Novináři si velmi cení účasti natiskové konference, protože poskytují příležitost získat ty nejdůležitější informace z první ruky. Navštěvují je zástupci velkých společností, populární lidé. Je tu příležitost upozornit na jakýkoli problém, představit nový typ služby, říct o úspěších, kterých společnost dosáhla. Tisková konference je koneckonců ústřední událostí, na které se řeší mnoho důležitých problémů a úkolů. Proto je důležité vědět, jak správně uspořádat akci.
Velké organizace se zájmem oobjektivní pokrytí jejich aktivit v médiích, předem naplánujte frekvenci tiskových konferencí. Četnost těchto událostí navíc hovoří o důvěře v tisk a může vytvořit pocit stability. Středně velké organizace musí samy určit, co pro ně bude nejlépe fungovat. Novináři jsou nejčastěji pozváni každý měsíc nebo čtvrtletně.
Po zvážení hlavního tématu akce (příběh osituace na trhu, prezentace nových služeb společnosti, analýza aktivit za čtvrtletí), je nutné ji stručně formulovat. Měl by znít způsobem, který upozorňuje na nadcházející tiskovou konferenci.
Je vhodné, aby tisková konference nebylase shodovalo s okresem, městem nebo významnými událostmi, které by mohly odvrátit významnou část novinářů. Nejlepší čas pro tiskovou konferenci bude uprostřed týdne, nejpozději do čtvrté odpoledne. Je také nežádoucí, aby se vaše událost shodovala s podobnou událostí, kterou uspořádají úřady.
Výběr místa, kde se chystáte držettiskové konference by měly být založeny na schopnostech organizace. Místnost musí být nutně dostatečně prostorná, aby pojala nejméně dvacet lidí, ale na druhé straně by zde nemělo být mnoho volného prostoru, aby nevznikl pocit bezvýznamnosti události. Měli byste věnovat pozornost tomu, zda jsou v hale mikrofony, v případě potřeby se postarat o přítomnost promítacích ploch. Pokud jsou novináři z televize pozváni, musí poskytnout volný prostor pro umístění televizních kamer.
Připravit a vést tiskovou konferenciproběhly na vysoké úrovni, je nutné sestavit seznam médií, jejichž zástupci se akce zúčastní. Dva týdny před plánovanou konferencí jsou novinářům zasílány tiskové zprávy a pozvánky, které obsahují téma akce, jméno novináře, datum a místo. Pokud je adresa na málo známé ulici, je lepší poskytnout pozvánku dopravní diagram. V předvečer akce je třeba zavolat novinářům, aby se objasnil počet hostů. Koneckonců, na pozvání mohou zapomenout nebo nedostanou tiskovou zprávu.
Registrace účastníků probíhá před zahájením konference. Později hostitel akce obdrží kompletní seznam pozvaných novinářů. Konání tiskové konference vytvořili atmosféru pohostinnosti, musíte se postarat o stoly pro novináře, na kterých by měla být umístěna jména médií.
Pro novináře speciálníprezentační balíčky obsahující „podklady“, které zahrnují tiskovou zprávu, seznam řečníků na tiskové konferenci, propagační a reklamní materiály.
Tiskový tajemník odpovědný zatiskové konference, otevře akci, oznámí její téma a poté představí lidi, kteří se této tiskové konference zúčastní. Mezi jeho povinnosti patří také sledování předpisů. Mluvčí musí být schopen vést dialog. Měl by, když v konverzaci dojde k problémům, vyplnit vyplněnou pauzu, která se objeví.
Na stole, u kterého osoby sedí,na tiskové konferenci je nutné umístit cedule s jejich jmény a pozicemi. U akcí určených pro dlouhou dobu byste měli poskytnout přestávku na přestávku na kávu, návštěvu toalety a kuřácké místnosti.
