כל ארגון, ללא קשר לגודלו,בתהליך של ביצוע פעילויות כמעט מכל סוג שהוא עומד בפני הצורך להשתמש בכספים. ואם בדרך כלל משתמשים בתשלומים שאינם במזומן לתשלום עבור החומרים הדרושים או שירותים שהוזמנו, אז תשלום נסיעות וכמה הוצאות אחרות מתרחש בעזרת מזומנים. לשם כך נוצר קופה רושמת בארגון, ויש לנהל את חשבונאות עסקאות המזומנים בהתאם למעשי החקיקה והתקנות.
ארגון השליטה בכספיםמתבצעת על ידי מחלקת הנהלת חשבונות, בעוד המאמצים שלה מכוונים לחיזוק משמעת התשלומים, כמו גם להבטיח שימוש נכון וחלוקה של משאבים כספיים. בתורו, חשבונאות על עסקאות מזומנים מרמזת על תיעוד נכון, מלא ומתוזמן, כמו גם על החוקיות של עסקאות מזומן.
סינתטי וגם מעמיק יותרחשבונאות אנליטית של עסקאות מזומנים ומסמכים כספיים כוללת ניהול חשבונות רלוונטיים. לדוגמא, במספר חשבון מסוים 50 (בתרשים החשבונות הוא נקרא "קופאית"), יתרת, קבלה ומשיכה של כל מסמכי המזומנים והמזומנים המתייחסים לכל משרד המזומנים הכללי של הארגון משתקפים. במידת הצורך נפתח חשבון משנה עם המספר 50-1 בשם "דלפק המזומנים של הארגון", ויש לפתוח חשבון נפרד לכל מטבע.
יש צורך בחשבון 50-2 (שם - "דלפק מזומנים תפעולי") אם הארגון מבצע העברת כספים בדלפקי המזומנים של אזורים תפעוליים, משרדי סחורות ונקודות עצירה.
חשבון משנה עם המספר 50-3, הנקרא "מזומןמסמכים ", משקף את בולי הדואר בקופה, כרטיסי טיסה בתשלום מלא, שטרות חליפין, וכן בולי חובה ממלכתיים בסכום העלויות הריאליות (בפועל) שנגרמו במהלך רכישתם. הסוגים שלהם.
כל הארגונים המפעילים להם הם זקוקיםכספים, ככלל, מתקבלים בדלפק המזומנים מחשבונותיהם השוטפים. לשם כך נדרש מסמך אחד נוסף של הטופס שהוקם - הזמנת כסף. בנק השירות נותן שיקים כאלה לארגונים בצורת ספרים המכילים 25 או 50 שיקים.
להזמנות מזומן יש מילוי משלהם,מוסדר במסמכי הרגולציה הרלוונטיים. יתר על כן, ניתן לרשום מסמכים כאלה באופן ידני וגם באמצעות מחשב.
פנקס הקופות הוא מעין רושם.הוא רושם עסקאות מזומנים בסדר כרונולוגי, ונכונות ההתנהלות נשלטת על ידי רואה החשבון הראשי. בארגון יכול להיות רק ספר אחד כזה, והוא חייב להיות ממוספר בבירור, שרוך בקפידה ואטום ללא כישלון. מחיקות ותיקונים במסמכים התומכים בתהליך החשבונאי אינם מקובלים. במקרים חריגים על התיקונים שבוצעו להיות מאושרים על ידי חתימות הקופאית וכמובן רואה החשבון הראשי.
הם יכולים להתמודד עם ביצוע מסמכים במזומןהעובדים הבאים של המיזם: רואה חשבון ראשי, עובד חשבונאות או כל אדם אחר שנקבע על ידי הראש בהסכמה עם רואה החשבון הראשי, דבר שיש לבוא לידי ביטוי במסמך המינהלי הרלוונטי. במקרים בהם מסיבה כלשהי (חברה קטנה) אין מחלקת הנהלת חשבונות וגם רואה חשבון ראשי, ביצוע המסמכים במזומן מתבצע על ידי המנהל עצמו. הבסיס להכנת מסמכים במזומן הם ניירות שונים: שכר וסילוק ושטרות, שיקים, דוחות, חשבוניות.
לתפקוד הרגיל של הארגון,שליטה קפדנית בכל תחומי הפעילות היא תנאי הכרחי. לכן חשבונאות עסקאות במזומן דורשת תשומת לב מיוחדת ושיטוב. בתורו, הניירת הנכונה והבטחת בטיחות הכספים והמסמכים הכספיים מבטיחים סיפוק כל הצרכים הדחופים של הארגון הקשורים למזומנים.
