Činnosť podnikov a organizácií podliehapodlieha určitým zákonom. Ich porušovanie je neprijateľné. To prináša určité problémy, ktorým sa dá predísť špeciálnym postupom – schvaľovaním dokumentov. Ide o proces zameraný na identifikáciu nedostatkov v projekte a ich odstránenie. Jeho poradie je zvyčajne určené samostatným pravidlom. Poďme na to všetko.
Čo je schválenie dokumentu?
Len doma sa dajú všetky problémy vyriešiť rozhovoroms blízkymi v podniku vedie tento postup k priestupkom, ktoré sa trestajú pokutami a niekedy aj závažnejšími opatreniami. Ide o to, že teraz je akceptovaná úzka špecializácia. Účtovník napríklad veľmi dobre pozná svoju časť zákona, no v personálnych dokumentoch sa mýli. Práca akejkoľvek organizácie je však pomerne zložitý proces, ktorý je regulovaný množstvom nariadení, príkazov a iných dokumentov. Žiadny zo špecialistov nepozná všetky ich nuansy a ani by to nemali vedieť. Každý si predsa plní svoje povinnosti tak, ako sú predpísané v popise práce. A veľa objednávok či príkazov od nadriadených súvisí s viacerými odvetviami činnosti naraz. Preto potrebujeme proces „spájania vedomostí“ úzkych špecialistov. Bol vynájdený a nazývaný potvrdenie dokumentu. Ide o postup odborného posúdenia projektu odborníkmi vrátane pripomienok a návrhov.
Organizácia práce
Akákoľvek činnosť štruktúrnych jednotiekpodniky sa riadia dokumentmi. V našom prípade je vydaný príkaz na potvrdenie dokumentov. Postup sa vykonáva na základe textu tohto článku. Objednávka musí obsahovať postup schvaľovania a zoznam pozícií, na ktoré sa projekt predkladá na preskúšanie alebo oboznámenie. Bez vykonania postupu uvedeného v objednávke nie je dokument podpísaný šéfom, pretože môže obsahovať chyby. Na príprave návrhu tohto dokumentu sa spravidla podieľa právny odbor spolu s náčelníkom štábu. Je potrebné vziať do úvahy všetky nuansy činností organizácie a nič nevynechať. Logika príkazu je nasledovná: manažment vydáva príkazy na personálne a kľúčové činnosti. Mali by ste si prezrieť vzorky každého z týchto typov a určiť, na ktoré pozície sa vzťahujú. To posledné vyplýva z popisov práce. Pozrime sa na príklad.
Schvaľovanie personálnych rozkazov
Pozrieme sa z toho najfilistickejšieho hľadiska.Pri prijímaní človeka sa určuje rozsah práce, platby, poradie výučby, podriadenosť a iné. Za každú z uvedených etáp je zodpovedný samostatný špecialista. Personalista sa musí pozrieť na kvalifikáciu, účtovník musí skontrolovať platový a tarifný rozvrh, ďalší špecialista musí poskytnúť pokyny, šéf určí zodpovednosti. Príklad je zjednodušený, ale už teraz je jasné, že jeden zamestnanec by nemal byť zodpovedný za všetky uvedené údaje obsiahnuté v projekte. Ukazuje sa, že každú časť musí skontrolovať príslušný špecialista. Okrem toho je zodpovedný za uvedenie správnych údajov do projektu. Na tento účel sú dokumenty schválené v organizácii. Treba poznamenať, že zákazky na kľúčové činnosti sú ešte zložitejšie. Ale podstata zostáva rovnaká. Validácia dokumentov je postup na preštudovanie a potvrdenie ich správnosti úradníkmi.
Poradie správania
Tí, ktorí sa s prácou nikdy nestretlisotva si predstavia, aký je proces tvorby nejakého dôležitého papiera. Projekt pripravuje jedna jednotka alebo špecialista v mene nadriadených. Táto práca spravidla pripadá na plecia toho, kto ju podľa popisu práce zahŕňa. Ďalej ho musíte preniesť na iných špecialistov. Vo vyššie uvedenom príklade sú to: účtovník, právnik, priamy nadriadený a ten, kto je zodpovedný za bezpečnostné opatrenia. Každý si dôkladne preštuduje projekt a urobí si vlastný záver. Súhlas s textom je potvrdený podpisom s uvedením dátumu. Ak existujú nejaké pripomienky, mali by byť uvedené písomne s uvedením právnych a regulačných aktív, ktoré boli porušené textom návrhu. Keď špecialista zhromaždí všetky podpisy, papier sa predloží šéfovmu súdu. Rozhodne sa, čo ďalej. Na základe toho môžeme povedať, že schvaľovanie dokumentov je proces rozdelenia zodpovedností medzi špecialistov v rôznych odvetviach.
Kedy sa vykonáva schválenie?
Ako sme už zistili, s dokumentom pracujúodborníkov, ktorých sa to týka. Toto sa robí pred podpisom. To znamená, že odborníci kontrolujú, či je projekt v súlade s legislatívou a miestnymi predpismi. Tento proces sa nazýva zmierenie. Špecialisti spravidla podpisujú prvú kópiu objednávky na zadnej strane, pokiaľ objednávka neustanovuje inak. Tento dokument zostáva v podniku a následne je archivovaný. Doba jeho uchovávania je určená nomenklatúrou prípadov. Napríklad personálne zákazky sa nedajú ničiť sedemdesiatpäť rokov. Počas celého tohto obdobia môžu byť žiadané a kontrolované z hľadiska zákonnosti. Vidíte, aká vysoká je zodpovednosť tých, ktorí súhlasia s textom!
Potvrdenie dokumentov: vzor
Na zadnej strane návrhu dokumentu je potrebné prideliť priestor, aby odborníci mohli nechať svoje údaje. Tie obsahujú:
- názov práce;
- podpis;
- dešifrovanie celého mena;
- dátum.
Ak sú komentáre objemné, mali by ste ich urobiťpoznámku o tom, že ich text je pripojený v osobitnom dokumente. Pomerne často sa všetky kontroverzné otázky riešia až pri spracovaní projektu. Stáva sa však, že musíte „zodpovedať“. Potom má vedenie právo urobiť konečné rozhodnutie, ktoré si musí preštudovať pripomienky a v prípade potreby vypočuť vysvetlenia odborníkov. Potvrdenie dokumentu vyzerá takto:
Vedúci právneho oddelenia _________________ (Sergeev M.M.)
Dátum, podpis
Úvodné vízum
Existuje ďalší typ práce s dokumentmivýroby. Volá sa to zoznamovanie. Ide o proces, ktorý zahŕňa získanie písomného potvrdenia, že zamestnanci pochopili význam objednávky alebo iného dokumentu. Postup pri schvaľovaní dokumentov je v tomto prípade odlišný. Najprv ho podpíše manažér, až potom sa s ním zoznámia príslušní špecialisti. Okrem už uvedených údajov musí tento typ potvrdenia obsahovať špeciálnu frázu, ktorá potvrdzuje, že osoba rozumie významu dokumentu. Napríklad musíte napísať „Prečítal som si zákon“. Ďalej uvádzajú funkciu, podpis, celé meno. a dátum. Špecialista teda potvrdzuje, že si dokument prečítal a súhlasí s ním.
Komplexné objednávky
Vládne inštitúcie sa pripravujúregulačné právne akty, vykonávať aj schvaľovanie dokumentov v organizácii. Len často to vyžaduje oveľa viac času a úsilia. Faktom je, že administratívne dokumenty musia dostať odborné posúdenie z mnohých oddelení, niekedy aj od tretích inštitúcií. Projekt sa posiela v poradí každému. Po čakaní na vyjadrenie exekútor oba dokumenty posiela ďalšiemu znalcovi. A takto to pokračuje, kým každý nevyjadrí svoj názor. Ich poznámky je potrebné spracovať, text opraviť a všetko urobiť znova od začiatku. Prijímanie dokumentov trvá dlho. Musí sa to však urobiť, pretože vládne orgány vydávajú povinné akty. A to sa týka životov mnohých ľudí. Ľahkomyseľnosť a unáhlenosť v takej dôležitej veci sú neprijateľné.
