Arquivo de trabalho de escritório da organização: GOST, instruções, documentos, regras. Recomendações metodológicas para gerenciamento de registros arquivísticos

As regras de registros arquivísticos contêmrequisitos-chave para trabalhar com papéis e materiais que não estejam envolvidos nas atividades atuais da empresa. São formulados de acordo com o quadro regulamentar existente que rege o domínio do processamento, generalização e armazenamento da informação. Os conceitos-chave usados ​​na estrutura da atividade são estabelecidos pela GOST no gerenciamento de registros arquivísticos. Ao compilá-los, foram levados em consideração avanços modernos no uso de meios técnicos e tecnologias de informação avançadas. Considere ainda os fundamentos do gerenciamento de registros arquivísticos.

Esfera de distribuição

Recomendações metodológicas para arquivamentotrabalho de escritório se aplica a agências governamentais. Eles também são obrigatórios para empresas que realizam determinados tipos de trabalho. Em particular, as prescrições são válidas em termos de garantir a descrição, contabilidade, preservação e uso da documentação do Fundo de Arquivo da Federação Russa, classificada como propriedade do Estado.

Subdivisões de empresas que trabalham com cinema,os antecedentes, os vídeos, os materiais fotográficos, as informações cartográficas, científicas e técnicas, as informações telemétricas orientam-se pelas disposições estabelecidas em termos de planeamento e comunicação.

A obrigação e o direito de formar arquivos emOrganizações para o armazenamento temporário de documentos da AF RF está previsto nos Fundamentos da Legislação da Indústria (de 1993), Regulamentos (de 1994 e 1998). O marco regulatório também é formado por atos jurídicos de relevância regional. As regras em questão não se aplicam aos documentos regulamentados pela Lei Federal nº 5.485-1 e pelo Decreto Presidencial nº 1.203 de 30 de novembro de 1995.

Picking

É uma reposição sistemática da base documental das divisões da empresa. A escolha inclui determinar:

1. Origens.
2. A composição dos materiais a serem recebidos.

No âmbito desta atividade, também é realizada a transferência direta de documentos para o arquivo. As fontes são:

1. Subdivisões da empresa.
2. Pessoa física.
3. Estruturas subordinadas.

Composição de materiais

Instruções para gerenciamento de registros arquivísticosestabelece que a aquisição seja efetuada por casos de armazenamento temporário (mais de 10 anos) e permanente. As informações sobre o pessoal também são resumidas. Os casos com um período de armazenamento inferior a 10 anos, via de regra, não são transferidos para o arquivo. Eles estão contidos nas divisões relevantes da empresa. No final do período de armazenamento, esses arquivos estão sujeitos a destruição. As informações individuais são transmitidas a pedido do proprietário. Posteriormente, eles são enviados para o arquivo de estado para manutenção permanente. Os materiais das empresas predecessoras e estruturas subordinadas liquidadas também estão sujeitos a transferência.

Gerenciamento e nomenclatura de registros arquivísticos

Funcionários autorizados que trabalham commateriais de informação da empresa, compõem uma lista sistematizada de casos. É chamado de nomenclatura. Quando ele é formado, os períodos de armazenamento dos materiais são indicados. A instrução sobre a manutenção de registros arquivísticos instrui a divisão autorizada a exercer o controle e a assistência ao serviço de apoio na elaboração da nomenclatura. A lista sistematizada serve de base para a formação de inventários de materiais informativos de armazenamento permanente e temporário (até 10 anos). A nomenclatura também é o principal documento contábil. É utilizado para registrar casos de armazenamento temporário, inclusive aqueles com período inferior a 10 anos. O esquema de sistematização estabelecido pela nomenclatura pode ser utilizado no desenvolvimento de um índice de fichas para atos executados.

Classificação

A gestão de registros arquivísticos é realizada de acordo com três tipos de nomenclaturas:

1. Típica.
2. Aproximado.
3. Individual (para uma empresa específica).

O primeiro determina a composição dos materiais formadosem instituições do mesmo tipo. A nomenclatura genérica é considerada um documento normativo. A sistematização aproximada determina a composição aproximada dos materiais de informação das empresas às quais se aplica, indicando os índices. Possui caráter recomendatório. Os tipos de sistematização especificados são usados ​​na formação de uma nomenclatura individual e são transferidos para ela sem alterações.

Características de preparação

Registros de arquivoos empreendimentos são sistematizados de acordo com a forma estabelecida de acordo com as nomenclaturas das divisões estruturais. Este último deve ser acordado e assinado pelos líderes.

A nomenclatura da empresa é elaborada de forma geralpapel timbrado. É visado pelo chefe do arquivo ou responsável, assinado pelo chefe do serviço de apoio ou por funcionário por ele autorizado. A nomenclatura deve ser aprovada pelo comitê de especialistas, após o que deve ser aprovada pelo diretor da empresa. Após a realização desses procedimentos, os chefes das divisões estruturais da empresa recebem extratos das seções pertinentes.

A nomenclatura para o próximo ano é formada emdurante o último trimestre do período atual. A aprovação é realizada pelo menos uma vez a cada 5 anos. Quando a estrutura e as funções da empresa mudam, uma nova nomenclatura é formada.

A ordem de elaboração dos casos

A formação refere-se a um agrupamento deatua de acordo com a nomenclatura. O trabalho de arquivo da organização inclui a sistematização de materiais informativos de acordo com o nome das pastas. O agrupamento de cópias duplas e rascunho não é permitido. A exceção é a mídia especialmente valiosa. É proibido colocar os papéis a serem devolvidos em pastas.

A gestão do arquivo é realizadacom um trabalho centralizado com materiais pelo serviço de apoio à informação, e com um descentralizado - tanto pelas divisões de estrutura como pelo departamento acima referido. O agrupamento é realizado sob a supervisão direta de pessoas responsáveis ​​pela segurança dos suportes de dados. Se necessário, funcionários do arquivo estadual podem ser envolvidos.

Requisitos Chave

O trabalho de escritório de arquivamento é realizado de acordo com os requisitos de decretos regulamentares. Ao criar pastas com suportes de informações, os seguintes requisitos devem ser observados:

1. Os materiais para armazenamento temporário e permanente são agrupados separadamente.
2. A pasta inclui uma cópia de cada artigo.
3. A pasta deve conter materiais para um ano civil. Existem, no entanto, exceções a esta prescrição. Esses incluem:

• arquivos pessoais formados ao longo de todo o período de trabalho do respectivo funcionário;
• materiais de estruturas eletivas e comissões permanentes com eles, grupos de deputados, sistematizados durante o período de sua convocação;
• trabalhos de instituições de ensino, elaborados e agrupados ao longo do ano letivo;
• materiais teatrais descrevendo a atividade durante a temporada;
• histórico médico e assim por diante.

A pasta deve conter no máximo 250 páginas com espessura de no máximo 4 cm.

Agrupamento de atos administrativos

A gestão de registros arquivísticos envolvesistematização de diferentes tipos de suportes de informação. Isso inclui, entre outras coisas, atos administrativos. Eles são agrupados de acordo com o tipo e cronologia com anexos:

1. Disposições, estatutos aprovados pelo administrativoatos, atuam como anexos a eles. Eles estão agrupados. Se as disposições, instruções, estatutos foram aprovados como atos independentes, eles são sistematizados em casos separados.
2. As encomendas de estruturas superiores e as resoluções sobre a sua implementação são agrupadas de acordo com as áreas de trabalho da empresa.
3. Pedidos relacionados ao pessoalsão sistematizados de acordo com o prazo de validade. Com uma grande quantidade de materiais informativos, é aconselhável agrupar atos relativos a diferentes aspectos do trabalho da empresa separadamente.
4. Pedidos de direção chaveas atividades são sistematizadas separadamente dos atos do pessoal. Por exemplo, uma encomenda de trabalhos de arquivo é incluída numa pasta e, por indicação do chefe da unidade responsável, noutra.
5. Limites, relatórios, estimativas, listas de títulos, planos aprovados, etc. são agrupados separadamente dos projetos por eles.
6. A disposição dos documentos em arquivos pessoais é feita pela ordem de recebimento.
7. As contas pessoais dos funcionários referentes a salários são sistematizadas em pastas separadas. Eles estão organizados em ordem alfabética.
8. Reclamações, sugestões, declarações de cidadãos sobre as atividades da empresa, documentação para sua consideração e implementação são agrupadas separadamente dos pedidos de indivíduos sobre questões pessoais.
9. A sistematização da correspondência geralmente é realizada paraperíodo do calendário em ordem cronológica. Nesse caso, as respostas são colocadas após as perguntas. No caso de renovação de correspondência sobre tema distinto, iniciada no ano anterior, os documentos são incluídos na pasta do período em curso. Neste caso, é indicado o índice do caso do ano passado.

Registro de suportes de informação aceitos para armazenamento

O gerenciamento de registros arquivísticos fornece uma série deinstruções para unidades estruturais que trabalham com atos de papel. O design de mídia pode ser parcial ou completo. Depende do tempo de armazenamento. O registo completo é efectuado em relação a documentos de conteúdo temporário (mais de 10 anos), permanente, bem como actos sobre pessoal. Isso implica:

1. Encadernação / arquivamento de pastas.
2. Numeração de folhas.
3. Redigindo uma página de testemunha.
4. Formação de inventário interno, se necessário.
5. Fazer esclarecimentos aos detalhes da página de rosto. Eles podem se referir ao nome da empresa, ao número de registro da pasta, às datas de término, etc.

Materiais de armazenamento temporário, incluindopor um período inferior a 10 anos, parcialmente emitido. Assim, não é permitido organizar os papéis na pasta, não numerar as folhas, não fazer inscrições de certificação.

Nuances

O trabalho de escritório de arquivo é um tipo de atividade emno âmbito do qual os especialistas garantem não só a segurança dos suportes de informação, mas também a capacidade de trabalhar com eles quando tal surgir a necessidade. Para isso, os atos que compõem as pastas são costurados em quatro furos em uma capa de papelão. Também é permitido vinculá-los, levando em consideração a capacidade de leitura de textos, resoluções, datas, vistos em todos os papéis.

Em preparação para o agrupamento, todo metalos elementos de fixação são removidos. Os materiais destinados ao armazenamento permanente e constituídos por documentos especialmente valiosos ou não formatados estão contidos em pastas de tipo fechado com três abas com amarras ou em caixas especiais.

Em caso de presença no caso de não reclamadodocumentos pessoais (cadernos de trabalho, certificados, carteiras militares, etc.), são colocados em um envelope separado e anexados ao restante dos materiais nele contidos. Ao final das pastas, deverá haver uma folha de certificação em branco. No início da pasta, um formulário para o inventário interno é limitado. Para garantir a segurança e a ordem da disposição dos papéis, cada folha é numerada com algarismos arábicos. Esta regra não se aplica à página de certificação e ao formulário do inventário. O número é colocado em um lápis simples no canto superior direito.

Folha de testemunhas

É elaborado de acordo com o procedimento estabelecido. É indicado em palavras e números:

1. Número de folhas com numeração.
2. O número de páginas do inventário interno.

A folha de certificação também especifica as especificaçõesnumeração. Em particular, é determinada a presença de índices de letras, códigos ausentes, números de página com fotografias coladas, páginas de formato grande, etc. Além disso, a folha indica a presença de brochuras tipográficas na pasta, caso não estejam marcadas na numeração principal. A folha de certificação é endossada pelo originador. As alterações posteriores do estado e da composição da pasta devem constar da mesma com link para os atos pertinentes. Não é permitido colocar a folha de certificação na página de título de uma pasta ou uma página em branco no verso do último documento nela.

Inventário interno

É formado para armazenamento e contabilidademateriais informativos de conteúdo temporário (mais de 10 anos) e permanente. Também é elaborado um inventário interno para os casos criados por tipos de documentos, em cujos títulos seu conteúdo não é divulgado. O formulário deve conter dados sobre os números de série dos atos na pasta, índices, títulos, datas e números de página.

O registro final é anexado ao inventário interno.Indica em algarismos e por extenso a quantidade de documentos que contém, bem como a quantidade de folhas que o compõem. O inventário interno é aprovado pelo compilador. Se a pasta estiver encadernada ou com bainha sem papel timbrado, a folha compilada será colada na parte interna da capa frontal.

Mudanças na composição dos materiais na pasta devemrefletido no campo "Notas". Em particular, refere-se à apreensão, substituição de papéis por cópias, inclusão de documentos adicionais na pasta. Neste caso, são feitas referências aos atos relevantes. Se necessário, um novo registro generalizante pode ser formado para a folha de inventário interno, bem como a inscrição de certificação da pasta.