За сключването на всяка сделка е необходим документален филмпотвърждение. В допълнение към съставянето на необходимите документи, често се изисква прехвърляне на официални документи от едно физическо или юридическо лице в друго. Такова прехвърляне е законова процедура и изисква необходимата писмена регистрация. Документалното доказателство за случилото се събитие е актът за прехвърляне на документи, съставен в определена форма и подписан от всички участници.
Такъв акт е правно обоснован само при условиетоизготвяне в съответствие с правилата за офис работа и наличието на всички необходими подписи. Няма единна банка или единен формуляр за всички случаи, тъй като ситуациите, изискващи прехвърляне на документи, са много разнообразни. Следователно формата на този документ е различна за всяка конкретна ситуация.
Като цяло документът се състои от тринеобходими части. Първата част, непосредствено след наименованието "Акт за приемане и предаване на документи" (образецът, като правило, е различен за всеки вид документи), дата и място на изготвяне, съдържа подробности за изпращащите и приемащите страни. За физическите лица това е пълното име и данни на паспорта, за организациите - пълното име и данните на представителите. Ако документите се прехвърлят между различни отдели на една и съща организация, трябва да посочите имената на структурните подразделения (предаващи и получаващи), както и имената на представители.
Във втората част актът за прехвърляне съдържа действителнотосписък на документите, които ще се прехвърлят, като се посочват серийни номера и данни за регистрация, отразени в счетоводните документи. Най-удобно е да подредите такъв списък под формата на таблица.
Последната част от акта трябва да посочваброй копия, съставени и подписани от страните. За представители на организации, до подписа е необходимо да се посочат позициите и да се осигури декодиране на подписите. Актът също трябва да бъде заверен с печата на организацията.
В случай на прехвърляне на особено важни документи, актътпрехвърлянето се съставя от специална комисия, създадена със заповед на ръководителя. В този случай подписите, имената и длъжностите на всички членове на комисията са задължителни.
Обратното прехвърляне на документи е възможно само при специално приложение на установената форма с изброяване на прехвърлените документи. Ако някои от документите бъдат загубени, това също трябва да бъде отразено в заявлението.
В какви случаи трябва да се състави акттрансфери? В работния процес на персонала прехвърлянето на документи от един служител на друг се извършва в случаи на излизане в отпуск, уволнение, преместване в друг отдел. Освен това този акт се съставя, когато документите се депозират в архива за съхранение или когато се унищожават. Цялата необходима информация за движението на документи се отразява в специално списание или папка. Актът за прехвърляне и приемане на документи трябва да съдържа пълен списък от тях, независимо от броя на листовете или томовете.
За юридически грамотни и коректниот съставения акт за прехвърляне, службата по персонала на организацията трябва да има списък на необходимите нормативни документи. Задължителните документи на службата за персонала включват регламента относно заплатите, вътрешните разпоредби, трудовите договори, персонала, заповедите за персонал, графиците за отпуски, личните карти на служителите и техните работни книги, заявленията на служителите за отпуск и уволнение и редица други.
Особено отговорен процес - приемане и предаванеработни книги, в случай на загуба на които процесът на възстановяване е свързан със значителни трудности. Също така най-важният документ е трудовата книжка, която съдържа подписите както на служителите, така и на уволнените. Прехвърлянето на работни книги се препоръчва да се извършва под формата на отделно приложение към акта, посочващо поредицата и номера на всяка книга, включително непотърсени такива.
В някои случаи е предвидено за прехвърляне на копия на документи, това се отнася главно за секретни документи или документи за собственост или документи със строга отчетност.
В случай на загуба на определени документи ивъзникването на разногласия по този въпрос, актът за приемане и предаване е основното правно основание за разрешаване на спорове. Следователно правилният му дизайн е толкова важен, по-добре е той да се извършва от специалист с опит в работата с документи.
