Všetky dokumenty po ich vyhotovení musia byťzoskupené do záležitostí. Pojem „prípad“ v súlade s GOST 51141-98 by sa mal chápať ako jeden dokument alebo súbor dokumentov, ktoré sa týkajú konkrétneho smerovania organizácie a sú umiestnené v priečinku pod samostatným obalom. Na správne vytváranie, uchovávanie a účtovanie prípadov v každej organizácii by sa mala zostavovať ročná nomenklatúra prípadov (berúc do úvahy zmeny vo vonkajšom a vnútornom prostredí), ktorá zabezpečuje rýchle vyhľadávanie dokumentov.
Pri formovaní záležitostí akejkoľvek jednotky by maloriadiť sa požiadavkami jednotného štátneho systému administratívy. Hlavné ustanovenia sú uvedené v GOST 51141-98, dokumenty hlavnej archívnej správy pod vládou Ruskej federácie, usmernenia pre archívne úrady, zoznamy dokumentárnych materiálov. Je nevyhnutné dodržať lehoty uchovávania dokumentov a spisov. Ak organizácia s komplexnou štruktúrou a mnohými funkciami, potom v každej jednotke a v celej organizácii uplatňuje rovnaké princípy pre systematizáciu dokumentov, tvorbu a indexáciu prípadov. Nomenklatúra záležitostí personálneho oddelenia, služby kvality, akejkoľvek inej štrukturálnej jednotky alebo samotnej organizácie by sa preto mala zostaviť s prihliadnutím na požiadavky regulačných dokumentov.
V prvej fáze musíte určiť rozsah problémov akategórie dokumentov, ktoré by mali obsahovať nomenklatúru záležitostí jednotky alebo organizácie. Mali by sme vychádzať z potreby pokryť celý objem vytvorenej aj prijatej dokumentácie. Ak sa v práci objavia nové problémy, ktoré nie sú uvedené v nomenklatúre, mali by sa doplniť. Forma nomenklatúry záležitostí by mala umožniť jej včasnú aktualizáciu. Preto by pri indexovaní prípadov malo byť možné zaviesť nové ukazovatele a vylúčiť zmenu predtým priradených indexov už vytvorených prípadov. Prevod nedokončených podnikov sa prevádza do nomenklatúry budúceho roka s pôvodným číslom.
Názov každého prípadu by mal byť jasný a jasnýúplné zverejnenie zloženia veci a obsahu dokumentov, ktoré sú umiestnené v tejto zložke. V priečinku musíte určiť index a trvanlivosť puzdra. Spájanie vecí sa uskutočňuje na nominálnom základe, napríklad objednávky, protokoly, objednávky atď. Prípady môžu byť tvorené subjektívne, napríklad korešpondencia so špecifickým korešpondentom, korešpondencia o dodávke surovín, korešpondencia s korešpondentmi zjednotenými na územnom základe atď.
Pri zoskupovaní dokumentov je potrebné sa zaoberaťpozor na obdobia ich skladovania. Doklady o dočasnom a trvalom uskladnení alebo s rôznymi dobami uchovávania nie je možné zlúčiť do jednej veci. V prípade nie je dovolené zahrnúť koncepty, irelevantné dokumenty alebo duplikáty. Pri formovaní prípadov je potrebné skontrolovať dostupnosť všetkých podpisov v dokumente, ako aj správnosť jeho vykonania.
Indexovanie prípadov a poradie ich priorít by sa malovykonávať podľa dôležitosti. Najdôležitejšie dokumenty (objednávky, objednávky alebo iné administratívne dokumenty) sú uvedené ako prvé. Nomenklatúra prípadov by mala obsahovať indexy a názvy prípadov, podmienky ich uchovávania, poradie evakuácie. Nomenklatúra prípadov sa schvaľuje v súlade s postupom stanoveným organizáciou a dohodnutým s úradníkom štátneho archívu regiónu. Na konci roka zostaví nomenklatúra konečný záznam, v ktorom sa uvedie počet prípadov, ktoré boli otvorené vo vykazovanom roku pre každú kategóriu. Prenos trvalého úložiska do archívu alebo uloženie dočasného úložiska (po uplynutí termínu) sa vykonáva spôsobom stanoveným v Pokynoch pre správu tejto organizácie.
