Arşiv KayıtlarıŞirketin şu anki faaliyetlerinde yer almayan menkul kıymetler ve malzemelerle çalışmak için temel gereksinimler. Bilgilerin işlenmesi, sentezi ve saklanması kapsamını düzenleyen mevcut düzenleyici çerçeveye uygun olarak formüle edilmiştir. Etkinlik çerçevesinde kullanılan temel kavramlar arşiv büro çalışmaları için GOST tarafından belirlenmiştir. Bunları derlerken, teknik araçların kullanımındaki modern ilerlemeler ve ileri bilgi teknolojileri dikkate alınmıştır. Arşiv kayıt yönetiminin temellerini daha ayrıntılı olarak ele alalım.
Dağıtım alanı
Arşiv yönergeleribüro işleri devlet kurumları için geçerlidir. Ayrıca belirli iş türlerinde faaliyet gösteren ticari işletmeler için de gereklidirler. Özellikle, şartlar devlet mülkiyeti olarak sınıflandırılan Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'ndan belgelerin tanımlanması, kaydedilmesi, korunması ve kullanılmasının sağlanması açısından geçerlidir.
Подразделения предприятий, работающие с кино-, fono-, video-, fotoğraf malzemeleri, kartografik, bilimsel-teknik, telemetrik bilgi, planlama ve raporlama açısından belirlenmiş hükümler tarafından yönlendirilir.
Arşiv oluşturma yükümlülüğü ve hakkıAF RF belgelerinin geçici olarak saklanması için kuruluşlar, Endüstri Mevzuatının Temelleri (1993'ten itibaren), Yönetmelikler (1994 ve 1998'den itibaren) tarafından sağlanmaktadır. Düzenleyici çerçeve aynı zamanda bölgesel öneme sahip yasal düzenlemelerle de oluşturulur. Söz konusu kurallar, 5485-1 sayılı Federal Kanun ve 30 Kasım 1995 tarih ve 1203 sayılı Başkanlık Kararnamesi ile düzenlenen belgeler için geçerli değildir.
Toplama
Şirketin bölümlerinin belgesel tabanının sistematik bir şekilde yenilenmesidir. Toplama şunları belirlemeyi içerir:
- Kaynaklar.
- Alınacak malzemelerin bileşimi.
Bu faaliyet çerçevesinde belgelerin doğrudan arşive aktarılması da gerçekleştirilmektedir. Kaynaklar:
- İşletmenin alt bölümleri.
- Fiziksel kişi.
- Alt yapılar.
Malzeme bileşimi
Arşiv kayıtları yönetimi talimatısatın almanın geçici (10 yıldan fazla) ve kalıcı depolama durumlarında gerçekleştirildiğini tespit eder. Personele ilişkin bilgiler de özetlenmiştir. Saklama süresi 10 yıldan az olan davalar, kural olarak arşive aktarılmaz. İşletmenin ilgili bölümlerinde bulunurlar. Saklama süresinin sonunda, bu tür dosyalar imha edilebilir. Bireysel bilgiler, sahibinin talebi üzerine iletilir. Ardından kalıcı bakım için devlet arşivine gönderilirler. Önceki işletmelerin ve tasfiye edilen alt yapıların malzemeleri de devredilebilir.
Arşiv kayıtları yönetimi ve isimlendirme
İle çalışan yetkili çalışanlarişletmenin bilgi materyalleri, sistematik bir vaka listesi oluşturur. Adlandırma denir. Oluşturulduğu zaman malzemelerin saklama süreleri belirtilir. Arşiv kayıt tutma talimatı, yetkili bölüme isimlendirme düzenini oluştururken destek hizmetine kontrol ve yardım uygulama talimatı verir. Sistematik liste, kalıcı ve geçici (10 yıla kadar) depolama bilgi materyallerinin envanterlerinin oluşturulması için temel teşkil eder. İsimlendirme aynı zamanda ana muhasebe belgesidir. 10 yıldan az süreli olanlar dahil, geçici saklama durumlarını kaydetmek için kullanılır. Terminoloji tarafından oluşturulan sistemleştirme şeması, yürütülen eylemler için bir kart endeksinin geliştirilmesinde kullanılabilir.
sınıflandırma
Arşiv kayıtları yönetimi, üç tip isimlendirmeye göre gerçekleştirilir:
- Tipik.
- Yakla
- Bireysel (belirli bir işletme için).
İlki, oluşan malzemelerin bileşimini belirleraynı türden kurumlarda. Genel isimlendirme, normatif bir belge olarak kabul edilir. Yaklaşık sistemleştirme, endeksleri belirterek, uygulandığı işletmeler için bilgi materyallerinin yaklaşık bileşimini belirler. Tavsiye niteliğinde bir karaktere sahiptir. Belirtilen sistemleştirme türleri, bireysel bir isimlendirme oluşturulmasında kullanılır ve değişiklik yapılmadan ona aktarılır.
Hazırlığın özellikleri
Arşiv kayıtlarıişletmeler, yapısal bölümlerin isimlendirmelerine uygun olarak kurulu forma göre sistematikleştirilir. İkincisi, liderler tarafından kabul edilmeli ve imzalanmalıdır.
İşletmenin isimlendirmesi genel olarak belirlenirantetli kağıt. Destek servis başkanı veya yetkilendirdiği bir çalışan tarafından imzalanmış arşiv başkanı veya sorumlu kişi tarafından onaylanır. İsimlendirme, uzman komitesi tarafından onaylanmalı, ardından şirket müdürü tarafından onaylanmalıdır. Bu işlemler yapıldıktan sonra işletmenin yapısal bölüm başkanlarına ilgili bölümlerin alıntıları verilir.
Önümüzdeki yıl için isimlendirme,cari dönemin son çeyreğinde. Onay en az 5 yılda bir yapılır. İşletmenin yapısı ve işlevleri değiştiğinde, yeni bir isimlendirme oluşur.
Vakaların hazırlanması sırası
Oluşum, tamamlanmış bir gruplandırmayı ifade ederisimlendirmeye uygun hareket eder. Kuruluşun arşiv büro çalışması, bilgi materyallerinin klasörlerin adına göre sistematik hale getirilmesini içerir. İkili ve taslak kopyaların gruplanmasına izin verilmez. İstisna, özellikle değerli medyadır. İade edilecek bildirilerin klasörlere konulması yasaktır.
Arşiv yönetimi yapılırhem yapısal bölümler hem de yukarıdaki departman tarafından bilgi destek servisi tarafından ve merkezi olmayan malzemelerle merkezi çalışma. Gruplama, veri taşıyıcılarının güvenliğinden sorumlu kişilerin doğrudan gözetimi altında gerçekleştirilir. Gerekirse, devlet arşivi çalışanları dahil olabilir.
Anahtar gereksinimleri
Arşiv büro işleri, yasal düzenlemelerin gerekliliklerine uygun olarak yürütülür. Bilgi taşıyıcıları olan klasörler oluştururken, aşağıdaki gereksinimlere uyulmalıdır:
- Geçici ve kalıcı depolama malzemeleri ayrı ayrı gruplandırılır.
- Klasör, her kağıdın bir kopyasını içerir.
- Klasör, bir takvim yılı için materyal içermelidir. Bununla birlikte, bu reçetenin istisnaları vardır. Bunlar şunları içerir:
- ilgili çalışanın tüm çalışma süresi boyunca oluşturulan kişisel dosyalar;
- seçmeli yapıların materyalleri ve onlarla birlikte kalıcı komisyonlar, toplantıları sırasında sistematik hale getirilmiş yardımcı gruplar;
- akademik yıl boyunca hazırlanan ve gruplandırılan eğitim kurumlarının belgeleri;
- sezon boyunca etkinliği anlatan tiyatro malzemeleri;
- tıbbi geçmiş vb.
Klasör, kalınlığı 4 cm'den fazla olmayan 250 sayfadan fazla olmamalıdır.
İdari işlemlerin gruplanması
Arşiv ofis işleri şunları içerir:farklı bilgi taşıyıcı türlerinin sistemleştirilmesi. Bunlar, diğer şeylerin yanı sıra idari işlemleri içerir. Eklerle birlikte tür ve kronolojiye göre gruplandırılırlar:
- İdari tarafından onaylanan hükümler, tüzüklereylemler, onlara ek olarak hareket eder. Birlikte gruplanmışlardır. Hükümler, talimatlar, tüzükler bağımsız eylemler olarak onaylandıysa, ayrı durumlarda sistematik hale getirilir.
- Daha yüksek yapıların siparişleri ve bunların uygulanmasına ilişkin kararlar, işletmenin çalışma alanlarına göre gruplandırılır.
- Personel ile ilgili siparişlerdepolama sürelerine göre sistematize edilir Büyük miktarda bilgi materyali ile, şirketin çalışmasının farklı yönleriyle ilgili eylemleri ayrı ayrı gruplandırmanız tavsiye edilir.
- Anahtar Yön Emirlerifaaliyetler personel eylemlerinden ayrı olarak sistematik hale getirilir. Örneğin, bir arşiv ofisi çalışması emri bir dosyaya ve sorumlu birimin başkanının atamasına göre bir başkasına dahil edilir.
- Onaylanmış limitler, raporlar, tahminler, başlık listeleri, planlar vb. kendilerine göre projelerden ayrı gruplandırılmıştır.
- Kişisel dosyalarda belgelerin düzenlenmesi, alınma sırasına göre gerçekleştirilir.
- Çalışanların kişisel maaş hesapları ayrı klasörler halinde düzenlenir. Alfabetik sıraya göre düzenlenmiştir.
- Vatandaşların işletmenin faaliyetlerine ilişkin şikayetleri, önerileri, beyanları, değerlendirilmesi ve uygulanmasına yönelik belgeler, bireylerin kişisel konulardaki uygulamalarından ayrı olarak gruplandırılmıştır.
- Yazışmaların sistematikleştirilmesi genellikle aşağıdakiler için yapılır:kronolojik sırayla takvim dönemi. Bu durumda cevaplar soruların arkasına yerleştirilir. Bir önceki yıl ayrı bir konu ile ilgili yazışmaların yenilenmesi halinde evraklar cari dönem klasörüne alınır. Aynı zamanda geçen yılki davanın endeksi de belirtildi.
Depolama için kabul edilen bilgi taşıyıcılarının kaydı
Arşiv kayıtları yönetimi, bir dizikağıt eylemlerle çalışan yapısal birimler için talimatlar. Medya tasarımı kısmi veya eksiksiz olabilir. Saklama süresine bağlıdır. Tam kayıt, geçici (10 yıldan fazla), kalıcı içerik ve personel ile ilgili eylemlerle ilgili olarak yapılır. Şu anlama gelir:
- Klasör ciltleme / dosyalama.
- Yaprakların numaralandırılması.
- Bir tanık sayfası hazırlamak.
- Gerekirse bir dahili envanterin oluşturulması.
- Başlık sayfasının detaylarına açıklama getirmek. Şirketin adı, klasörün kayıt numarası, bitiş tarihleri vb. İle ilgili olabilirler.
Dahil olmak üzere geçici depolama malzemeleri10 yıldan az bir süre için kısmen çıkarıldı. Bu nedenle, kağıtların bir klasörde düzenlenmesine, numaralandırılmamasına, sertifika yazıları düzenlenmemesine izin verilir.
nüansları
Arşiv ofis çalışması,hangi uzmanların yalnızca bilgi taşıyıcılarının güvenliğini sağlamakla kalmayıp, aynı zamanda böyle bir ihtiyaç ortaya çıktığında onlarla çalışma yeteneğini de sağladığı çerçevede. Bunun için klasörleri oluşturan eylemler bir karton kapak içinde dört deliğe dikilir. Ayrıca, tüm gazetelerde metinleri, kararları, tarihleri, vizeleri okuyabilme kabiliyetini dikkate alarak onları bağlamasına izin verilir.
Gruplama hazırlığında, tamamı metalsabitleme elemanları çıkarılır. Kalıcı depolamaya yönelik ve özellikle değerli veya biçimlendirilmemiş belgelerden oluşan malzemeler, bağlı üç valfli kapalı tip klasörlerde veya özel kutularda bulunur.
Talep edilmemiş durumda bulunması durumundakişisel belgeler (çalışma kitapları, sertifikalar, askeri kartlar vb.) ayrı bir zarfa konur ve içindeki diğer malzemelere iliştirilir. Klasörlerin sonunda boş bir sertifika sayfası bulunmalıdır. Klasörün başında, dahili envanter için bir form sarılır. Kağıtların düzeninin güvenliğini ve sırasını sağlamak için her bir sayfa Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır. Bu kural, sertifikasyon sayfası ve envanter formu için geçerli değildir. Numara, sağ üst köşede basit bir kalemin içine yazılır.
Tanık sayfası
Oluşturulan prosedüre göre hazırlanır. Kelime ve rakamlarla belirtilmiştir:
- Numaralandırılmış yaprak sayısı.
- Dahili envanterin sayfa sayısı.
Sertifikasyon sayfası ayrıca özellikleri şart koşarnumaralama. Özellikle harf indekslerinin, eksik kodların, yapıştırılmış fotoğraflı sayfa numaralarının, geniş formatlı sayfaların vb. Varlığı belirlenir. Ek olarak, sayfa, ana numaralandırmada işaretlenmemişlerse, klasörde basılı broşürlerin varlığını gösterir. Sertifikasyon sayfası, yaratan tarafından onaylanmıştır. Dosyanın durumunda ve yapısında sonradan meydana gelen değişiklikler, ilgili yasalara bir bağlantıyla birlikte not edilmelidir. Onay belgesinin bir klasörün başlık sayfasına veya içindeki son belgenin arkasına boş bir sayfa konulamaz.
Dahili envanter
Depolama ve muhasebe için oluşturulmuşturgeçici (10 yıldan fazla) bilgi materyalleri ve kalıcı içerik. İçeriklerinin açıklanmadığı başlıklarda belge türleri tarafından oluşturulan vakalar için bir dahili envanter de derlenir. Form, klasördeki eylemlerin seri numaraları, dizinler, başlıklar, tarihler ve sayfa numaraları ile ilgili verileri içermelidir.
Dahili envantere bir özet kayıt eklenir. Rakamlarla ve kelimelerle, içerdiği belgelerin sayısını ve onu oluşturan yaprak sayısını gösterir. Dahili envanter, derleyici tarafından onaylanır. Klasör antetli kağıt olmadan ciltlenmiş veya kıvrılmışsa, derlenen sayfa ön kapağın içine yapıştırılır.
Klasördeki malzemelerin bileşimindeki değişiklikler,"Notlar" alanına yansıtılır. Özellikle, bu, el koyma, kağıtların kopyalarla değiştirilmesi, klasöre ek belgelerin dahil edilmesi anlamına gelir. Aynı zamanda ilgili kanunlara da atıfta bulunulur. Gerekirse, dahili envanterin sayfasına ve klasörün sertifika yazısına yeni bir genelleme kaydı oluşturulabilir.
