İcra edildikten sonra tüm belgelervakalar halinde gruplandırılmıştır. GOST 51141-98'e göre "dava" terimi, kuruluşun faaliyetlerinin belirli bir yönüyle ilgili olan ve ayrı bir kapak altındaki bir klasöre yerleştirilen bir belge veya bir dizi belge olarak anlaşılmalıdır. Vakaların doğru şekilde oluşturulması, depolanması ve muhasebeleştirilmesi için, her kuruluş yıllık olarak (dış ve iç ortamdaki değişiklikleri dikkate alarak), belgelerin hızlı bir şekilde aranmasının sağlandığı bir vaka Adlandırması hazırlamalıdır.
Herhangi bir birimin işlerini oluştururken, kişibirleşik devlet ofis çalışma sisteminin gereksinimleri tarafından yönlendirilmelidir. Ana hükümler GOST 51141-98, Rusya Federasyonu hükümeti altındaki ana arşiv departmanının belgeleri, arşiv organlarının metodolojik talimatları, belgesel materyallerin listelerinde belirtilmiştir. Belgelerin ve dosyaların saklama koşullarına uyulması zorunludur. Karmaşık bir yapıya ve birçok işleve sahip bir organizasyon ise, o zaman her bölümde ve organizasyon genelinde, belgelerin sistematize edilmesi, vakaların oluşturulması ve endekslenmesi için tek tip ilkeler uygulanır. Bu nedenle, personel departmanının, kaliteli hizmetin, diğer herhangi bir yapısal birimin veya kuruluşun işlerinin isimlendirilmesi, düzenleyici belgelerin gereklilikleri dikkate alınarak oluşturulmalıdır.
İlk aşamada, konu yelpazesini belirlemeniz veBir departman veya kuruluşun işlerinin isimlendirmesini içermesi gereken belge kategorileri. Burada, hem üretilen hem de alınan tüm belge hacminin kapsanması ihtiyacından yola çıkılmalıdır. Çalışmada Nomenklatür tarafından sağlanmayan yeni konular ortaya çıktığında, ona eklemeler yapmak gerekir. Davaların isimlendirme şekli, zamanında güncellenmesine izin vermelidir. Bu nedenle, vakaları indekslerken, yeni indekslerin ortaya çıkma olasılığını sağlamak ve önceden oluşturulmuş vakaların önceden atanmış indekslerinin değişikliğini dışlamak gerekir. Devir tamamlanmamış vakalar, orijinal numara korunarak bir sonraki yılın kalem listesine aktarılır.
Her vakanın başlığı net olmalı vedavanın yapısını ve bu klasörde yer alan belgelerin içeriğini tam olarak açıklamak. Klasör, vakanın indeksini ve saklama süresini göstermelidir. Vakaların birleştirilmesi, örneğin Siparişler, Protokoller, Siparişler, vb. Gibi nominal olarak gerçekleştirilir. Vakalar, örneğin belirli bir muhabirle yazışmalar, hammaddelerin tedarikine ilişkin yazışmalar, muhabirlerle yazışmalar, bölgesel bazda birleşik vb.
Belgeleri gruplandırırken ödeme yapmalısınızraf ömürlerine dikkat. Geçici ve kalıcı depolama veya farklı saklama sürelerine sahip belgeleri tek bir işte birleştirmek imkansızdır. Dava taslaklarının, ilgisiz belgelerin veya çoğaltılmış nüshaların versiyonlarının eklenmesine izin verilmez. Davaları oluştururken, belgedeki tüm imzaların varlığının yanı sıra yürütmenin doğruluğunu kontrol etmek gerekir.
Vakaların indekslenmesi ve öncelik sırasıönem sırasına göre yapılmalıdır. En önemli belgeler (siparişler, siparişler veya diğer idari belgeler) önce belirtilir. Vakaların isimlendirilmesi, vakaların dizinlerini ve başlıklarını, bunların saklanmasına ilişkin hüküm ve koşulları, tahliye sırasını içermelidir. Vakaların isimlendirilmesi, kuruluş tarafından belirlenen sıraya göre onaylanır ve bölgenin Devlet Arşivleri yetkilisi ile kararlaştırılır. Yıl sonunda, her bir kategori için raporlama yılında açılan davaların sayısını gösteren İsimlendirme sisteminde nihai bir kayıt düzenlenir. Kalıcı depolama dosyalarının arşive sunulması veya geçici depolama dosyalarının elden çıkarılması (sürenin sona ermesi üzerine), bu kuruluşun ofis işleri için Talimat ile belirlenen prosedüre uygun olarak gerçekleştirilir.
