לעתים קרובות, במיוחד בארגונים קטנים,מנהל משרד הוא מזכיר רגיל. עמדה זו נשמעת איתנה הרבה יותר, והעובדה שתפקידיו של מנהל משרד שונים מאלה של מזכירה (אם כי בהחלט יש להם הרבה מן המשותף) לעתים רחוקות מדאיגה מישהו במקרה זה.
מה האחריות של עובד זה? ראשית, תפקידיו של מנהל משרד כוללים עבודה עם מסמכים. העובד מקבל את ההתכתבות שהתקבלה, רושם אותה, מעביר אותה לנמען, במידת הצורך, שולח אותה לארכיון. הוא גם מקבל בקשות מעובדים אחרים, מעביר אותם לחתימה למנכ"ל, מאשר אותם עם חותם ואז מחזיר להם. תפקידיו של מנהל המשרד כוללים עבודה עם תיעוד פנימי: הדפסת הזמנות וביצוען, אחסונן, שליחתם לארכיון וחשבונאות, עבודה עם התכתבות יוצאת. במידת הצורך עליו להיות מסוגל לעבוד עם כל ציוד משרדי: פקס, סורק, מכונת צילום, כמו גם מסמכים מסוג והדפסה. הכנת הנחות לעריכת מצגות, פרוטוקול פגישות, פגישה וקבלת אורחים ולקוחות החברה הם גם חובותיו של מנהל המשרד.
לעתים קרובות עובד צריך להתמודד איתותפקידי מזכירות מסורתיים: חלוקת בני זוג או בכירים מוזמנים בבתי מלון, הזמנת חדרים, כרטיסי טיסה וכרטיסי רכבת. בהתאם למפרט החברה, מנהל המשרד עצמו יכול להיות נציג של החברה שלו במשא ומתן עסקי, וכן לבצע חלק מתפקידיו של מנהל משאבי אנוש: מציאת עובדים חדשים, יצירת תוכניות תמריצים והכשרה, הגשת מועמדות למשרה. לפעמים הוא עוסק ביישום טכנולוגיות המידע, בפיתוח תוכניות חדשות.
האחריות של מנהל משרד כרוכה בידיעה:
- פעולות חקיקה וסטנדרטים השולטים בפעילות המשפטית, המידע והיזמית של החברה.
- יסודות הניהול, השיווק, היזמות והעסקים.
- יסודות הסוציולוגיה, הפסיכולוגיה, אתיקה של תקשורת עסקית, עבודה עם הצוות והציבור.
- נוהל עריכת הצעות עסקיות, דוחות, תוכניות, חוזים והסכמים.
- יסודות הניהול, יסודות הארגונומיה והגנת העבודה.
בנוסף למשימות המפורטות, חובותמנהל המשרד כולל עריכת מלאי במשרד ומתן אספקה הדרושה לעבודה (נייר מכתבים, נייר ואביזרים אחרים) הנדרשים לעבודת העובדים. כמו כן, הוא מחויב לשמור תיעוד של חומרים אלה, להבטיח את הנפקתם, לקבוע את נוהל הקבלה, לארגן ולעקוב אחר התשלום עבור אספקה. תפקידיו של מנהל משרד כוללים פיקוח על מצב הציוד המשרדי, הכולל: קריאה מיידית למאסטר לעבודות תיקון, החלפה מתכלת בזמן (למשל מחסניות), אם תיקון בלתי אפשרי, החלפת ציוד משרדי.
בהתאם לכללים שאומצה על ידי החברה שלהגודל מנהל המשרד מקבל שיחות ופקסים בעצמו, מעביר אותם לעובד הנכון, שולח פקסים ומתקשר ללקוחות ושותפים, או שולט בעבודתם של מזכירים, כולל פיקוח על תרבות נאומם. כמו כן, תפקידיו של מנהל המשרד כוללים פיקוח על מצבו התברואתי של המשרד עצמו, ארגון תיקונים מתוזמנים, קריאת אנשי צוות טכניים לביטול תקלות (למשל, החלפת מנורות או החלפת מתגים).
באופן כללי, רשימה זו עשויה להגדיל אולהתכווץ בהתאם למקום העבודה. לכן, יש לשאול בשלב הראיון מה עושה מנהל המשרד (חובות עבודה של עובד בחברה זו).
