Čo je papierovanie a pracovný tok?

Obchodný úspech do značnej miery závisí od tohosprávna organizácia. Manažéri aj bežní pracovníci by mali vedieť, čo je kancelárska práca. Aké sú jeho vlastnosti, aké typy existujú a aké regulačné dokumenty by sa mali brať do úvahy pri organizácii toku dokumentov?

Čo je to kancelárska práca

Akákoľvek organizácia bez ohľadu na formuvlastnosti a vlastnosti, vytvára pri svojej činnosti rôzne príspevky. Môžu to byť objednávky, listy a protokoly. Všetky sa týkajú organizačnej a administratívnej dokumentácie.

Kancelárska práca je činnosť tvoreniadokumenty organizácie, vykonávané podľa určitých pravidiel a požiadaviek. Podniky najčastejšie prideľujú osobitných zamestnancov, ktorí sú zamestnaní iba v tejto oblasti. V malých firmách možno funkciu sekretárky prideliť takmer každému zamestnancovi.

Ak chápete podstatu terminológie (čo jekancelárska práca), potom bude zrejmý pôvod slova. Toto je v prvom rade záznam na oficiálnom nosiči informácií. Počas tohto procesu sa vytvorí organizačný a administratívny dokument, ktorý neskôr iniciuje určité akcie.

Samotný pojem „kancelárska práca“ sa objavil už pomerne dávno, ale až v polovici minulého storočia bol formalizovaný a zakotvený v regulačných dokumentoch na štátnej úrovni.

Kancelárska práca a pracovný tok - čo to je?

Organizácia nemôže existovať bez ohľadu naprávnych predpisov. Vždy to má kancelársku prácu a pracovný tok. Čo to je, aké sú vlastnosti prevodu papierov, ako ich správne vypracovať? Tieto otázky riešia odborníci: sekretárky, archivári, pracovníci personálneho oddelenia.

Kancelárska práca zahŕňa opravu informáciína hmotnom nosiči vyhotovenie listinného alebo elektronického aktu. Na jeho základe je vybudovaný tok dokumentov organizácie - pohyb objednávky alebo listu, počnúc od jeho vytvorenia a končiaci vykonaním a odoslaním do archívu alebo zničením.

Podľa miesta vytvorenia obchodných dokladovpokiaľ ide o zamestnancov a riadenie organizácie, je pracovný tok rozdelený na externý a interný. Ďalšia cesta príkazu, pokynu, písmena bude závisieť od zdroja.

Tok interných dokumentov organizácie zahŕňa nasledujúce etapy:

• vytvorenie návrhu dokumentu;
• koordinácia;
• podpísanie návrhu dokumentu s uvedením dátumu a registračného čísla; od okamihu registrácie sa považuje za úradne zverejnenú a prijatú na vykonanie;
• prinášanie obsahu účinkujúcim a kontrolu;
• vykonávanie receptov;
• vykonanie vykonaného dokumentu pre následné uloženie v závislosti od načasovania a potreby;
• zničenie expirovaných obchodných dokladov alebo ich registrácia na archiváciu.

Fázy externého pracovného toku sú vo všeobecnosti podobné, existujú však určité rozdiely:

• Dokumenty prichádzajú do podniku zvonka.Môžu to byť dokumenty vyšších a nižších organizácií, pobočiek, nariadenia úradných orgánov, súdne príkazy, listy občanov.
• Všetky obchodné dokumenty prijaté organizáciou prechádzajú procesom registrácie bez problémov. Potvrdzuje, že sú pod kontrolou.
• Ďalšou etapou je práca s dokumentom, oboznámenie sa alebo vykonanie pokynov.
• V prípade potreby je vydaná oficiálna odpoveď.
• Poslednou fázou je registrácia na dlhodobé alebo archívne uloženie a možné zničenie.

Okrem toho sa v súvislosti s riadením organizácie rozlišujú tieto typy pracovných postupov:

• vzostupne - od podriadených k šéfom (vysvetlivky);
• zostupne - od riadenia k zamestnancom (objednávky);
• horizontálne - medzi rovnými (akty, protokoly).

Všetky stupne pohybu dokladu musia byť zaznamenané v osobitných vestníkoch. Môžu sa vykonávať niekoľkými spôsobmi:

• protokoly o pohybe dokumentov;
• kartičky na dokumenty;
• elektronická správa dokumentov je najbežnejšia vo veľkej väčšine organizácií.

Vlastnosti súdneho konania

Mnoho ľudí sa pýta, čo je to súdnekancelárska práca a v čom sa líši od všeobecnej. Súdny prípad je trochu odlišný súbor dokumentov a materiálnych dôkazov. Správne uloženie a pohyb zaisťuje transparentnosť v práci systému presadzovania práva. Súdna administratívna práca na rozdiel od organizačnej nemôže byť dobrovoľná. Vykonávajú ho oprávnené osoby a je prísne kontrolovaný. Pre neho sú všetky stupne normatívne a prísne definované, až po zničenie.

Sekretárske funkcie

Väčšina zamestnancov spoločnosti má veľmi hmlistú predstavu o tom, čo sú papierovanie a pracovný tok. Pre sekretárku je to profesionálna činnosť.

Sekretariát podniku vykonáva hlavnú funkciu riadiacej dokumentácie. Podľa formy a charakteristík práce sa organizácia služieb správy kancelárie podniku delí na tieto typy:

• Centralizované - všetci tajomníci sú na jednom oddelení a zodpovedajú sa vedúcemu referentovi alebo vyššiemu tajomníkovi.
• Decentralizované - sekretárky a zamestnanci, ktorí vykonávajú svoje povinnosti, sú rozptýlení po divíziách organizácie a zodpovedajú sa rôznym šéfom.
• Zmiešané - najčastejšie sa vyskytujú vo veľkých organizáciách.

Vlastnosti toku dokumentov v podniku budú priamo závisieť od toho, aká forma sekretariátu sa prijme.

Pokyny pre kancelárske práce

Bez ohľadu na veľkosť a formu vlastníctva, vkaždá organizácia by mala mať normatívny akt upravujúci pohyb dokumentov. Čo je to inštrukcia k papierovaniu a ako ju vypracovať? Táto otázka znepokojuje nielen tajomníkov, ale aj manažérov.

Pokyny na správu záznamov sú internénormatívny akt organizácie, schválený nariadením alebo smernicou manažmentu, s neobmedzenou platnosťou. Vysvetlil všetky fázy odovzdávania dokumentu, zoznamy pozícií, ktorých podpisy môžu potvrdzovať pravosť úradných listín, poskytuje príklady registrácie, formuláre a formuláre.

Evidencia

V malých organizáciách s nízkou úrovňou pracovného toku (menej ako 200 ročne) nevzniká otázka, čo je evidencia. O všetkom rozhoduje úsilie samotných zamestnancov alebo dokonca vedúceho.

Ak nie sú povinnosti vedenia záznamovsú priame pre zamestnanca a nie sú uvedené v jeho pracovnej zmluve, potom by sa mal vydať dekrét o pridelení týchto funkcií. Tento dokument by mal podrobne uvádzať ďalšie zodpovednosti, zodpovednosti a kompenzácie.

Vlastnosti správy ľudských zdrojov

Ak v organizácii pracuje aspoň jeden zamestnanec,potom sa určite vytvoria pracovné dokumenty. Otázka, čo je správa ľudských zdrojov, je obzvlášť dôležitá pre podniky s malým počtom zamestnancov.

Správa ľudských zdrojov poskytujepohyb konkrétnych dokumentov týkajúcich sa pracovnej činnosti zamestnancov podniku. Zvyčajne tieto povinnosti vykonávajú zamestnanci špeciálnej jednotky - personálneho oddelenia. Medzi ich funkcie patrí príjem, spracovanie a ukladanie personálnej dokumentácie. Vrátane spracovania osobných údajov, ktoré sú utajované.

Pracovný tok personálu sa zvyčajne vedie oddelene od všeobecného, ​​v súlade s pravidlami utajenia a úložnými funkciami.

Optimalizácia kancelárskej práce

Napriek rýchlemu rozvoju digitálutechnológie, pre mnoho organizácií je ťažké optimalizovať pracovný tok. Pokračujú v papierovej korešpondencii staromódnym spôsobom a vedú obvyklé registračné knihy.

Je to spôsobené dvoma faktormi:

• odpor voči inováciám zamestnancov podniku;
• nedostatok financií.

Manažéri by si mali pamätať, že optimalizácia toku dokumentov so značnými investíciami prináša znateľný ekonomický efekt.