Každý pozná slovo protokol.Úradníci ju počas stretnutí pravidelne počúvajú, policajti ju využívajú pri svojich profesionálnych činnostiach a hlavy štátov a diplomati sú nútení dodržiavať pravidlá, ktoré im boli diktované. Čo je to protokol? Zistíme nižšie.
Význam pojmu protokol
Ako značný počet ďalších výrazovslovo má niekoľko významov. Všetko záleží na oblasti činnosti, v ktorej je požadovaný koncept aplikovaný. Zohľadníme teda najbežnejšie situácie, keď je obvyklé hovoriť o protokole.
Pokiaľ ide o podnikateľské prostredie, protokol je dokument popisujúci udalosť, ktorá sa stala (schôdza, schôdza, predstavenstvo atď.).
Už sme sa zmienili o polícii, ktorá tiež často vyhotovuje podobný dokument. V takom prípade sa predpokladá skutková podstata trestného činu alebo trestného činu.
V medzinárodnom formáte je protokol kódpravidlá, ktoré sa majú dodržiavať pri oficiálnych stretnutiach medzi vládnymi úradníkmi a diplomatickými úradníkmi. Napríklad existuje protokol o stretnutiach hláv štátov alebo o návšteve prezidenta.
V tomto článku sa však zameriame na koncept obchodných protokolov.
Zápis zo stretnutia
Obchodné stretnutia sú neoddeliteľnou súčasťou všetkéhoprocesov v podnikateľskom prostredí. Môžu sa konať oficiálne, berúc do úvahy určený čas, a to iba v kancelárii. Veľmi populárne sú aj neformálne obchodné dni. V druhom prípade sa zaobídete bez potvrdenia protokolu konverzáciou. Ak je schôdza oficiálna, musí byť napísaná v súlade so všetkými pravidlami.
Tajomník alebo iná osoba vedie zápisnicumať také právomoci. Aby ste udržali krok s konverzáciou, pokúste sa prísť na približný zoznam problémov, o ktorých sa bude na schôdzi diskutovať. Nebude tiež nadbytočné mať hlasový záznamník, aby ste nezmeškali podrobnosti, pretože protokol predstavuje veľmi podrobný popis obchodnej udalosti.
Mená prítomných osôb by sa mali zaznamenať atiež neprítomný. Môžete si robiť poznámky o polohe každého, kto prišiel na schôdzku, aby ste bezchybne označili autorstvo určitých slov.
Na začiatku každého stretnutia je určené poradie zvažovania záležitostí. Nezabudnite si to doslovne zapísať.
Ak sa na schôdzi hlasovalo, uveďte tovýsledky (koľko ľudí hlasovalo „za“ a koľko „proti“). V prípade, že sa stretnutia zúčastnil malý počet účastníkov, máte možnosť označiť aj mená všetkých voličov.
Neodkladajte vykonávanie protokolu na pomocnú horák, pretože počas tejto doby môžete zabudnúť na podrobnosti stretnutia.
Rokovací protokol
Rokovania sa líšia od bežného obchodného stretnutiaskutočnosť, že zvyčajne diskutujú o jednej alebo niekoľkých otázkach, ktoré zohrávajú veľkú úlohu pre obe strany. V tomto prípade je protokol príležitosťou zaznamenať všetky nuansy rozhovoru a požiadavky strán. Zvažovaná otázka nie je vždy vyriešená hneď po prvých rokovaniach, takže riaditelia alebo iní zamestnanci potrebujú čas a úplné informácie o stretnutí.
Protokol o rokovaniach je vypracovaný na rovnakom princípe ako akýkoľvek obchodný dokument.
Musí obsahovať dátum opísanéhoudalosti, číslo dokumentu a celé meno. Ďalej nasleduje úvod, ktorý musí obsahovať zoznam prítomných a hlavné otázky na diskusiu.
V hlavnej časti sú informácie zvyčajne rozdelené do trochčasti: „Počul“, „Hovoriť“, „Rozhodol“. V úplnej verzii protokolu sú slová všetkých rečníkov citované doslovne a v niektorých prípadoch je vypracovaný výpis z protokolu, ktorý duplikuje jeho časť.
