Dokumenten har funnits länge.De dök upp tillsammans med skrivandet. Dokumentens nyckelfunktioner är fixering och efterföljande överföring av information, registrering av information och deras bevarande. Vid genomförandet av dessa uppgifter används olika dokument, inklusive officiella. De områden av det offentliga livet där de används är mycket olika.
klassificering
Som nämnts ovan, inom olika områden av livet, används olika, inklusive officiella dokument. Vilken sort har du fortfarande lagringsmedia?Papperna kan vara personliga. Sådana dokument skapas utanför officiell verksamhet eller utförande av offentliga uppgifter. De inkluderar korrespondens, dagböcker, minnen.
Officiellt dokument
RF - ett land med en speciell statsstruktur. Lagstiftning är i kraft på dess territorium, regeringsgrenar och statliga organ fungerar. De senare bygger på officiella föreskrifter... Dessa akter fastställer förfarandet för institutionernas funktion, gränserna för deras kompetens, skyldigheter, rättigheter och tjänstemäns ansvar. Deras skapelse är mödosam och mödosam Jobb. Officiella dokument är lagar, standarder, regler, order, order osv. De flesta av dem har ett ledningsfokus.
Typer av värdepapper
Beroende på metoden för att registrera information finns det:
- Textdokument. Detta är en handling där det finns information av talkaraktär. Det är inspelat med vilket ljudinspelningssystem som helst eller vilken typ av skrift som helst.
- elektronisk officiellt dokument. den en handling skapad och läsbar med hjälp av en dator.
- Maskinskriven officiellt dokument. den en handling vars tillkomst utförs med hjälp av tekniska medel.
- Handskriven officiellt dokument. den papper där skyltar appliceras för hand.
De angivna kategorierna av handlingar används i företags och myndigheters verksamhet. Registerhanteringstjänster utför bearbetning och lagring av dokument.
Management papers
Beroende på inställningen till ett företags eller ett statligt organs administrativa apparat, särskiljs dokument:
- Inkorg.
- Inre.
- Utgående.
Lagarna skiljer sig också åt i nivån på åtkomstbegränsningen. På grundval av detta särskiljs dokument:
- Hemlighet. De är märkta med en speciell stämpel. För att arbeta med sådana dokument behöver du ett särskilt tillstånd.
- Enkel.
- Serviceanvändning. Dessa handlingar är också märkta med lämplig stämpel. De används av anställda i ett statligt organ eller företag.
Äkthet
På grundval av detta är dokument indelade i:
- Original.
- Dubletter.
- Kopior.
Aktens original - det första eller det endaen juridiskt bindande kopia. Originalet är bestyrkt av officiell signatur, godkännandestämpel, stämpel och har ett registreringsindex. Originalet måste innehålla information som bekräftar dess tillförlitlighet. Det kan till exempel vara information om plats, tidpunkt för tillkomsten. Duplicate - en kopia av originalet. Detta dokument är också juridiskt bindande. Den utfärdas vid förlust av originalet. En kopia är en handling där informationen om originalet och dess yttre egenskaper återges fullt ut. Den har dock inte rättslig kraft. En kopia kan ha särskilda detaljer som bekräftar att den överensstämmer med originalet. I det här fallet blir det juridiskt bindande.
Lagring och överföringsmetod
För varje officiellt dokumentdess giltighetstid i arkivet är inställd. Handlingarna kan vara permanent, tillfällig (upp till 10 år) eller långtidsförvaring (mer än 10 år). Termen bestäms av det federala arkivet och fixeras i listan över dokument. Beroende på överföringsmetod görs en skillnad mellan:
- Brev.
- Telefonmeddelanden.
- Telegram.
- Faxogram.
- Telex.
- Elektroniska meddelanden.
Innehållet
Varje officiellt dokument används för ett specifikt syfte. Ledningsåtgärder, beroende på innehållet, kan vara:
- Organisatoriskt och administrativt. Dessa inkluderar i synnerhet stadgar, föreskrifter, order, beslut, instruktioner, föreskrifter, bemanning och så vidare.
- Referens och information. Denna kategori omfattar telegram, brev, förklarande, delgivning, promemorior, handlingar, intyg etc.
- Personalpapper. Dessa inkluderar personliga filer, beställningar, arbetsböcker, ansökningar, kontrakt, meritförteckningar, frågeformulär, egenskaper och så vidare.
struktur
Det är två komponenter som utgör tjänstemannendokumentera. Detta är en informativ och juridisk del. I början av 70-talet. inom arkivvetenskap introducerades ett nytt koncept. Begreppet "dokumentär information" blev det. Det ska förstås som offentlig information eller former och typer av olika data som behandlas på nivån av mänskligt tänkande och registreras på ett materiellt medium för bearbetning och lagring. Genom att analysera de befintliga definitionerna av dokumentet finns det flera sätt att tolka det. Han är:
- Ett materiellt föremål.
- Informationsbärare.
- Dokumenterad information.
tidsbeställning
Praktiska dokumentdefinitionerbetona dess informativa väsen. Handlingen, som visar information, säkerställer således deras bevarande och ackumulering. Samtidigt förutsätter dokumentet möjligheten till ytterligare överföring av information till andra personer, dess upprepade användning. Den agerar som en databärare och är en integrerad del av den interna organisationen för alla företag, organisationer, företag. Information används när man fattar administrativa beslut, används som bevis på deras verkställande och en källa för generalisering av information. Dessutom fungerar dokumentet som ett material för referens- och sökaktiviteter. Inom ramen för förvaltningen är det föremål för arbete och dess resultat, eftersom beslutet registreras och fastställs i lagen.
REKVISITA
De är obligatoriska element som finns på varje dokument. Dessa inkluderar särskilt:
- Namn.
- Text.
- Datum.
- Upplösning.
- Stämpeln för godkännande/avtal.
- Adressat etc.
Olika akter har olika mängddetaljer. Deras antal bestäms av syftet med att skapa ett dokument, kraven på innehåll, syfte och andra faktorer. I många dokument är antalet detaljer strikt begränsat. Om någon av de obligatoriska delarna saknas eller är felaktigt angiven i lagen, kan den ogiltigförklaras.
