Всички документи след тяхното изпълнение трябва да бъдатса групирани в бизнеса. Терминът "бизнес" в съответствие с GOST 51141-98 трябва да се разбира като един документ или набор от документи, които се отнасят до конкретна област на дейност на организацията и се поставят в папка под отделно покритие. За правилното създаване, съхранение и отчитане на делата във всяка организация, номенклатурата на делата трябва да се съставя ежегодно (като се вземат предвид промените във външната и вътрешната среда), благодарение на което се осигурява бързо търсене на документи.
При формулирането на делата на всяка единица,ръководят от изискванията на единна държавна система за архивиране. Основните разпоредби са изложени в ГОСТ 51141-98, основните документи на Архивен отдел на руското правителство, насоки архив органи, списъци на документални материали. Винаги трябва да се придържа към условията на съхранение на документи и файлове. Ако една организация със сложна структура и много функции във всеки отдел и в цялата организация прилагане на единните принципи на организиране на документи, образуване и калъфи за индексиране. Затова персонал номенклатура отдел работи, качество на обслужване, трябва да се формира всяка друга структурна единица или организацията, като се вземат предвид изискванията на нормативните документи.
На първия етап е необходимо да се определи обхвата на проблемите икатегорията документи, която трябва да включва номенклатурата на делата на единицата или организацията. Тук трябва да продължим от необходимостта да покрием целия обем на документацията, създадена и получена. Когато има нови въпроси в работата, които не са дадени от Номенклатурата, трябва да бъдат направени допълнения към нея. Формата на номенклатурата на случаите трябва да позволява своевременното ѝ актуализиране. Поради това при индексиране на случаите трябва да е възможно да се създават нови индекси и да се изключи замяната на вече присвоени индекси на вече образувани случаи. Предстоящата незавършена дейност се прехвърля в номенклатурата на следващата година със запазване на първоначалното число.
Заглавието на всеки случай трябва да е ясно икато напълно разкрива състава на случая и съдържанието на документите, поставени в тази папка. В папката трябва да посочите индекса и периода на съхранение на случая. Консолидирането на случаите се извършва на номинална основа, например, нареждания, протоколи, заповеди и т.н. Случаите могат да се формират по същество, например, кореспонденция с определен кореспондент, кореспонденция за доставката на суровини, кореспонденция с кореспонденти, обединени на териториална основа и т.н.
Когато групирате документи, трябвавнимание към времето на тяхното съхранение. Документите за временно и постоянно съхранение или с различен срок на годност не могат да се комбинират в едно досие. В случая не е разрешено да се включват проекти, неподходящи документи или копия на копия. При формирането на случаи е необходимо да се провери наличието на всички подписи в документа, както и правилността на изпълнението му.
Индексирането на делата и реда на тяхната поръчка трябвапроизведени според степента на значимост. Най-важните документи са посочени първо (поръчки, поръчки или други административни документи). Номенклатурата на случаите трябва да съдържа индекси и заглавия на делата, условията за тяхното съхранение, редът за евакуация. Номенклатурата на случаите се одобрява по реда, установен в организацията и се съгласува с служителя на Държавния архив на региона. В края на годината окончателният протокол се издава в Номенклатурата, в която се посочва броят на случаите, които са били открити през отчетната година за всяка категория. Доставката на постоянно съхранение в архива или в депозирането на временни дела за съхранение (след изтичане на срока) се извършва в съответствие с процедурата, установена от Сметната палата на тази организация.
