Dokument sa považuje za zdokumentovanýinformácie zaznamenané na hmotnom médiu a majúce podrobnosti, vďaka ktorým sa vykonáva ich identifikácia. Na zabezpečenie rýchleho vyhľadávania a správneho uloženia dokumentov týkajúcich sa personálu musí služba personálneho riadenia vypracovať a schváliť svoju nomenklatúru prípadov podľa jedného jednotného systému fungujúceho v organizácii. Doby uchovávania personálnej dokumentácie, ako sú predpísané v odseku 75 GOST R 51141-98, sú ustanovené v Nomenklatúre záležitostí organizácie, ktorá sa zostavuje s prihliadnutím na doby uchovávania uvedené v zozname typických archívnych dokumentov manažérskeho charakteru. vyplývajúce z činnosti rôznych orgánov a organizácií (schválené 25. 8. 2010 vyhláškou Ministerstva kultúry Ruskej federácie č. 558).
Služba personálneho riadenia je osobnázáležitosti všetkých zamestnancov organizácie. Podľa Zoznamu sú podmienky uchovávania objednávok pre zamestnancov 75 rokov, po uplynutí ktorých sa podľa rozhodnutia EIC (špeciálna odborná revízna komisia) zlikvidujú. Toto sa týka objednávok, objednávok a ďalších súvisiacich dokumentov (informácie vo forme certifikátov, súhrnov, správ):
- o prijatí, kombinácii, preložení, premiestnení, prepustení;
- o ďalšom vzdelávaní, o certifikácii, o prideľovaní titulov (hodností);
- o oceneniach a stimuloch;
- mzdy, rôzne platby a bonusy;
- na dovolenke, ktorá sa poskytuje na starostlivosť o dieťa;
- na dovolenke bez výplaty;
- o zmene priezviska;
- o rôznych druhoch dovolenky pre tých, ktorí pracujú v zložitých, nebezpečných a škodlivých pracovných podmienkach;
- o zmenách týkajúcich sa hlavnej činnosti;
- o dlhých pracovných cestách (v tuzemsku a zahraničí);
- o pracovných cestách pracovníkov pracujúcich v zložitých, nebezpečných a nebezpečných pracovných podmienkach.
Pre prípady, ktoré obsahujú inú kategóriu pokynov,objednávky a rôzne zdokumentované informácie (patria sem súhrny, osvedčenia, informácie alebo správy) a týkajúce sa ročných plánovaných a platených dovoleniek, disciplinárnych sankcií, študijných listov, časových rozvrhov, krátkodobých pracovných ciest (domácich alebo zahraničných). podmienky uchovávania osobných dokladov .
V priečinku (puzdre) pod jedným obalom môžeumiestňujú sa iba tie dokumenty, pre ktoré sú v nomenklatúre ustanovené rovnaké doby uchovávania osobných dokumentov. Všetky sú usporiadané v prísnom poradí. Prípad sa začína formovať žiadosťou o zamestnanie. Potom je doplnená o odporúčanie na rokovania alebo predloženie zamestnancovi, dotazník a záznamový list s dodatkami k listu s osobnými stimulmi a záznamom o osobe. Prípad obsahuje povinné dokumenty o vzdelaní, ako aj autobiografiu. Výňatky z príkazov na premiestnenie, nové vymenovanie alebo prepustenie zamestnanca, ako aj charakteristiky, objektívne osvedčenie a ďalšie dokumenty týkajúce sa konkrétneho zamestnanca, sú v prípade zahrnuté ako samostatná skupina. Všetky dokumenty v súbore sú usporiadané v chronologickom poradí.
Každé vyjadrenie (sťažnosť) a materiály oúvahy (ak sa netýkajú otázok zlepšenia výrobných činností) odkazujú na dokumenty personálnej služby a sú v prípade zahrnuté ako samostatná skupina oddelená separačným hárkom. Keď sa prihláška (sťažnosť) znovu prijme alebo sa vyskytnú ďalšie materiály, zaraďujú sa do tejto skupiny. Dokumenty sú usporiadané v abecednom alebo chronologickom poradí. Pre túto kategóriu prípadov lehoty uchovávania osobných dokumentov stanovuje aj nomenklatúra s prihliadnutím na zoznam schválený nariadením č. 558. Na obálke každého prípadu je digitálne indexovanie alebo indexovanie listov a samozrejme uchovávanie. musia byť uvedené lehoty pre personálne dokumenty.
