A organização como organismo vivo éum sistema de processos de informação organizados vindos de fora, circulando dentro, criados como resultado. Ao mesmo tempo que nem todos são formados de forma consciente pela direção e / ou colaboradores, a realidade objetiva desempenha um papel significativo.
Um modelo funcional é um sistema de interconexãosistemas: além do planejado, muitos elementos estruturais, processos e funções surgem, entre outras coisas, como resultado de erros de gestão, falta de compreensão do funcionário sobre a tarefa atribuída ou uma avaliação tendenciosa do resultado alcançado pelo gestor. A análise inadequada das influências externas, a duplicação de tarefas, uma variedade de decisões, a psicologia da tomada de decisão e muitas outras circunstâncias são a base para pesquisas que analisam modelos de gestão organizacional e propõem soluções eficazes.
A qualquer momento, pode ser determinado comoparece um modelo de organização funcional em um estado "como está" (COMO ESTÁ). Do ponto de vista dos métodos estabelecidos, é possível analisar as ideias recebidas e formular formas de trabalho mais eficazes e de maior desenvolvimento da organização.
Experiência e técnicas existentes
Técnica de modelagem básica IDEF0 (integradoDefinição de Modelagem de Função) é atualmente apresentada com várias opções e experiências positivas reais. É baseado na ideia de uma partícula indivisível - um bloco que exibe uma determinada função de negócios. Os lados do bloco são seus papéis. Esquerda - entrada, direita - saída, controle superior, mecanismo inferior.
Essa atitude formal em relação à organizaçãopermite representá-lo na forma de blocos interconectados (funções de negócios). Consequentemente, o modelo estrutural da organização é representado por um conjunto de elementos simples. Princípio de decomposição funcional: um bloco - uma função de negócios. O princípio de limitar a complexidade limita o número de elementos em cada diagrama. O princípio do contexto - a essência da função empresarial da própria organização é apresentada como uma combinação de ideias sobre o que foi planejado para ser criado, o que é e como funciona.
Para uma construção objetiva de um modelo de gestãoA organização também é importante a experiência adquirida no desenvolvimento e implantação de estações de trabalho automatizadas, que foi estimulada pelos avanços no desenvolvimento da tecnologia de informática, o surgimento de redes locais e globais.
O resultado da aplicação da técnica:“To be” (TO BE) geralmente representa como um ou outro sistema de informação está sendo implementado, e o processo de desenvolvimento de uma empresa é visto como uma transição de um estado estabelecido para um determinado. Por si só, a aplicação da técnica nem sempre dá um resultado significativo. Nem todo modelo de gestão funcional pode ser adaptado a um ou outro sistema de informação moderno.
Fundação para o início da modelagem
O modelo de organização funcional é muitonão é uma tarefa fácil. Para simplificar o trabalho, deve-se primeiro supor que o componente material está em um estado normal e funciona perfeitamente, e os serviços técnicos da organização fornecem tudo o que é necessário, estruturas de engenharia de controle e o fornecimento dos tipos de energia necessários em quantidades suficientes .
Partindo desse pressuposto, pode-se definir comoparece um modelo funcional para uma determinada organização na posição "como está" (COMO ESTÁ) em sua forma pura. Se mais tarde descobrir que o componente material não se mostrou do melhor lado, outra modelagem será necessária.
Para ter sucesso, antes de ligar o dispositivo, deve-se presumir que a tomada tem a voltagem correta.
O objetivo inicial da simulação
Tendo formulado a função de negócios da organização, seuposição no espaço socioeconômico envolvente, é possível determinar a gama de processos de informação de entrada e de tráfego de saída. Materiais, ferramentas, equipamentos, bem como o resultado do funcionamento da organização: produtos, serviços, atividades socialmente úteis são secundários e são apresentados no decorrer da modelagem como descrições, informações sobre a operação de objetos reais.
Função de negócios comum como um sistema que reúnemuitos elementos e processos são apresentados como um conjunto de blocos que implementam funções de negócios simples. Nesta fase, blocos duplicados são determinados, uma série de tarefas a serem resolvidas é formada.
É muito importante entender os modelos de gestão da organização.
Gestão da organização
Organização fornece gerenciamentoao proprietário, diretor, gerentes, gerentes de vários níveis. Mas o modelo funcional deve refletir a realidade e considerar o pessoal da empresa como um recurso ativo específico.
Não importa quem está construindo o modelo.Pode ser uma organização terceirizada ou seu próprio departamento. A distinção é essencial: administrar uma organização é uma coisa, modelar é algo totalmente diferente.
Para determinar com precisão o estado "tal como está", nãodeve-se guiar-se pela opinião dos funcionários - nesse caso, o pessoal em todas as suas funções é, antes de tudo, o objeto de pesquisa. Eles são descritos por um modelo funcional do processo, que em última análise dá uma imagem completa de todos os processos.
Orientando e orientando ...
A influência da administração e dos proprietários é significativaretarda o processo de modelagem, o que degrada o funcionamento da organização. Isso é evidenciado pela experiência de aplicação da técnica. Construir um modelo “como ele é” no contexto do entendimento de sua gestão tem um caráter pessoal específico.
Escolhido o intérprete, deve ser aceite como facto incondicional: é ele o responsável pelas suas acções e não é obrigado a seguir os conselhos, recomendações ou instruções directas da organização.
Sistemas de informação: a funcionalidade de que você precisa
Reconhecendo conquistas de desenvolvimentosistemas de informação para gestão eletrónica de documentos, contabilidade, logística, etc., temos que admitir que a rigidez das decisões tornou-se uma tradição. Ainda não existem sistemas que possam ir além das tarefas formuladas no início. As tarefas tendem a evoluir, as soluções de software não.
Pegando qualquer sistema existente (por exemplo, "1C:Contabilidade "," 1C: Gerenciamento de Documentos ", eDocLib), você pode não apenas ver o nível das idéias do desenvolvedor sobre sua funcionalidade, mas também enfrentar imediatamente restrições na implementação de certas funções de negócios.
Mas é preciso levar em conta o fato de que, sem aplicar pelo menos um dos métodos existentes, é impossível ter uma ideia de que tipo de funcionalidade é necessária e que é obviamente supérflua.
Tendo introduzido este ou aquele sistema de informação, muitas vezesé necessário refinar algoritmos, desenvolver software adicional. Este é um ponto muito importante para modelar a função de negócio principal de uma organização.
Servidor de informações da empresa
Para a aplicação efetiva dos métodos estabelecidos eformando um modelo funcional como uma estrutura ideal (desejada) de funções e processos, é conveniente considerar uma empresa na forma de, por exemplo, um website. Isso permite que você crie sua própria infraestrutura interna (matriz e divisões remotas), implante nela os programas utilizados (contabilidade, logística, fluxo de documentos) e forneça funcionalidade de acordo com as funções oficiais dos funcionários.
Desta forma, convém não só formalizar as funções de cada elemento (pessoal, equipamentos, programas utilizados, tabelas importantes, etc.), mas também assegurar o seu desenvolvimento no decorrer da actividade da empresa.
"Vinagrete" eletrônico atual
É difícil subestimar as contribuições feitasplanilhas e documentos "Word" na organização da gestão eletrônica de documentos. Do ponto de vista da modelagem e construção de um modelo funcional da organização, analisando os processos de informação, as tabelas e arquivos utilizados são importantes.
Tendo informações sistematizadas sobre osrecursos, é fácil determinar a origem de suas alterações, o consumidor e, acima de tudo, o conteúdo real. A tradição estabelecida geralmente leva ao fato de que documentos eletrônicos completos em seus formatos são incluídos em certos sistemas de gerenciamento de documentos. Do ponto de vista da implementação, isso é aceitável, mas do ponto de vista da eficiência, não é.
Recentemente, eles apareceram e receberam seusdesenvolvimento de ferramentas para criação e processamento de planilhas e documentos utilizando as bibliotecas PhpOffice (PhpExcel e PhpWord). O uso dessas ferramentas permite extrair apenas as informações necessárias de documentos reais e gerar os resultados necessários, que podem ser abertos tradicionalmente em MS Excel e MS Word.
Resumo privado de resultados
Aplicação de técnicas funcionais popularesmodelagem, sistemas de informação selecionados, programas de contabilidade e logística, combinados em um único sistema de informação proprietário (servidor), permite que você crie o modelo desejado de gestão organizacional. E com a ajuda de ferramentas como o PhpOffice, você pode dar flexibilidade, possibilidade de desenvolvimento.
Infelizmente, sem programação adicionalraramente é possível construir o sistema de informação desejado. No entanto, é muito importante levar em consideração o entendimento alcançado sobre a funcionalidade dos produtos de software usados.
Em particular, uma planilha moderna éem primeiro lugar, a funcionalidade necessária e seu conteúdo real é o reflexo real de um ou outro bloco funcional no modelo estrutural. Se tomarmos "1C: Contabilidade" como exemplo, você notará que sua estrutura e funcionalidade refletem totalmente a realidade. Ao mesmo tempo, o suporte técnico do fabricante nivela a rigidez do sistema, proporcionando ao consumidor a oportunidade de receber a funcionalidade desejada que reflete mudanças no espaço de negócios da informação.
Força Maior: Circunstâncias Imprevistas
Fazendo menção em seus relacionamentos internos e externossobre circunstâncias de força maior, a organização atesta de forma confiável sua ignorância de como sair desta ou daquela situação. E, assim, assina automaticamente a eliminação garantida de obrigações.
A capacidade de uma organização em cumprir suas obrigações é essencial para os parceiros, para os clientes e para seus próprios funcionários, ou seja, para o ambiente socioeconômico ao seu redor.
A Fórmula da Empresa Ideal
A natureza é expediente, todos os seus organismospensado nos mínimos detalhes e capaz não só de responder adequadamente a qualquer mudança no ambiente, mas também de se recuperar de forma independente, sem interferências externas.
Uma organização ideal é aquela que, em essência,"não existe", mas sua função está sendo executada. Quando uma organização se ajusta organicamente ao meio socioeconômico que a cerca, passa a ser sua parte insubstituível e se desenvolve adequadamente, só então esse ambiente garantirá a vida da empresa e cuidará dela como parte de seu corpo.
Loop reverso
O resultado de qualquer simulação de qualquer organização- em primeiro lugar, a base para repetir o processo. A modelagem é um nível mais alto de programação de realidade, menos formal e rígido do que a construção de sistemas de informação.
Qualquer programa (como mostra a experiência) podeser melhorado porque se resolve por si mesmo. Isso possibilita revisar o algoritmo da solução, seu resultado e avaliar com mais competência os dados de entrada.
O modelo construído é um programa de ordem superior. Quando implementado, ele fornece uma experiência prática inestimável e é um bom motivo para voltar ao início.
