Verdien av et godt designet personelldokumentasjonen er vanskelig å overvurdere. Personaldokumenter er konsolidering av viktige juridiske fakta på papir. Og enhver feil fra en personalansvarlig vil medføre negative konsekvenser for både arbeidstakeren og arbeidsgiveren, og det er derfor det er så viktig å følge KDPs regler i personell.
Hva er HR-administrasjon?
KDP - hva er det?Dette er aktivitetsområdet som dokumenterer alle ansettelsesforhold og registrerer informasjon om bemanning og personalbevegelser, noe som resulterer i at alle personellprosedyrer blir dokumentert.
Hva er en KDP fra et juridisk synspunkt?Alle personaldokumenter har juridisk (eller kommersiell) verdi. Ved å bruke dem som skriftlig bevis kan du forsvare din stilling i retten. Så for eksempel kan bemanningstabellen, ordre på personell og lønn til lønn tjene som grunnlag for å oppnå eller bekrefte skatte- og profittfordeler.
KDP - hva er det og hva er det til?De fleste av de riktige HR-dokumentene inneholder ekstremt viktig informasjon. Det er på grunnlag av denne dokumentasjonen at det er mulig å bekrefte arbeidstakers rettigheter, for eksempel når man registrerer førtidspensjon på grunn av arbeid i helseskadelige bransjer.
KDP - hva er det for den sosiale sfæren?Dokumentarregistrering av arbeidsforhold spiller en viktig rolle for å sikre pensjons-, sosiale og andre garantier som blir gitt til ansatte i samsvar med gjeldende lovgivning. Alle lovgivningsmessige og lovgivningsmessige handlinger knyttet til arbeidsrett er nødvendige for kvalitetsarbeidet til enhver personalspesialist.
Vedlikeholde et kontrollrom - hva er det og hva er det?
Registrering av arbeidsbøker og kontrakter er,selvfølgelig, en veldig viktig del av arbeidet til enhver ansatt i personaltjenesten, men personaladministrasjon er imidlertid ikke bare begrenset til disse øyeblikkene. Alle dokumenter som må være tilgjengelig med en personaloffiser kan deles inn i to hovedblokker.
Den første gruppen inkluderer både lovgivningsmessige og vedtekter som tydeliggjør normene for arbeidsvern og arbeidsrett. Alle dokumenter av denne art er bindende.
Den andre gruppen er dokumentasjon av anbefalingskarakter: retningslinjer for personalregistrering og lederarbeid.
Det er viktig for en personalarbeider å vite hvilken avdokumenter er bindende for et bestemt foretak og trer i kraft bare under visse omstendigheter. Dette vil unngå negative erfaringer når du arbeider med personalinspektører.
Når du oppretter personaldokumentasjon, bør følgende regler følges:
- interne dokumenter (deres utseende, framgangsmåte for utvikling og godkjenning) kan være praktisk og forståelig spesielt for en gitt virksomhet eller organisasjon;
- ekstern dokumentasjon er utarbeidet i henhold til allment aksepterte regler slik at disse dokumentene har juridisk kraft;
- lagring av personaldokumentasjon utføres under hensyntagen til arkivvesenets regler og krav.
Utarbeide instruksjoner for personalregistrering
Instruksjoner for KDP - hva er det?Faktisk er dette en detaljert guide til organisering og drift av en personalavdeling eller tjeneste. Organisasjonssjefen utpeker en person som er ansvarlig for utviklingen av dette dokumentet. Vanligvis gjøres dette av HR-sjefen, advokaten eller hovedregnskapet. Organisasjonssjefen kan også utarbeide instruksjoner om KDP (dette praktiseres ofte i små selskaper). Når instruksjonen er klar, må den godkjennes etter ordre fra direktøren eller lederen, samt sertifiseres av signaturene til alle interesserte tjenestemenn. Alle ansatte gjør seg kjent med instruksjonene under en personlig signatur.
De viktigste problemene som reguleres av dette dokumentet:
- liste over obligatoriske personaldokumenter fra organisasjonen;
- prosedyren for å utarbeide dokumenter som regulerer arbeidsforhold;
- regler for utarbeidelse av personaldokumentasjon;
- prosedyren for dokumentflyt i personalavdelingen;
- kontroll over utførelse av dokumenter;
- prosedyren for å overføre saker fra OK til arkivet.
Organisering av KDP
Basert på lovgivningsmessige rettsakter, metodiske anbefalinger, kan du lage følgende ordning for å organisere hele HR-administrasjonen i selskapet:
1. Utvikle dokumenter som er bindende for selskapet (forskrifter, instruksjoner, interne regler, forskrifter om arbeidsbeskyttelse og brannsikkerhet).
2. Juster bemanningstabellen.Som regel har organisasjonen allerede et utviklet bemanningstabell og ansatte som utfører visse oppgaver, men ikke alltid er arbeidsbøker og ansettelsesrekord utarbeidet riktig. Du kan sjekke bemanningstabellen ved å be om informasjon om lønn til ansatte og navn på stillinger i regnskapsavdelingen. Der finner du antall ansatte. Du bør også sjekke riktigheten av de personlige filene til selskapets ansatte og finne ut hvilke dokumenter som mangler.
3. Sjekk konsistensen av informasjon i bemanningstabellen og i ansettelseskontrakter.
4. Kontroller korrekte registrering av OK-ordrer.All personelloperasjon (ansettelse, flytting til en annen stilling, lønnsøkning) må registreres i dokumentene til riktig utvalg. De må signeres av både leder av organisasjonen og den ansatte. Alle mangler bør rettes.
5. Sjekk riktigheten av å fylle ut arbeidsbøker.
6. Å registrere personlige filer til ansatte, hvis de ikke ble ført tidligere.
7. Forbered de nødvendige bøkene og tidsskriftene.
8. Lag en ferieplan.
9. Gruppepersonalsaker.
10. Lag en liste over saker.
Revisjon av KDP
Personalrevisjon er gjennomføring aven omfattende analyse av all personaldokumentasjon, og kontrollerer at den overholder kravene i gjeldende lovgivning, lokale lover og protokoller. Riktig organisering av HR-administrasjon er en presserende sak, og ignorerer det som kan medføre visse risikoer.
I løpet av personellrevisjonen er det ikke lett å sjekkekorrektheten av dokumentasjonen, men også dens samsvar med gjeldende lover. En revisjon av personaldokumenter er et effektivt verktøy for å løse problemer som oppstår i et selskaps finansielle og økonomiske aktiviteter.
Typiske feil når du registrerer en KDP
En revisjon av HR-dokumentasjon lar deg markereen rekke grunnleggende feil som gjentas mange ganger i forskjellige selskaper og organisasjoner. I små institusjoner er det oppretting av mange lokale protokoller, som faktisk bare dupliserer hverandre, eller, enda verre, motsier hverandre. All arbeidsflyt for personell må være enhetlig og minimert.
Vanlige feil er også:
- mangel på godkjent informasjon om arbeidsformer og hvile i institusjonen eller dens uoverensstemmelse med dataene som er foreskrevet i arbeidsavtalen;
- manglende prosedyre for beregning og utbetaling av lønn;
- feil i bemanningstabellen;
- mangel på tarifisering av lønn;
- brudd på de ansattes rettigheter når de etablerer regler for arbeid med personlig informasjon og personopplysninger;
- en feil utarbeidet arbeidsavtale.
Dette er ikke hele listen. For å unngå feil i personaldokumentasjonen, er det nødvendig å følge standardene, lovgivningen og metodiske anbefalinger strengt.
