Dokumentácia riadiacich činností a jej základných pojmov

Dokumentácia znamená záznaminformácie v súlade s regulovanými pravidlami, to znamená postupom pri vybavovaní dokumentov v osobitnej objednávke. Keďže proces zaznamenávania údajov je možné vykonať rôznymi prostriedkami, dokumenty v praxi riadiacich činností sú veľmi odlišné - ručne písané, grafické, typografické, fotografické a videomateriály.

Dokumentácia činností riadenia je regulovaný postup, ktorý mu dáva záruku právnej sily - kvality, ktorá je uvedená v zozname platných právnych predpisov.

K dnešnému dňu rôznedokumentačné nástroje: od jednoduchých (napríklad ceruzky a bežné guľôčkové perá) po zložitejšie elektromechanické (vrátane magnetofónu, videokamery, gramofónových prístrojov atď.) a automatizované, počítačové. Metódy dokumentácie závisia aj od použitých prostriedkov. Môže to byť textové, elektronické, filmové a fotografické.

Pri riadiacich činnostiach sa zvyčajne používajú textové dokumenty napísané ručne alebo vytvorené v počítači. Preto sa nazývajú riadiaca dokumentácia.

Dokumentácia sa vždy zaväzujekonkrétny dopravca akýchkoľvek informácií so špeciálnymi podrobnosťami, pomocou ktorého sa potom vykonáva jeho identifikácia. Dokumentácia činností riadenia vytvára prostriedky a dôvody na regulovanie činností tak jednotlivého úradníka, ako aj finančných alebo organizačných činností celého podniku.

Funkčnosť dokumentácie sa môže líšiť,účel, obsah, stupeň utajenia a dostupnosť informácií. Adresovanie faktorov umožňuje jeho klasifikáciu na interorganizačné a externé. Prvá, ktorá nepresahuje rámec jednej inštitúcie alebo organizácie a prebieha medzi jej účastníkmi, sa nazýva služba. Druhá - externá dokumentácia - sa vykonáva medzi organizáciami rôzneho typu, jednotlivými úradníkmi, ktorí si navzájom priamo nepodriaďujú.

Technická dokumentácia sa vykonáva ssúlad so stanovenými normami, ktoré sa líšia pre akýkoľvek typ dokumentov. To je obzvlášť dôležité pre každú riadiacu činnosť, pretože dokumentácia tak nadobúda právnu silu a slúži ako najspoľahlivejší dôkaz pravosti informácií v nej obsiahnutých.

Činnosti riadenia dokumentácieukladá osobitnú zodpovednosť úradníkom alebo riadiacim orgánom, ktoré ich vykonávajú. Takže pri vytváraní akýchkoľvek úradných dokumentov je potrebné dodržiavať súčasné legislatívne normy, registračné pravidlá, ktoré sú celoštátne. Ku každému dokumentu musia byť navyše priložené právne dôležité údaje o organizácii: jej názov a dekódovanie, podpisy a pečiatky vedenia alebo určitého oddelenia podniku, dátum a číslo v registračnej knihe, schvaľovacie pečiatky , atď. Nakoniec, dokumentovanie činností riadenia musí produkovať dokumenty striktne v rámci jeho vlastnej kompetencie.

Dokumenty sa tiež líšia stupňom autenticity.Koncepty alebo kópie hlavnej dokumentácie obsahujú iba určitý text a neobsahujú rovnakú právnu silu ako originály. Dokument, ktorý obsahuje informácie a vyššie uvedené podrobnosti potvrdzujúce jeho pevnosť a spoľahlivosť, sa považuje za pravý.