Činnosti každého podniku v prvom radespojené s tvorbou veľkého počtu dokumentov, ktoré sa líšia obsahom a typom. Ale nie celá dokumentácia má význam. Niektorí sa môžu stať zdrojom štúdia hospodárskeho, kultúrneho a politického života, pretože majú cenné informácie. Ostatné dokumenty majú malý praktický význam. Úlohu všetkých dokumentov preto nemožno považovať za rovnakú. Hlavnou úlohou skúšky je identifikovať záznamy historickej hodnoty a vybrať ich na uloženie. Hodnota je určená informačnými schopnosťami dokumentov z dôvodu vedeckého, historického, hospodárskeho, sociálneho, kultúrneho alebo politického významu.
Preskúmanie hodnoty dokladov - identifikáciasociálno-kultúrna, vedecká a historická hodnota dokumentu a jeho praktický význam založený na zásadách a kritériách hodnoty pre výber na uchovávanie a stanovenie období uchovávania.
Vykonáva sa preskúmanie dokumentov,spravidla osobitnou odbornou komisiou vytvorenou v podniku. Komisia je vytvorená z kvalifikovanejších zamestnancov na základe príkazu vedúceho organizácie, ktorý sa skladá zo štyroch až piatich ľudí. Povinnými členmi komisie sú hlavný účtovník, vedúci archívu a vedúci oddelenia podpory dokumentov.
Pri svojej práci je komisia založená na zásadách vypracovaných praxou a teóriou archivácie. Toto sú princípy komplexnosti, historizmu, sociálno-politickej neutrality a komplexnosti.
S ohľadom na tieto princípykritériá, podľa ktorých sa vykonáva preskúmanie dokumentu. Kritériá sú súbor charakteristík, ktoré musí dokumentácia spĺňať. V súčasnosti existujú 3 hlavné skupiny kritérií na určenie hodnoty údajov:
1. pôvod;
2. obsah;
3. vonkajšie funkcie.
Skupina kritérií pôvodu dokumentu obsahuje tieto parametre:
1.Význam osoby alebo inštitúcie, ktorá dokumentáciu predložila. Čím dôležitejšia bude jej úloha v národnom hospodárstve, systéme vlády, vedy, kultúry a ďalších sektoroch, tým budú údaje hodnotnejšie.
2. Miesto a čas vyhotovenia dokumentov.Informácie zaznamenané súčasne s opísanou udalosťou alebo krátko po nej sa považujú za dôležité. Informácie budú navyše dôležitejšie, ak sa zaznamenajú na rovnakom mieste, kde sa udalosť vyskytla.
3. Intenzita dokumentácie. Čím menej publikácií existuje, tým sú informácie hodnotnejšie.
Účelom preskúmania hodnoty dokumentov je zdôrazniť tie dokumenty, ktoré odrážajú históriu verejného života alebo konkrétnej organizácie v rozhodujúcich okamihoch.
Kritériá obsahu zahŕňajú nasledujúce základné parametre:
1. Hodnota informácií. Počas kontroly budú dokumenty, ktoré obsahujú jedinečné informácie, veľmi cenené.
2. Druhy dokumentov. V procese práce sa musia uprednostniť dokumenty, ktoré majú zaznamenávať najdôležitejšie aspekty činnosti organizácie a života spoločnosti.
3. Opakujte informácie. Informácie budú cennejšie, tým menej sa budú často nachádzať.
Vonkajšie kritériá zahŕňajú:
1. Pravosť dokumentov. Na posúdenie autenticity informácií je tiež potrebné preskúmať hodnotu dokumentov. V prípade, že je kópia posúdená, musí byť správne zarámovaná a overená.
2. Právna sila dokumentácie. Ako už bolo uvedené, v procese kancelárskej práce má veľký význam správne vykonávanie dokumentácie.
3. Stupeň zachovania dokumentácie.
4. Umelecké znaky.
Tieto kritériá sa považujú za podmienené. Preskúmanie hodnoty dokumentov môže zahŕňať ďalšie kritériá, ktoré závisia od cieľov a charakteristík podniku.
