Yönetim faaliyetlerinin dokümantasyonu ve temel kavramları

Belgeler bir kayıt anlamına gelirdüzenlenmiş kurallara göre bilgi, yani belgeleri özel bir sırayla işleme prosedürü. Veri kaydetme süreci çeşitli yollarla gerçekleştirilebildiğinden, yönetim faaliyetlerinin uygulanmasındaki belgeler çok farklıdır - el yazısı, grafik, tipografik, fotoğraf ve video materyalleri.

Yönetim faaliyetlerini belgelemek, ona yasal güç garantisi veren düzenlenmiş bir prosedürdür - mevcut mevzuat listesinde bulunan bir niteliktir.

Bugüne kadar çeşitlidokümantasyon araçları: basitten (kurşun kalemler ve normal tükenmez kalemler gibi) daha karmaşık elektromekanik (buna bir teyp, video kamera, fono cihazı vb. dahildir) ve otomatik bilgisayar. Dokümantasyon yöntemleri ayrıca kullanılan araçlara da bağlıdır. Metinsel, elektronik, film ve fotografik olabilir.

Yönetim faaliyetleri genellikle elle yazılmış veya bilgisayarda oluşturulan metin belgelerini kullanır. Bu nedenle, bunlara yönetim belgeleri denir.

Belgeleme her zaman taahhüt ederdaha sonra kimliğinin gerçekleştirildiği özel ayrıntılarla herhangi bir bilginin belirli bir taşıyıcısı. Yönetim faaliyetlerini belgelemek, hem bireysel bir görevlinin faaliyetlerini hem de bir işletmenin tamamının mali veya örgütsel faaliyetlerini düzenlemek için araçlar ve zemin oluşturur.

Belgelerin işlevselliği değişebilir,bilgilerin amacı, içeriği, gizlilik derecesi ve kullanılabilirliği. Ele alma faktörleri, onu organizasyonlar arası ve harici olarak sınıflandırmayı mümkün kılar. Bir kurum veya kuruluşun çerçevesinin ötesine geçmeyen ve katılımcıları arasında gerçekleştirilen birincisine hizmet denir. İkincisi - dış dokümantasyon - çeşitli türlerdeki kuruluşlar arasında, doğrudan birbirine bağlı olmayan bireysel görevliler arasında gerçekleştirilir.

Teknik dokümantasyon ile yapılırher tür belge için farklı olan yerleşik normlara uygunluk. Bu, herhangi bir yönetim faaliyeti için özellikle önemlidir, çünkü belgelerin yasal gücü bu şekilde elde etmesi, içerdiği bilgilerin gerçekliğinin en güvenilir kanıtı olarak hizmet eder.

Yönetim faaliyetlerini belgelemekbunu yapan yetkililere veya yönetim organlarına belirli sorumluluklar yükler. Bu nedenle, herhangi bir resmi belgenin oluşturulması sırasında, ülke çapında geçerli olan mevcut yasama normlarına, tescil kurallarına uyulmalıdır. Ek olarak, her belgeye yasal olarak önemli olan kuruluşun ayrıntıları eşlik etmelidir: adı ve kod çözme, yönetimin veya işletmenin belirli bir departmanının imzaları ve mühürleri, kayıt defterindeki tarih ve numara, onay damgaları , vb. Son olarak, yönetim faaliyetlerini belgelemek, kesinlikle kendi yetkisi dahilinde belgeler üretmelidir.

Belgeler ayrıca özgünlük derecelerinde de farklılık gösterir.Ana dokümantasyondaki taslaklar veya kopyalar yalnızca belirli metinleri içerir ve orijinallerle aynı yasal gücü içermez. Bilgiyi ve gücünü ve güvenilirliğini doğrulayan yukarıdaki ayrıntıları içeren belgenin gerçek olduğu kabul edilir.