O sucesso do negócio depende muito de seuorganização correta. Tanto os gerentes quanto os trabalhadores comuns devem saber o que é trabalho de escritório. Quais são seus recursos, que tipos existem e quais documentos regulamentares devem ser levados em consideração ao organizar o fluxo de documentos?
O que é trabalho de escritório
Qualquer organização, independentemente da formapropriedade e características, cria uma variedade de papéis no curso de suas atividades. Podem ser pedidos, cartas e protocolos. Todos eles se referem à documentação organizacional e administrativa.
O trabalho de escritório é a atividade de criardocumentos da organização, realizados de acordo com certas regras e requisitos. Na maioria das vezes, as empresas alocam funcionários especiais que trabalham apenas nesta área. Em pequenas empresas, a função de secretária pode ser atribuída a quase todos os funcionários.
Se você entender a essência da terminologia (o que étrabalho de escritório), então a origem da palavra ficará clara. Esta é, antes de tudo, a fixação no suporte material da informação oficial. Durante este processo, um documento organizacional e administrativo é criado, que posteriormente inicia certas ações.
O próprio termo "trabalho de escritório" surgiu há muito tempo, mas somente em meados do século passado foi formalizado, sendo consagrado em documentos normativos em nível estadual.
Trabalho e fluxo de trabalho de escritório - o que é?
A organização não pode existir independentemente delegislação. Sempre tem trabalho de escritório e fluxo de trabalho. O que é, quais são as características da transferência de papéis, como elaborá-los corretamente? Essas questões são resolvidas por especialistas: secretárias, arquivistas, funcionários do departamento de pessoal.
O trabalho de escritório envolve consertar informaçõesem um meio tangível, a criação de um papel ou ato eletrônico. Com base nela, constrói-se o fluxo documental da organização - o movimento de uma ordem ou carta, iniciando na sua criação e terminando na execução e enviando para o arquivo ou destruição.
Dependendo do local de criação dos papéis comerciaisno que diz respeito aos colaboradores e à gestão da organização, o fluxo de trabalho é dividido em externo e interno. O caminho posterior do pedido, instrução e carta dependerá da fonte.
O fluxo de documentos internos da organização envolve as seguintes etapas:
- criar um documento de rascunho;
- coordenação;
- assinar a minuta, apondo a data e o número do registro; a partir do momento do registro, é considerado oficialmente publicado e aceito para execução;
- trazendo conteúdo para executores e controle;
- execução de prescrições;
- execução do documento executado para posterior armazenamento, dependendo do momento e da necessidade;
- destruição de documentos comerciais expirados ou seu registro para armazenamento em arquivo.
Os estágios do fluxo de trabalho externo geralmente são semelhantes, mas existem algumas diferenças:
- Os documentos chegam à empresa de fora.Podem ser documentos de organizações superiores e inferiores, ramos, regulamentos de autoridades oficiais, ordens judiciais, cartas de cidadãos.
- Todos os papéis comerciais recebidos pela organização passam pelo procedimento de registro sem falha. Ela confirma que eles estão sob controle.
- A próxima etapa é trabalhar com o documento, familiarização ou execução das instruções.
- Se necessário, uma resposta oficial é emitida.
- A última etapa é o registro para armazenamento de longo prazo ou arquivamento e possível destruição.
Além disso, em relação à gestão da organização, distinguem-se os seguintes tipos de workflow:
- ascendente - de subordinados a patrões (notas explicativas);
- descendente - da gerência aos funcionários (ordens);
- horizontal - entre iguais (atos, protocolos).
Todas as etapas da movimentação do documento devem ser registradas em periódicos especiais. Eles podem ser conduzidos de várias maneiras:
- registros de movimentação de documentos;
- cartões de documentos;
- o gerenciamento eletrônico de documentos é mais comum na grande maioria das organizações.
Características dos processos judiciais
Muitas pessoas se perguntam o que é judicialtrabalho de escritório, e qual a sua diferença do geral. Um processo judicial é um conjunto ligeiramente diferente de documentos e evidências materiais. Seu armazenamento e movimentação corretos garantem a transparência do trabalho do sistema de aplicação da lei. O trabalho administrativo judicial, ao contrário do organizacional, não pode ser voluntário. É conduzido por pessoas autorizadas e estritamente controlado. Para ele, todas as etapas são normativa e estritamente definidas, até a destruição.
Funções de secretário
A maioria dos funcionários da empresa tem uma ideia muito vaga do que é papelada e fluxo de trabalho. Para uma secretária, esta é uma atividade profissional.
O secretariado da empresa desempenha a função principal de documentação de gestão. De acordo com a forma e as características do trabalho, a organização do serviço de trabalho de escritório da empresa divide-se nas seguintes modalidades:
- Centralizado - todos os secretários estão em um departamento e se reportam ao secretário-chefe ou à secretária sênior.
- Descentralizada - as secretárias e os funcionários que desempenham suas funções estão dispersos pelas divisões da organização e se reportam a diferentes chefias.
- Misto - mais frequentemente encontrado em grandes organizações.
As características do fluxo de documentos na empresa dependerão diretamente da forma de secretariado adotada.
Instrução para trabalho de escritório
Independentemente do tamanho e da forma de propriedade, emqualquer organização deve ter um ato normativo regulando a movimentação de documentos. O que é uma instrução de papelada e como elaborá-la? Essa questão preocupa não apenas as secretárias, mas também os gestores.
As instruções de gerenciamento de registros são internasato normativo da organização, aprovado por despacho ou diretriz da administração, de validade ilimitada. Nele são detalhadas todas as etapas de aprovação do documento, listas de cargos, cujas assinaturas podem atestar a autenticidade dos papéis oficiais, dá exemplos de inscrições, formulários e formulários.
Manutenção de registros
Em pequenas organizações com um baixo nível de fluxo de trabalho (menos de 200 por ano), não surge a pergunta sobre o que é manutenção de registros. Tudo é decidido pelo esforço dos próprios colaboradores ou mesmo do líder.
Se as funções de manutenção de registros não foremsão diretas ao empregado e não estão especificadas em seu contrato de trabalho, devendo então ser editado decreto sobre a atribuição dessas funções. Este documento deve detalhar responsabilidades, responsabilidades e compensações adicionais.
Recursos de administração de RH
Se a organização empregar pelo menos um funcionário,então os documentos trabalhistas certamente serão criados. A questão do que é administração de RH é especialmente relevante para empresas com um pequeno número de funcionários.
A administração de RH está fornecendomovimentação de documentos específicos relacionados com a atividade laboral dos empregados da empresa. Normalmente, essas funções são desempenhadas por funcionários de uma unidade especial - o departamento de pessoal. Suas funções incluem a recepção, processamento e armazenamento de documentação de pessoal. Incluindo o tratamento de dados pessoais classificados.
O fluxo de trabalho de pessoal geralmente é mantido separado do geral, obedecendo às regras de sigilo e recursos de armazenamento.
Otimização do trabalho de escritório
Apesar do rápido desenvolvimento do digitaltecnologia, muitas organizações acham difícil otimizar o fluxo de trabalho. Eles continuam a conduzir correspondência em papel à moda antiga e mantêm os livros de registro usuais.
Isso é devido a dois fatores:
- resistência às inovações dos funcionários da empresa;
- falta de financiamento.
Os gerentes devem lembrar que a otimização do fluxo de documentos com investimentos consideráveis tem um efeito econômico perceptível.
