Dokumenty existujú už dlho.Objavili sa spolu s písaním. Kľúčovými funkciami dokumentov sú fixácia a následný prenos informácií, zaznamenávanie informácií a ich uchovávanie. Pri realizácii týchto úloh sa používajú rôzne dokumenty, vrátane oficiálnych. Oblasti verejného života, v ktorých sa využívajú, sú veľmi rôznorodé.
klasifikácia
Ako je uvedené vyššie, v rôznych sférach života sa používajú rôzne, vrátane úradné dokumenty. Aký druh máte ešte pamäťové médium?Papiere môžu byť osobné. Takéto dokumenty vznikajú mimo úradnej činnosti alebo plnenia verejných povinností. Zahŕňajú korešpondenciu, denníky, spomienky.
Oficiálny dokument
RF - krajina s osobitnou štátnou štruktúrou. Na jej území platí legislatíva, fungujú zložky vlády a štátne orgány. Tie posledné sú založené na úradné predpisy... Tieto zákony ustanovujú postup fungovania inštitúcií, hranice ich pôsobnosti, povinnosti, práva a zodpovednosti úradníkov. Ich tvorba je namáhavá a pracná Job. Oficiálne dokumenty sú zákony, normy, pravidlá, príkazy, príkazy atď. Väčšina z nich má manažérske zameranie.
Druhy cenných papierov
V závislosti od spôsobu zaznamenávania informácií existujú:
- Textový dokument. Ide o akt, v ktorom sú informácie rečového charakteru. Zaznamenáva sa akýmkoľvek systémom nahrávania zvuku alebo akýmkoľvek typom písania.
- Elektronické úradný dokument. to akt vytvorený a čitateľný pomocou počítača.
- Písané strojom úradný dokument. to akt, pri tvorbe ktorého sa používajú technické prostriedky.
- Ručne písané úradný dokument. to papier, v ktorom sú znaky aplikované ručne.
Uvedené kategórie aktov sa používajú v činnosti podnikov a úradov. Služby správy záznamov vykonávajú spracovanie a uchovávanie dokumentov.
Manažérske papiere
V závislosti od postoja k administratívnemu aparátu podniku alebo vládneho orgánu sa rozlišujú dokumenty:
- Doručená pošta.
- Interné.
- Vychádzajúce.
Akty sa líšia aj úrovňou obmedzenia prístupu. Na tomto základe sa rozlišujú tieto dokumenty:
- Tajomstvo. Sú označené špeciálnou pečiatkou. Na prácu s takýmito dokumentmi potrebujete špeciálne povolenie.
- Jednoduché.
- Použitie služby. Tieto úkony sú označené aj príslušnou pečiatkou. Používajú ich zamestnanci štátneho orgánu alebo podniku.
Autenticita
Na tomto základe sa dokumenty delia na:
- Originály.
- Duplikáty.
- kópie.
Originál aktu - prvý alebo jedinýprávne záväznú kópiu. Originál je overený úradným podpisom, pečiatkou schválenia, pečiatkou a má evidenčný index. Originál musí obsahovať informácie, ktoré potvrdzujú jeho spoľahlivosť. Môže ísť napríklad o informácie o mieste, čase vzniku. Duplikát – duplikát kópie originálu. Tento dokument je tiež právne záväzný. Vydáva sa v prípade straty originálu. Kópia je akt, v ktorom sú informácie originálu a jeho vonkajšie znaky plne reprodukované. Nemá však právnu silu. Kópia môže obsahovať špeciálne detaily, ktoré potvrdzujú jej zhodu s originálom. V tomto prípade sa stáva právne záväzným.
Spôsob skladovania a prenosu
Pre každý úradný dokumentje stanovená doba jeho uloženia v archíve. Akty môžu byť trvalé, dočasné (do 10 rokov) alebo dlhodobé (viac ako 10 rokov) uchovávanie. Termín určuje Federálny archív a je pevne stanovený v zozname dokumentov. V závislosti od spôsobu prenosu sa rozlišujú:
- Listy.
- Telefonické správy.
- Telegramy.
- Faxogramy.
- Telexy.
- Elektronické správy.
obsah
Každý úradný dokument sa používa na konkrétny účel. Akty manažmentu v závislosti od obsahu môžu byť:
- Organizačné a administratívne. Patria sem najmä listiny, nariadenia, príkazy, rozhodnutia, pokyny, nariadenia, personálne zabezpečenie a pod.
- Referencie a informácie. Táto kategória zahŕňa telegramy, listy, vysvetľujúce, služobné, memorandá, akty, osvedčenia atď.
- Personálne doklady. Patria sem osobné súbory, objednávky, pracovné knihy, žiadosti, zmluvy, životopisy, dotazníky, charakteristiky atď.
štruktúra
Úradníka tvoria dve zložkydokument. Ide o informačný a právny prvok. Začiatkom 70. rokov. v archívnictve sa zaviedol nový pojem. Stal sa ním pojem „dokumentárne informácie“. Treba ním chápať verejné informácie alebo formy a druhy rôznych údajov spracovaných na úrovni ľudského myslenia a zaznamenaných na hmotnom médiu na spracovanie a uloženie. Pri analýze existujúcich definícií dokumentu existuje niekoľko prístupov k jeho interpretácii. on je:
- Hmotný predmet.
- Nosič informácií.
- Zdokumentované informácie.
vymenovanie
Praktické definície dokumentovzdôrazniť jej informačnú podstatu. Akt, zobrazujúci informácie, tak zabezpečuje ich uchovávanie a hromadenie. Dokument zároveň predpokladá možnosť ďalšieho prenosu informácií ďalším osobám, ich opakované použitie. Pôsobí ako dátový nosič a je neoddeliteľnou súčasťou vnútornej organizácie každej firmy, organizácie, podniku. Informácie sa využívajú pri prijímaní administratívnych rozhodnutí, slúžia ako dôkaz ich výkonu a zdroj zovšeobecňovania informácií. Okrem toho dokument slúži ako materiál pre referenčné a rešeršné činnosti. V rámci riadenia je predmetom práce a jej výsledkom, keďže rozhodnutie je zaznamenané a zafixované v zákone.
náležitosti
Sú to povinné prvky, ktoré sa nachádzajú na každom dokumente. Patria sem najmä:
- Názov.
- Text.
- Dátum.
- Rozhodnutie.
- Pečiatka schválenia / dohody.
- Adresát atď.
Rôzne akty majú rôzne množstvopodrobnosti. Ich počet je určený účelom vytvorenia dokumentu, požiadavkami na obsah, účelom a ďalšími faktormi. V mnohých dokumentoch je počet podrobností prísne obmedzený. Ak niektorý z povinných prvkov chýba alebo je v akte nesprávne uvedený, môže byť zrušený.
