Независимо от вида дейност, всякаорганизацията работи с хора. Правната регистрация на служителите е необходима на всички етапи от трудовите отношения. Създадените в тези случаи документи за персонала включват много различни видове документи, разпоредби и лични данни.
Работодателят е длъжен не само да действа правилнодокументи за регистрация на персонал, но също така организира тяхното съхранение, прехвърляне в архива и, ако е необходимо, унищожаване. Всички тези действия трябва да са в съответствие с действащото законодателство.
Какво е включено в документите за персонала
Всички етапи от движението на служителите трябва да бъдат отразени в съответните документи. Документите за персонала, отразяващи движението на персонал, включват следното:
- документи, свързани с издирването и набирането на персонал;
- документи, отразяващи текущата дейност на служителите;
- регламенти, уреждащи трудовия процес и отношенията с персонала;
- различни заповеди за персонал, издадени в обща форма и унифицирани;
- документи, съдържащи лична информация за служителите;
- архивни документи за персонала;
- лични документи за регистрация и въпросници;
- други видове документи за персонала.
Правила за регистрация на документи за персонал
HR и секретарски персоналпредприятията трябва да помнят необходимостта от изготвяне на лични документи в съответствие с изискванията на закона. Правилата, предписани в разпоредбите на предприятието, не трябва да противоречат на по -високите инструкции.
Правилни документи за личнисъставът на предприятието е посочен в съответните инструкции. Той с примери и връзки трябва да посочва всички нюанси на фиксирането на работа с персонал на хартия. Този нормативен акт се издава и одобрява от ръководството на организацията и е с неограничен характер.
Личните документи могат да бъдат съставени както велектронни и хартиени. Ако текстът е написан на ръка, тогава е необходимо да се следи точността на почерка и да се опитате да не правите петна. Всяка поправена грешка трябва да бъде потвърдена с печата на организацията и заверена с подписа на ръководителя.
Често се водят лични записитайна, тъй като съдържат лична информация, защитена от закона. Само строго определен кръг от специалисти може да работи с тях.
Поръчки за персонал
В документите на службата за персонал се разграничават два вида заповеди:
- поръчки на предприятието за основната дейност, но касаещи работата на служителите;
- поръчки за персонала на компанията.
Те се различават по начина на декориране, по редаодобрение, подписване и публикуване. Освен това служителите на отдела по човешки ресурси най -често работят с лични поръчки. Те също се съхраняват там, отделно от други документи. Такива заповеди са включени в документите за персонала на организацията.
Повечето лични поръчки иматунифицирани форми. Удобството при работа с такива форми предполага тяхното единство за компанията. Задължителното използване на стандартизирани формуляри обаче е предписано само на държавни агенции и бюджетни организации. Предприятията с различна форма на собственост може да не се придържат към тези правила.
Сред личните поръчки най -често се срещат следните:
- заповеди за наемане и уволнение:
- нареждания за преместване и прехвърляне;
- пътни нареждания;
- поръчки за всички видове отпуски;
- наредби за сертифициране, обучение и повишаване на квалификацията и др.
Всяка заповед за персонал се предоставя на вниманието на служителя, когото касае. Ако служителят по някаква причина не подпише документа, тогава се съставя акт за това.
Всички лични поръчки трябва да преминатзадължителна регистрация в специално списание. В същото време им се присвоява номер, който показва, че са регистрирани и че тяхното изпълнение се следи. Копие от заповедта трябва да бъде депозирано в лично досие, оригиналният документ се съхранява отделно в продължение на една година, след което или се изпраща в архива, или се унищожава.
Документи за персонала на компанията
Във всяка организация, в зависимост от форматасобственост и други характеристики, ще бъдат създадени различни документи за персонала на предприятието. Техният списък трябва да бъде даден в инструкциите за водене на управление на кадровите записи.
Най-често това са:
- маса за персонал;
- списък на длъжностите;
- работни книжки и чисти формуляри за работни книжки;
- копия от лични документи на служители;
- лични досиета и лични досиета;
- работни и други инструкции и трудови договори на служители;
- заповеди или инструкции относно служителите на предприятието за основната дейност;
- документи за работата на сертификационната комисия;
- указания и други документи за обучение и повишаване на квалификацията;
- документи за ваканции, трансфери и командировки;
- различни поръчки или заповеди за персонал;
- служебни бележки, изявления и бележки и др.
Всяка компания самостоятелно определя необходимите видове документи за персонал, както и начина на тяхното създаване и съхранение.
Регистрация на лично досие
Най -важната и пълна информация за служителитеса вписани в личното му досие. Съставът на документите и спецификата на тяхното придобиване се определят от всяка организация независимо и трябва да бъдат предписани в нормативен документ. Можете да подавате копия на документи както в пряк, така и в обратен ред, или да ги формирате в групи.
Личните дела могат да се решават като повечетослужители на организацията и изключително на мениджъри и водещи специалисти. На практика обаче повечето организации предпочитат да разполагат с набор от документи и друга информация за всеки служител, независимо от неговата длъжност и статус.
Категории документи и техните копия за съхранение в личното досие на служителя:
- въпросник или личен лист служи за комбиниране на основна биографична информация;
- копия от документи за самоличност и потвърждаващи образование и квалификация - паспорт, диплома, удостоверения и удостоверения;
- копие от работната книжка;
- заявление за прием, преместване и други;
- копия от всички поръчки за служителя;
- копие от трудовия договор;
- други лични документи.
За всеки служител се създава отделна папка,в който са вписани изброените документи и техните копия. Личните досиета се съхраняват отделно от другите документи за персонала. Те съдържат лични данни и следователно не трябва да бъдат достъпни за неоторизирани лица.
Лична карта: как да я направим правилно?
Единната лична карта на служителя е задължителна за всички компании, независимо от формата на собственост. Това е основен документ, предназначен да записва служителите на организацията.
Личната карта съдържа цялата основна информация заслужител. Обикновено се попълва на ръка, но е допустимо въвеждането на първичната информация с помощта на технология. Лична карта се съхранява през цялото време, когато служителят работи в организацията. При попълване на раздела е разрешено отпечатването и поставянето на вложката.
Моля, обърнете внимание, когато попълвате лична картаза кодиране на връзки. Те са посочени вдясно от тези таблици, информацията в които е унифицирана. Информацията в тези раздели трябва да съответства на класификаторите и други регулаторни документи.
Личните карти ще се съхраняват правилно отделноот други лични документи, в сейф или в метален шкаф с ключалка. Този документ съдържа лична информация и подлежи на строго счетоводство. При уволнение на служител се прави съответно вписване и личната карта се издава за архивно съхранение.
Трудова книжка: регистрация и съхранение
Трудовата книжка е документ, потвърждаващтрудов стаж, стаж и длъжност на служител. Поддръжката му е задължителна за всички. Тя започва в началото на трудовата дейност и допълнително придружава човек до пенсиониране.
Задължение за закупуване на празни формуляри и вложкитрудовите книжки са в счетоводния отдел на организацията. Неговите служители ги държат на сигурно място и ги раздават на отдела по персонала при поискване. Това се записва в съответната счетоводна книга. Не се препоръчва администрацията да приема от служителите празни и празни вложки на работни книжки с неизвестен произход.
Трудовата книжка винаги се съставя само на ръка.Бележките се правят с химикалка със синьо мастило. Ако е възникнала грешка, тя трябва да бъде коригирана и потвърдена с подписа на администрацията и печата на организацията. Цялата въведена информация трябва да отговаря на закона и наредбите.
Трудовите книжки се съхраняват отделно от другитедокументи в сейфа. Забранено е да се раздават на служители и още повече на трети страни. Ако служител на организацията трябва да получи информация за записите в този документ, тогава се прави копие на всички страници, след това те се зашиват и всяка страница се удостоверява с печат. При уволнение работната книжка се предава на служителя в същия ден.
Бързо съхранение на лични документи
Правилното съхранение на документите за персонала- едно от основните задължения на служителите на службите за персонал. Информацията, съдържаща се в тях, принадлежи към категорията лични и не подлежи на разкриване. Освен това такива документи трябва да се съхраняват и обработват в съответствие със специални условия.
Преди да подпише трудов договор от бъдещетослужителят е длъжен да получи писмено разрешение за обработка на лични данни. Копие от този документ се съхранява в лично досие или в отделна папка.
Всички документи, свързани с лични данни, трябвадържат изолирани от обикновените вестници. Достъпът до тях е разрешен само на специалисти от отдела за персонал и първия ръководител на организацията. Категорично е забранено разкриването на лични данни на служители на трети страни и организации. Изключение правят съдебните и прокурорските органи, които са отправили официално документирано искане.
За да съхранявате лични документи, гримирайте сеотделна номенклатура на делата. Папки и кутии с документи се поставят в шкафчета. Препоръчително е да ги изолирате от пряка слънчева светлина и високи температури. За голям брой документи е препоръчително да се разпредели специална стая.
Личните файлове, въпросниците и личните карти се съхраняват в оперативно съхранение, докато организацията си сътрудничи с конкретен служител. След уволнение те се изпращат в архивно хранилище.
Персоналните поръчки се съхраняват една годинаслед публикуването им. Описанията на длъжностите и други инструкции са неопределени, докато не бъдат отменени. Таблицата за персонала, както и графикът за ваканциите, се публикуват ежегодно и се съхраняват в отдела по персонала или в счетоводството още една година след приключване на действието.
Архивно съхранение на документи за персонала
След изтичане на експлоатационния период на съхранениеданните за персонала се изпращат в архива на документите за персонала. Това може да бъде подразделение на организация или организация на трета страна, най-често държавна собственост.
Списъкът на документите, подлежащи на дългосрочно архивно съхранение, е следният:
- лични досиета, въпросници и лични карти на пенсионирани служители;
- неизисквани работни книги и вложки;
- заповеди и инструкции за персонал с изтекъл срок на съхранение;
- дневници за записване на движението на документи за персонал;
- маса за персонал;
- ваканционни графици;
- други документи, чието съхранение е предвидено от законодателството или комисията.
Документите в архива се изготвят от служител на кадровия отдел или секретар. Възможно е да се съхраняват файлове и други документи дълго време както в самата организация, така и по споразумение в специализирана институция.
Документи в папка за дългосрочно съхранениесе формират по дата, започвайки от най -ранната. Физическата безопасност на хартията трябва да се следи внимателно и, ако е необходимо, да се направи и завери копие. Всички листове на калъфа са номерирани и зашити, след което се съставя опис.
Папките с документи трябва да бъдат поставени строгодобре. В самата стая е необходимо да се поддържа оптимална температура и ниска влажност, а също така да се избягва пряката слънчева светлина. Стелажите трябва редовно да се почистват от прах, а помещенията с документи да се третират от гризачи и други вредители.
Унищожаване на лични документи
Въпреки дългосрочното съхранение, документиперсоналът може да бъде унищожен. Преди тази процедура се провежда заседание на специална комисия, която колективно решава по -нататъшната съдба на личните документи.
Унищожаването винаги става строго по описа, в присъствието на всички членове на комисията. Това може да бъде изгаряне, унищожаване чрез смилане, пресоване и други методи.
Съставът на личните документи е многостранен и разнообразен. Служителите на службите за персонал и ръководството на предприятията трябва да знаят как правилно да ги съставят, съхраняват и унищожават.
