Journalister värdesätter mycket deltagande ipresskonferenser, eftersom de ger möjlighet att få den mest relevanta informationen från första hand. De deltar av företrädare för stora företag, populära människor. Det finns en möjlighet att uppmärksamma alla problem, presentera en ny typ av tjänster, berätta om de framgångar som företaget har uppnått. När allt kommer omkring är en presskonferens en central händelse där många viktiga frågor och uppgifter löses. Därför är det viktigt att veta hur man ordnar ett evenemang ordentligt.
Stora organisationer intresserade avobjektiv täckning av deras aktiviteter i media, planera i förväg för frekvensen av presskonferenser. Dessutom talar frekvensen av sådana händelser om förtroende för pressen och kan skapa en känsla av stabilitet. Medelstora organisationer måste själva bestämma vad som fungerar bäst för dem. Oftast inbjuds journalister varje månad eller kvartalsvis.
Efter att ha beaktat huvudämnet för evenemanget (berättelsen ommarknadssituation, presentation av nya tjänster i företaget, analys av aktiviteter för kvartalet), är det nödvändigt att formulera det kortfattat. Det borde låta som att det uppmärksammar den kommande presskonferensen.
Det rekommenderas att presskonferensen inte är detsammanföll med distrikt, stad eller större evenemang som kunde distrahera en betydande andel journalister. Den bästa tiden för en presskonferens är mitt i veckan, senast fyra på eftermiddagen. Det är också oönskat att ditt evenemang sammanfaller med en liknande, som kommer att hållas av myndigheterna.
Välja en plats där det är planerat att hållapresskonferenser bör baseras på organisationens kapacitet. Rummet måste nödvändigtvis vara tillräckligt rymligt för att rymma minst tjugo personer, men å andra sidan borde det inte finnas mycket ledigt utrymme för att inte skapa en känsla av obetydlighet för evenemanget. Du bör vara uppmärksam på om det finns mikrofoner i hallen, om nödvändigt, ta hand om närvaron av projektionsskärmar. Om journalister från TV är inbjudna måste de ge ledigt utrymme för att placera TV-kameror.
Att förbereda och genomföra en presskonferenshölls på en hög nivå är det nödvändigt att upprätta en lista över media vars företrädare kommer att delta i evenemanget. Två veckor före den schemalagda konferensen skickas pressmeddelanden till journalister samt inbjudningar som innehåller ämnet för evenemanget, journalistens namn, datum och plats för evenemanget. Om adressen ligger på en lite känd gata är det bättre att ge inbjudan ett trafikdiagram. För att klargöra antalet gäster måste journalister ringa inför evenemanget. När allt kommer omkring kanske de glömmer bort inbjudan eller inte får ett pressmeddelande.
Registrering av deltagare genomförs innan konferensen börjar. Senare får värd för evenemanget den kompletta listan över inbjudna journalister. Att hålla en presskonferens skapade en atmosfär av gästfrihet, måste du ta hand om tabeller för journalister där namnen på media ska placeras.
För journalister, specielltpresentationspaket som innehåller "handouts", som inkluderar ett pressmeddelande, en lista med talare vid presskonferensen, reklammaterial och reklammaterial.
Presssekreteraren ansvarig förpresskonferenser, öppnar evenemanget, tillkännager dess tema och introducerar sedan de personer som ger presskonferensen. Han är också ansvarig för att övervaka reglerna. En talesman måste kunna föra en dialog. Han bör, när ett problem uppstår i konversationen, fylla i pausen som visas.
På bordet där personerna sitter,efter en presskonferens är det nödvändigt att placera skyltar med deras namn och befattningar. För evenemang utformade under lång tid bör du ge en paus för en kaffepaus, ett toalettbesök och rökrum.
