Os jornalistas valorizam muito a participação emconferências de imprensa, pois permitem receber em primeira mão as informações mais relevantes. Eles são atendidos por representantes de grandes empresas, gente popular. É uma oportunidade de chamar a atenção para qualquer problema, apresentar um novo tipo de serviço, contar sobre os sucessos que a empresa alcançou. Afinal, uma conferência de imprensa é um evento central onde muitas questões e tarefas importantes são resolvidas. Portanto, é importante saber organizar um evento adequadamente.
Grandes organizações interessadas emcobertura objetiva de suas atividades na mídia, planejar com antecedência a frequência das coletivas de imprensa. Além disso, a frequência de tais eventos indica confiança na imprensa e pode criar uma sensação de estabilidade. As organizações de médio porte devem determinar por si mesmas o que será ideal para elas. Na maioria das vezes, os jornalistas são convidados mensalmente ou trimestralmente.
Depois de pensar sobre o tema principal do evento (história sobresituação do mercado, apresentação de novos serviços da empresa, análise das atividades do trimestre), é necessário formulá-la de forma sucinta. Deve soar para chamar a atenção para a próxima entrevista coletiva.
É aconselhável que a coletiva de imprensa não sejacoincidiu com distrito, cidade ou grandes eventos que poderiam distrair uma proporção significativa dos jornalistas. O melhor horário para uma entrevista coletiva será no meio da semana, o mais tardar às quatro da tarde. Também não é desejável que o seu evento coincida com outro semelhante que será realizado pelas autoridades.
Escolher um lugar onde você planeja realizaras coletivas de imprensa devem ser baseadas nas capacidades da organização. A sala deve necessariamente ser espaçosa o suficiente para acomodar no mínimo vinte pessoas, mas, por outro lado, não deve haver muito espaço livre, para não criar a sensação de insignificância do evento. Você deve prestar atenção se há microfones no hall, se necessário, tome cuidado com a presença de telas de projeção. Se jornalistas de TV forem convidados, eles precisam fornecer espaço livre para a colocação de câmeras de TV.
Para preparar e conduzir uma conferência de imprensaforam realizadas em alto nível, é necessário elaborar uma lista dos meios de comunicação cujos representantes participarão do evento. Duas semanas antes da data marcada, são enviados comunicados aos jornalistas, bem como convites, que contêm o tema do evento, o nome do jornalista, a data e o local. Se o endereço estiver em uma rua pouco conhecida, é melhor fornecer ao convite um diagrama de tráfego. Na véspera do evento, para esclarecer o número de convidados, os jornalistas precisam ligar. Afinal, eles podem esquecer o convite ou não receber um comunicado.
A inscrição dos participantes é realizada antes do início da conferência. Posteriormente, o anfitrião do evento recebe a lista completa de jornalistas convidados. Para realizar uma conferência de imprensa criado um clima de hospitalidade, é preciso cuidar de mesas para jornalistas nas quais os nomes da mídia devem ser colocados.
Para jornalistas, especialpacotes de apresentação contendo "apostilas", que incluem um comunicado de imprensa, uma lista de palestrantes na conferência de imprensa de pessoas, materiais promocionais e publicitários.
O secretário de imprensa responsável peloconferências de imprensa, abre o evento, anuncia o seu tema e apresenta as pessoas que dão a conferência de imprensa. Além disso, suas funções incluem monitorar os regulamentos. O secretário de imprensa deve ser capaz de dialogar. Ele deve, quando ocorrer um obstáculo em uma conversa, preencher a pausa que apareceu.
Na mesa em que as pessoas se sentam,em entrevista coletiva, é necessário colocar cartazes com seus nomes e cargos ocupados. Para eventos planejados há muito tempo, deve-se fazer uma pausa para um coffee break, uma ida ao banheiro e salas de fumantes.
