"Plankton", "yönetim" - tüm bu tarafsız tanımlar ofis çalışanlarının çalışmalarına işaret eder. Ama bu işe yaramaz mı? Ofis yöneticisi - bu kim? Görevlerinin kapsamı nedir?
Ofis yöneticisi - bu kim?
Bu alanın yöneticisi bir ofisyönetici veya yönetici. Çalışanlar ile amirler, müşteriler ve çalışanlar vb. Arasında önemli bir bilgilendirici bağlantı olan ofis çalışmasını düzenler.
Bir organizasyonun faaliyeti ne kadar aktif olursa, günlük küçük organizasyonel meseleler ve belgelerle o kadar çok sorun yaşar. Onların uygulanması ve bir ofis yöneticisi sağlar.
Mevcut tüm belgelerin yanı sıraayrıca yetkililerin emirleri uygun şekilde resmileşti. Aynı zamanda, yönetsel siparişler şirketin çalışanlarına zamanında teslim edilmeli, ziyaretçilerin tüm şikayetleri dikkate alınmalı ve çalışanların önerileri yetkililere sunulmalıdır.
Böylece, ofis işleri ve şirketteki iletişim, kısmen ofis yöneticilerinin omuzlarına düşüyor.
İş yeri ve maaş
Выходит, что спрос на таких специалистов oldukça yüksektir ve muhtemelen büyümeye devam edecektir. Ancak, sadece kariyer ilerlemesi için hiçbir olasılık yoktur. Özellikle ofis yönetimine ek olarak, bir kişinin artık herhangi bir mesleği bulunmuyorsa.
Görevlerin çok karmaşık olmadığı gerçeğini göz önünde bulundurarak,Bir iş için rekabet, en azından Rusya'da, oldukça yüksek - bir iş için 6 kişi. Aynı zamanda, ücretler sermaye standartlarına göre düşük - 27 bin ruble.
Kültür başkenti - St. Petersburg - benzer maaşçalışanlar yaklaşık 5-7 binin altında ve rekabet birkaç kat daha fazla. Ülkenin çevresine ne kadar uzak olursa, maaş ve postaya daha fazla başvuruda bulunur.
Gerekli kişisel özellikler
Bu pozisyonu elinde tutan kişi arkadaşça ve arkadaş canlısı olmalıdır, çünkü belirli durumlarda şirketin temsilcisi olarak hareket eder.
Büro yöneticisinin, iş görüşmelerinin ve kurumsal toplantıların organizasyonuna sıklıkla ilgi duyması nedeniyle, kendi iş etiği yanı sıra, yetkin ve mantıksal olarak oluşturulmuş bir konuşması olmalıdır.
Faydalı bilgi, iyi bir telefon numarası gibiElektrikçi ya da yemek servisi hizmeti de, müdahale etmeyin. Sonuçta, birçok şirkette, ofiste sipariş, ayrıca çalışanların doygunluğu da yönetici tarafından kontrol ediliyor.
Bir ofis yöneticisinin gerekli becerileri
- Böyle bir çalışanın ilk şartı -PC ve internetin kendine has varlığı. Word ve Excel'e ek olarak, başvuru sahibi Photoshop veya "Office picture manager" a sahip olacaksa - bu, onu işe almak için başka bir neden değildir, başkası değildir.
- Yüksek hızlı baskı. Metinleri hızlı bir şekilde yazabilme yeteneği bir ofis yöneticisi için en önemli olanlardan biridir.
- Bir iĢletmenin büyük bir Ģirkette çalıĢması durumunda, önceki iĢlerde elde edilen idari yönetim becerileri gereklidir.
- Büro işi yürütme becerileri. Dokümantasyonun korunması, bu tür uzmanlığın ana sorumluluklarından biridir, bu nedenle temel bilgi olmadan, vazgeçilmezdir.
- Ofis ekipmanlarının güvenle kullanılması. Fakslar, yazıcılar, tarayıcılar - bunların hepsi ofis yöneticisinin yetkinliğinde olmalıdır.
- Okur yazarlık ve diplomatik iletişim için beceriler. Ofis yöneticisi sadece yetkin bir şekilde iletişim kurmalı, gerekirse çatışma durumlarını çözebilmelidir.
- Yabancı dil bilgisi. Büyük uluslararası şirketlerde, bir ofis yöneticisinin en azından temel bir İngilizce diline sahip olması gerekir.
İş tanımının genel hükümleri
Genel hükümler şunları gösterebilir:
- bir ofis yöneticisinin işe alınmasından kim sorumludur;
- onu görevden alma hakkına sahip olan;
- çalışanın kime tabi olduğu;
- ofis müdürüne rapor veren;
- yokluğunda ofis müdürü kim vb
Tipik olarak, ofis yöneticileri CEO'ya rapor verir. Ofis yöneticileri kuryeler, sürücüler, temizlikçiler vb. Emrinde.
Ayrıca genel hükümlerde, tanımlanan pozisyon için hangi niteliklere sahip bir çalışanın kabul edilebileceği belirtilebilir.
Doğrudan sorumluluklar
İş arayanların özgeçmişleri için sık sıkbaşvuru sahipleri ofiste önceki işlerinde hangi görevleri yerine getirdiklerini ayrı bir sütuna yazarlar. Bu, işverene başvuru sahibinin becerileri hakkında daha fazla bilgi verir.
Bir ofis yöneticisinin doğrudan sorumluluklarına hangi öğeler dahil edilebilir?
- Telefon görüşmelerini denetlemek.Çalışan, muhaliflerin sorularını en iyi şekilde cevaplamak için gelen çağrılara cevap vermeli ve ayrıca aktarılması istenen bilgiler hakkında amirlerini bilgilendirmelidir.
- Dokümantasyon denetimi. Belgelerin saklanması ve muhasebesi, yazışmaların kontrolü, siparişlerin yerine getirilmesi vb. - bunlar ofis müdürünün doğrudan sorumluluklarıdır.
- Belgelerin çoğaltılması. Çalışan, şefin özel emriyle kopyalama ve çoğaltma işini gerçekleştirir.
- Mektupların, taleplerin kaydı - örn. bir üst amirin talebi üzerine ortaklar, müşteriler veya tedarikçilerle yazışmaları sürdürmek.
Bir ofis yöneticisinin görevleri, en az altı farklı iş türünü içerebilir. Ancak her şirkette, bu kategorideki uzmanların yükü ayrı ayrı belirlenir.
Ofis yöneticisi hakları
Bir ofis yöneticisinin herhangi bir talimatı sadece sorumlulukları değil aynı zamanda hakları da içerir.
- Tam bilgi sağlamak için. Ofis yöneticisi, belirli görevleri yerine getirmek için ihtiyaç duyduğu gizli bilgiler de dahil olmak üzere bu miktarda bilginin sağlanmasını talep etme hakkına sahiptir.
- Rasyonalizasyon önerilerini dile getirmek. Ofis işlerinin organizasyonu yenilikleri veya genel müdürün ek emirlerini gerektiriyorsa, yöneticinin bunları tanıtma teklif etme hakkı vardır.
- Uygun çalışma koşulları gerektirir. Gerekli koşulların bulunmaması nedeniyle görevlerin yerine getirilememesi durumunda, ofis yöneticisi bunların oluşturulmasını isteyebilir.
- Yetkinlik dahilinde hareket edin. İş tanımını inceledikten sonra, çalışan kendi başına karar verme ve emir verme hakkına sahiptir, ancak yalnızca yetkinliği çerçevesinde.
Bu, bir ofis yöneticisinin sahip olduğu hakların kaba bir özetidir. Kurumun özelliklerine bağlı olarak tamamlanabilir veya azaltılabilir.
sorumluluk
Büro yöneticisi aynı zamandabir tür sorumluluk üstlenir. Kural ihlalinin kapsamı ve cezası her işveren tarafından bireysel olarak belirlenir. Görev tanımlarında en çok sorumluluk yüklenen noktalar şuna benzer.
- Görevlerinde ihmal nedeniyle. Siparişlerin geç yerine getirilmesi ve diğer herhangi bir ihmal, sorumlu olması gereken çalışanın hatasıdır.
- Gizli bilgileri ifşa etmek için.İş sözleşmelerinde ve iş tanımlarında, bilgilerin gizliliği ile ilgili maddeleri dikkatlice okumalısınız. Açıklanması için, çoğu zaman işinizi kaybedebilirsiniz.
- Yetki alanının ihlali için. Çalışanın yetki alanı dışındaki eylemler kabul edilemez.
- İşçilik düzenlemelerinin ihlali için, vb. Çalışma kurallarının, yangın güvenliği kurallarının veya güvenlik önlemlerinin ihlali de çalışanın sorumluluğundadır.
Mesleğin artıları ve eksileri
Bu mesleğin, diğerleri gibi, birçok avantajı ve dezavantajı vardır. Peki, ofis yöneticisi olarak çalışmanın faydaları nelerdir?
Bu konuda çalışan işçilerin yorumlarıÖn, her şeyden önce, bu mesleğe olan yüksek taleple ilişkilendirin: bu alanda biraz deneyim kazanmışsanız, kendiniz için daha yüksek ücretli bir iş bulmak zor değil. Çalışma sürecinde kazanılan idari ve ekonomik faaliyetlerin becerileri günlük yaşamla ilgilidir. Ek olarak, ofis yöneticisi olarak çalışmak iletişim becerilerinizi geliştirmenize olanak tanır.
Mesleği nerede öğrenmeli?
Yukarıdan anlaşılan bir ofis yöneticisi. Ancak bu mesleği nereden öğrenebilirsiniz?
Hazırlayacak özel bir fakültehiçbir üniversitede ofis yöneticisi yoktur. Ancak çoğu zaman yönetici, bu pozisyonun yüksek eğitimli bir kişi tarafından işgal edilmesini ister. Bunun ne tür bir eğitim olacağı her zaman önemli değildir - asıl mesele, başvuru sahibinin üniversite mezunu olmasıdır. İl illerinde bu pozisyon 9. sınıf eğitiminden sonra bile alınabilir. Her şirket, hangi ofis yöneticisine ihtiyaç duyduğuna bireysel olarak karar verir.
En önemlisi, işveren adayın diğer özellikleriyle ilgilenecektir:
- bu alanda daha önce çalışıp çalışmadığı;
- bilgisayar becerileri ne kadar iyi;
- ofis işi biliyor mu;
- dil vb. konuşuyor mu
İnsan iletişim becerileri de göz ardı edilemez. Bu göstergelere göre her şey yolundaysa iş bulma şansı artar.
