Правилата на архивните записи съдържатключови изисквания за работа с документи и материали, които не участват в текущите дейности на компанията. Те са формулирани в съответствие със съществуващата регулаторна рамка, уреждаща обработката, обобщаването и съхранението на информация. Ключовите понятия, използвани в рамките на дейността, са установени от ГОСТ за управление на архивни записи. При съставянето им са взети предвид съвременните постижения в използването на технически средства и напреднали информационни технологии. Помислете допълнително за основите на управлението на архивни записи.
Сфера на разпространение
Методологически препоръки за архивиранеофис работата се отнася до държавните агенции. Те са задължителни и за бизнеса, който извършва определени видове работа. По -специално предписанията се прилагат по отношение на осигуряването на описанието, счетоводството, съхраняването и използването на документация от Архивния фонд на Руската федерация, класифицирана като държавна собственост.
Подразделения на предприятия, работещи с кино,фон, видео, фотографски материали, картографска, научна и техническа, телеметрична информация, се ръководят от установените разпоредби по отношение на планирането и отчитането.
Задължението и правото да се създават архиви ворганизации за временно съхранение на документи на AF RF е предвидено от Основите на промишленото законодателство (от 1993 г.), Правилника (от 1994 г. и 1998 г.). Регулаторната рамка се формира и от правни актове с регионално значение. Въпросните правила не се прилагат за документи, които са регламентирани от Федералния закон № 5485-1 и Президентски указ № 1203 от 30 ноември 1995 г.
Бране
Това е системно попълване на документалната база на подразделенията на компанията. Брането включва определяне на:
- Източници.
- Съставът на материалите, които трябва да бъдат получени.
В рамките на тази дейност се осъществява и директното предаване на документи в архива. Източниците са:
- Поделения на предприятието.
- Физическо лице.
- Подчинени структури.
Състав на материалите
Инструкция за управление на архивни записиустановява, че придобиването се извършва от случаи на временно (повече от 10 години) и постоянно съхранение. Обобщена е и информацията за персонала. Делата със срок на съхранение по -малко от 10 години, като правило, не се прехвърлят в архива. Те се съдържат в съответните подразделения на предприятието. В края на периода на съхранение такива файлове подлежат на унищожаване. Индивидуална информация се предава по искане на собственика. Впоследствие те се изпращат в държавния архив за постоянна поддръжка. Материалите на предшественици и ликвидирани подчинени структури също подлежат на прехвърляне.
Управление на архивни записи и номенклатура
Оторизирани служители, работещи синформационни материали на предприятието, съставят систематизиран списък на делата. Нарича се номенклатура. Когато се формира, се посочват сроковете на съхранение на материалите. Инструкцията за архивно деловодство инструктира упълномощения отдел да упражнява контрол и съдействие на службата за поддръжка при съставянето на номенклатурата. Систематизираният списък служи като основа за формиране на описи от информационни материали с постоянно и временно (до 10 години) съхранение. Номенклатурата е и основният счетоводен документ. Използва се за регистриране на случаи на временно съхранение, включително такива със срок по -малък от 10 години. Схемата за систематизация, установена от номенклатурата, може да се използва при разработването на картотека за извършени действия.
класификация
Управлението на архивни записи се извършва съгласно три вида номенклатури:
- Типично.
- Приблизително.
- Индивидуално (за конкретно предприятие).
Първият определя състава на формираните материалив институции от същия тип. Общата номенклатура се счита за нормативен документ. Приблизителната систематизация определя приблизителния състав на информационните материали за предприятията, за които се прилага, посочвайки индексите. Той има препоръчителен характер. Посочените видове систематизация се използват при формирането на индивидуална номенклатура и се прехвърлят към нея без промени.
Характеристики на подготовката
Архивни записипредприятията са систематизирани по установената форма в съответствие с номенклатурите на структурните подразделения. Последното трябва да бъде съгласувано и подписано от лидерите.
Номенклатурата на предприятието е съставена като цялобланка. Той се заверява от ръководителя на архива или отговорното лице, подписан от ръководителя на службата за поддръжка или упълномощен от него служител. Номенклатурата трябва да бъде одобрена от експертната комисия, след което трябва да бъде одобрена от директора на дружеството. След извършване на тези процедури на ръководителите на структурните отдели на предприятието се предоставят извлечения от съответните раздели.
Номенклатурата за следващата година се формира презпрез последното тримесечие на текущия период. Одобрението се извършва най -малко веднъж на всеки 5 години. Когато структурата и функциите на предприятието се променят, се формира нова номенклатура.
Редът на съставяне на дела
Формирането се отнася до групиране на завършенидейства в съответствие с номенклатурата. Архивното деловодство на организацията включва систематизиране на информационни материали в съответствие с името на папките. Групирането на дублетни и чернови копия не се допуска. Изключение правят особено ценните медии. Забранено е поставянето на хартии за връщане в папки.
Осъществява се архивно управлениес централизирана работа с материали от службата за информационна поддръжка, и с децентрализирана - както от структурни отдели, така и от горния отдел. Групирането се извършва под прякото наблюдение на лицата, отговорни за безопасността на носителите на данни. При необходимост могат да бъдат привлечени служители на държавния архив.
Основни изисквания
Архивното деловодство се извършва в съответствие с изискванията на нормативните актове. При създаването на папки с носители на информация трябва да се спазват следните изисквания:
- Материалите за временно и постоянно съхранение се групират отделно.
- Папката включва по едно копие на всяка хартия.
- Папката трябва да съдържа материали за една календарна година. Има обаче изключения от тази рецепта. Те включват:
- лични досиета, формирани през целия период на работа на съответния служител;
- материали на избирателни структури и постоянни комисии с тях, депутатски групи, систематизирани през периода на тяхното свикване;
- документи на образователни институции, съставени и групирани през учебната година;
- театрални материали, описващи дейността през сезона;
- медицинска история и така нататък.
Папката трябва да съдържа не повече от 250 страници с дебелина не повече от 4 см.
Групиране на административни актове
Управлението на архивни записи включвасистематизиране на различни видове носители на информация. Те включват, наред с други неща, административни актове. Те са групирани според вида и хронологията с прикачени файлове:
- Разпоредби, устави, одобрени от административнитеактове, действат като приложения към тях. Те са групирани заедно. Ако разпоредбите, инструкциите, уставите са одобрени като независими актове, те се систематизират в отделни случаи.
- Заповедите на висшите структури и решенията за тяхното изпълнение са групирани според областите на работа на предприятието.
- Поръчки, свързани с персоналса систематизирани според срока на годност. С голямо количество информационни материали е препоръчително да се групират отделно актове, засягащи различни аспекти на работата на компанията.
- Поръчки за ключовата областдейностите са систематизирани отделно от актовете на персонала. Например заповед за архивна деловодство е включена в една папка, а според назначаването на ръководителя на отговорното звено - в друга.
- Одобрени граници, доклади, оценки, списъци със заглавия, планове и др. са групирани отделно от проектите от тях.
- Подреждането на документи в лични досиета се извършва по реда на тяхното получаване.
- Личните сметки на служителите за заплати са систематизирани в отделни папки. Те са подредени по азбучен ред.
- Жалбите, предложенията, изявленията на гражданите относно дейността на предприятието, документацията за тяхното разглеждане и изпълнение са групирани отделно от заявленията на лица по лични въпроси.
- Систематизирането на кореспонденцията обикновено се извършва закалендарния период в хронологичен ред. В този случай отговорите се поставят след въпросите. В случай на подновяване на кореспонденцията по отделна тема, започнато през предходната година, документите се включват в папката на текущия период. В същото време е посочен индексът на делото за последната година.
Регистрация на носители на информация, приети за съхранение
Управлението на архивни записи осигурява редицаинструкции за структурни звена, работещи с хартиени актове. Дизайнът на медиите може да бъде частичен или пълен. Зависи от времето за съхранение. Пълната регистрация се извършва по отношение на документи с временно (повече от 10 години), постоянно съдържание, както и актове за персонала. Това предполага:
- Подвързване / подаване на папки.
- Номериране на листове.
- Съставяне на страница със свидетел.
- Създаване на вътрешен опис, ако е необходимо.
- Изясняване на детайлите на заглавната страница. Те могат да касаят името на компанията, регистрационния номер на папката, крайните дати и т.н.
Материали за временно съхранение, включителноза период по -малък от 10 години, частично издаден. Така че е разрешено да не се организират документи в папка, да не се номерират листове, да не се изготвят сертификационни надписи.
нюанси
Архивната деловодство е вид дейност вв рамките на които специалистите гарантират не само безопасността на носителите на информация, но и способността да работят с тях, когато възникне такава необходимост. За тази цел действията, съставляващи папките, са зашити в четири пробиви в картонена обложка. Позволено е също така да ги обвърже, като се вземе предвид способността да се четат текстове, резолюции, дати, визи във всички документи.
При подготовката за групиране, всички металникрепежните елементи се отстраняват. Материалите, предназначени за постоянно съхранение и състоящи се от особено ценни или неформатирани документи, се съдържат в папки от затворен тип с три клапи с връзки или в специални кутии.
В случай на присъствие в случай на непотърсенидокументи от личен характер (работни книжки, удостоверения, военни карти и др.), те се поставят в отделен плик и се прикрепят към останалите материали в него. В края на папките трябва да има празен сертифициращ лист. В началото на папката се подава формуляр за вътрешен опис. За да се гарантира безопасността и реда на подреждането на хартиите, всеки лист е номериран с арабски цифри. Това правило не се прилага за страницата за сертифициране и формуляра за инвентара. Номерът се поставя с обикновен молив в горния десен ъгъл.
Лист за свидетели
Съставя се в съответствие с установената процедура. Посочено е с думи и цифри:
- Брой листове с номериране.
- Броят страници на вътрешния инвентар.
Сертификационният лист също така уточнява спецификитеномериране. По-специално се определя наличието на буквени индекси, липсващи кодове, номера на страници с поставени снимки, страници с голям формат и др. В допълнение, листът показва наличието на типографски брошури в папката, ако те не са маркирани в основната номерация. Сертификационният лист се заверява от инициатора. Последващите промени в състоянието и състава на папката трябва да бъдат отбелязани в нея с връзка към съответните актове. Не е разрешено поставянето на сертификационния лист на заглавната страница на папка или празна страница от последния документ в нея.
Вътрешен инвентар
Той се формира за съхранение и счетоводствоинформационни материали с временно (повече от 10 години) и постоянно съдържание. Съставя се и вътрешен опис за дела, създадени по видове документи, в чиито заглавия не се разкрива съдържанието им. Формулярът трябва да съдържа данни за серийните номера на актовете в папката, индекси, заглавия, дати и номера на страници.
Окончателният запис е приложен към вътрешния опис.Той показва с цифри и с думи броя на включените в него документи, както и броя на листата, които го формират. Вътрешният опис се одобрява от съставителя. Ако папката е подвързана или подгъната без бланки, тогава съставеният лист се залепва от вътрешната страна на предната корица.
Промените в състава на материалите в папката трябваотразени в полето "Бележки". По -специално, това се отнася до изземване, подмяна на документи с копия, включване на допълнителни документи в папката. В този случай се правят позовавания на съответните актове. Ако е необходимо, може да се формира нов обобщаващ запис към листа на вътрешния опис, както и надписа за сертифициране на папката.
