Para conduzir adequadamente o trabalho de escritório,você precisa saber o que é uma nomenclatura. De acordo com a definição, a nomenclatura é uma lista compilada de acordo com um determinado sistema, listando as peças, materiais, estruturas que foram utilizadas na produção. Ao compilar essa lista, a cada material mencionado é atribuído condicionalmente um código de números, letras ou uma combinação alfanumérica - um número de nomenclatura.
No trabalho de escritório, a nomenclatura dos casos élista de business papers (ou cases) sistematizados por conteúdos, que são elaborados no decorrer dos trabalhos de qualquer organização. A nomenclatura determina por quanto tempo os artigos devem ser mantidos e em que ordem devem ser redigidos. Por exemplo, em instituições de ensino médio (ginásios), as revistas escolares são mantidas pelo diretor da escola por mais 5 anos após a formatura dos alunos.
Funções principais
A principal tarefa na elaboração de uma nomenclatura de casos épara tornar o trabalho do aparato administrativo mais perfeito, produtivo, para se livrar do aborrecimento burocrático. Soluções rápidas e de alta qualidade para muitos problemas, as atividades de toda a organização muitas vezes dependem da ordem em que os documentos estão contidos, da facilidade com que podem ser encontrados sob demanda, da qualidade de sua classificação e sistematização. A classificação correta permite não só trabalhar rapidamente com documentos, mas também torna mais fácil trabalhar com arquivos e arquivos.
Consideremos com exemplos o que é a nomenclatura dos casos e em que direções ela é mais eficaz.
- Organização de documentos - quando os documentos eramusados em qualquer caso (elaboração de contratos, conclusão de transações, conclusão de processo criminal, relatórios de departamentos planejados, etc.), e depois saíram de uso ativo, de acordo com a nomenclatura, são armazenados nas organizações em uma determinada ordem. Isso se aplica a documentos em papel e documentos eletrônicos armazenados em um banco de dados de computador.
- O conteúdo da informação sobre quanto tempoo documento é mantido por quanto tempo pode ser válido. Cada caso incluído na nomenclatura possui seus próprios termos específicos para preservar os documentos nele incluídos. Quanto mais valioso e importante for um documento, mais tempo ele durará. Ou seja, ao trabalhar com documentos no caso, eles são avaliados imediatamente - uma espécie de exame do valor. Também ajuda a trabalhar com o próprio caso.
- Garantindo a indexação de casos.A nomenclatura de caso é freqüentemente usada no processo de registro de documento, e o índice de nomenclatura de caso torna-se parte integrante do número de registro do documento. Isso pode ser observado na realização de um inventário, quando um inventário é feito em uma unidade de produção ou em uma instituição.
- Serve de referência no estudo da estrutura organizacional da instituição, etc.
- No trabalho de escritório, é considerada a base para o inventário das caixas com período de armazenamento permanente ou temporário e dos registros dos documentos.
- Ele é usado como uma amostra, um diagrama para a criação de um arquivo e uma referência aos documentos usados.
Portanto, um bom conhecimento do que éa nomenclatura e as habilidades para trabalhar com ela são necessárias em qualquer organização ou instituição, em uma empresa. A nomenclatura deve ser aplicada a todas as atividades documentais da instituição.
Classificação de nomenclatura
A nomenclatura possui seus próprios padrões e requisitos de design, eles não podem ser violados. Eles são descritos em manuais de treinamento especiais e instruções para trabalho de escritório.
É comum distinguir três tipos de nomenclatura de negócios:
- típica;
- aproximado;
- individual, projetado para uma organização específica.
O que é uma nomenclatura típica, fica claro pelo nome - são documentos normativos, eles estabelecem a composição de casos usados em organizações do mesmo tipo.
A nomenclatura aproximada é destinada aestabelecer a composição aproximada dos casos iniciados no trabalho administrativo da organização onde esta nomenclatura é distribuída. Essas amostras de trabalho de escritório não são normativas, mas recomendatórias. Uma característica distintiva é que os índices são indicados em documentos desse tipo.
Nomenclaturas clericais típicas e exemplares são desenvolvidas por organizações superiores para suas organizações subordinadas.
Nomenclatura individual - desenvolvidaespecificamente para uma determinada organização e tendo em conta as especificidades das suas atividades. Uma amostra típica ou aproximada é geralmente tomada como amostra e as alterações necessárias são feitas na mesma.
