenú čiaru;
- listy musia byť očíslované a prešité niťou.
Prirodzene, existuje mnoho ďalších požiadaviek na tento druh papiera. Vyššie uvedené body sa však vzťahujú na takmer akúkoľvek formu utajovaných dokumentov.
