Genellikle, özellikle küçük kuruluşlarda,ofis müdürü sıradan sekreter olarak adlandırılır. Bu pozisyon çok daha sağlam geliyor ve bir ofis yöneticisinin görevlerinin sekreterlikten farklı olması (kesinlikle çok ortak yönleri olsa da) bu durumda nadiren endişe duyuyor.
Что входит в обязанности этого сотрудника?Her şeyden önce, ofis yöneticisinin görevleri arasında belgeler ile çalışmak yer almaktadır. Çalışan alınan yazışmayı kabul eder, kaydeder, muhatabına transfer eder ve gerekirse arşive gönderir. Ayrıca diğer çalışanlardan başvuruları kabul eder, imzalamak için CEO'ya sunar, mühürle sertifikalandırır ve iade eder. Büro yöneticisinin görevleri arasında iç dokümantasyon ile çalışmak yer almaktadır: baskı emirleri ve bunların icrası, depolanması, arşive gönderilmesi ve muhasebeleştirilmesi, giden yazışmalarla çalışmak. Gerekirse, herhangi bir ofis ekipmanıyla çalışabilmelidir: faks, tarayıcı, fotokopi makinesi, ayrıca belge yazıp yazdırabilirsiniz. Sunumlar için binaların hazırlanması, toplantı tutanaklarının tutulması, toplantıya katılması ve şirketin misafir ve müşterilerini alması da bir ofis yöneticisinin görevidir.
Genellikle bir çalışanın uğraşmak zorunda olduğugeleneksel sekreterlik görevleri: otellerde davetli refakatçilerin veya yöneticilerin dağıtımı, rezervasyon odaları, uçak biletleri ve tren biletleri. Şirketin özelliklerine bağlı olarak, ofis yöneticisinin kendisi iş görüşmelerinde şirketinin temsilcisi olabilir ve İK yöneticisinin görevlerinin bir kısmını yerine getirebilir: yeni çalışanlar bulmak, teşvik ve eğitim programları oluşturmak, işe başvurmak. Bazen bilgi teknolojisinin uygulanması, yeni programların geliştirilmesi ile ilgilenir.
Bir ofis yöneticisinin sorumlulukları şunları bilmeyi içerir:
- Şirketin yasal, bilgilendirici ve girişimci faaliyetlerini yöneten yasal düzenlemeler ve standartlar.
- Yönetim, Pazarlama, Girişimcilik ve İşletmenin Temelleri.
- Sosyolojinin temelleri, psikoloji, iş iletişimi etiği, personel ve halkla çalışma.
- İş teklifleri, raporlar, planlar, sözleşmeler ve anlaşmalar hazırlama prosedürü.
- Yönetimin temelleri, ergonominin temelleri ve işçi koruması.
Listelenen görevlere ek olarak, görevlerofis yöneticisi, ofiste bir envanter ve çalışanların çalışması için gerekli olan iş için gerekli malzemelerin (kırtasiye, kağıt ve diğer aksesuarlar) sağlanmasını içerir. Ayrıca, bu materyallerin kayıtlarını tutmak, bunların verilmesini sağlamak, alım prosedürünü belirlemek, sarf malzemelerinin ödemesini organize etmek ve takip etmekle yükümlüdür. Bir ofis yöneticisinin görevleri, aşağıdakileri içeren ofis ekipmanının durumunu izlemeyi içerir: onarım çalışması için derhal bir usta çağırma, onarım imkansızsa, sarf malzemelerinin (örneğin kartuşlar) zamanında değiştirilmesi, ofis ekipmanının değiştirilmesi.
Şirkette kabul edilen kurallara ve bağlı bulunduğu kuruluşa bağlı olarakbir ofis yöneticisinin büyüklüğü ya aramaları ve faksları kendisi kabul eder, onları doğru çalışana iletir, fakslar gönderir ve müşterileri ve ortakları arar ya da konuşma kültürünü izlemek de dahil olmak üzere sekreterlerin çalışmalarını kontrol eder. Ayrıca, ofis yöneticisinin görevleri arasında ofisin sıhhi durumunu izlemek, planlı onarımları organize etmek, arızaları gidermek için teknik personeli aramak (örneğin, lambaları veya anahtar anahtarlarını değiştirmek) yer alır.
Genel olarak, bu liste artabilir veyaiş yerine göre küçülür. Bu nedenle görüşme aşamasında ofis yöneticisinin ne yaptığını (bu şirkette çalışanın görevleri) sormak gerekir.
