יעילות הניהול נקבעתעל ידי השגת המטרה, בכל שלבי התנועה לקראת התוצאה, על המנהל להפעיל שליטה ופיקוח על התהליך, המשאבים והמצב. שליטה היא אחת המטלות הפונקציונליות החשובות ביותר של מנהל.
מושג השליטה בניהול
ממשל הכרחי על מנת לעשות זאת ביעילותלארגן פעילויות, להשתמש במשאבים באופן רציונלי ולהשיג יעדים שהוגדרו. באופן מסורתי הבחין ההנהלה בחמש פונקציות בסיסיות: תכנון, ארגון, מוטיבציה, שליטה ותיאום. לכל אחד מהם הספציפיות והמשמעות שלו. אז שליטה, שוטפת או אסטרטגית, היא פעילות חשובה של מנהל בהשוואת תוצאות העבודה עם התוכנית בכל שלבי תהליך הייצור, בדיקת התוצאות לצורך התאמה לתקנים ונורמות, וכן ביטול חריגות שמתעוררות.
חשיבות השליטה מוסברת על ידי הצורךלהסיר אי וודאות לגבי מצב העניינים בחברה ומהלך תהליך הייצור. כמו כן, שליטה היא תנאי מקדים לביצועים מוצלחים. זה מאפשר לך להעריך את המצב ולמנוע הופעת משברים. שליטה ופיקוח הם הכרחיים, אך הם יכולים ללבוש צורות שונות ולמלא מגוון פונקציות. בהתאם לסגנון המנהיגות בארגון, השליטה עשויה להיות מרוכזת בידי מנהל אחד, בדרך כלל ברמה הגבוהה ביותר, או להיות מוקצה למספר עובדים.
פונקציות בקרה
שליטה היא רגע לא נעים גם עבור המנהל וגם עבור המבצע, אך הוא הכרחי. בניהול נהוג לדבר על כמה פונקציות בקרה עיקריות:
- הערכת הסביבה, חיצונית ופנימית.במהלך הבקרה, המנהל אוסף מידע ומסיר אי וודאות בהבנת התהליך הנוכחי. ניהול בקרה מאפשר לך לאתר גורמים שליליים או מאיימים בסביבה החיצונית והפנימית ולמצוא הזדמנויות לחסל אותם או לקחת אותם בחשבון בביצוע הפעילויות.
- תגובה לסטיות.המנהל שולט להיות מודע לכל הפרטים של תהליך הייצור ולהספיק להגיב לשינויים וסטיות. השליטה מאפשרת לך להבחין בטעות ואיומים בזמן ולבנות מחדש את תהליך הייצור.
- הקצאה של משאבים.בקרה טקטית וטכנית מאפשרת שימוש רציונלי ביותר בכסף, בציוד ובמציאת המקום הנכון למיומנויות העובדים. יחד עם זאת, השליטה מאפשרת לזהות עתודות ולהשתמש בהן באופן פרודוקטיבי.
- שמירה על משוב.הפונקציה האינטראקטיבית של השליטה מורכבת מכך שבמהלך יישומה, נוצרת אינטראקציה בין כל מרכיבי המערכת, בין המנהל לבין המבצע.
- הערכת ביצועי הצוות.על מנת להניע עובדים באופן כשיר ולשלם ביעילות עבור עבודתם, יש צורך לבנות מערכת הערכה ברורה, בכך המנהל נעזר בבקרה בכל שלבי הייצור.
סוגי בקרה
המורכבות של תהליך הפיקוח גורמת לכישורי פיקוח מרובים.
על פי תדירות ההליכים מובחנים הדברים הבאים:
- בקרה ראשונית.עוד לפני תחילת העבודה, יש לבצע פעולות למעקב והערכה של משאבי מפתח: חומר, אנושי, ייצור. מטרתו למנוע אפשרות של השלכות שליליות של פעולות המבצעים. זה מאפשר לך לבצע התאמות בתוכנית עוד לפני שהיא מתחילה ליישם ולפני ביצוע טעויות.
- שליטה שוטפת.היא מתבצעת במהלך ביצוע העבודה, מטרתה לזהות בשלב ההתרחשות ולמנוע טעויות וסטיות. מטרתו לעקוב אחר עמידה בנורמות ובתקנים. שליטה שוטפת דורשת זרימה מתמדת של מידע ותיקון מהיר של שגיאות.
- שליטה סופית.היא מתבצעת בשלב של סיכום והערכת הישג התוצאות. המטרה העיקרית של סוג זה של בקרה היא למנוע טעויות דומות בעתיד. הנתונים המתקבלים בשלב זה הופכים לבסיס ליצירת תוכניות חדשות.
בהתבסס על התדירות שלפעולות שליטה מבדילות שליטה אסטרטגית, טקטית ומבצעית. על ידי שיוך פונקציונלי, מומחים מכנים סוגים של בקרה פיננסית, ייצור, שיווק וכוח אדם. ניתן גם להבחין, על בסיס כיוון הפעולה, בין סוגי שליטה חיצוניים ופנימיים.
שליטה אסטרטגית וטקטית
הכלי החשוב ביותר ליישום תוכניותארגונים הם שליטה אסטרטגית וטקטית. משימתם של פעילויות ניהול מסוג זה היא לעקוב אחר דיוק התוכניות והפעולות שננקטו. בקרה אסטרטגית היא בדיקה שיטתית של עמידה ביעדים גלובליים, בתוכניות ובפעולות אסטרטגיות. מטרות הפעילות מסוג זה הן: קביעת נאמנות היעדים הנבחרים לטווח הארוך והדרך הנכונה להשגתם, זיהוי הזדמנויות פוטנציאליות לחברה. שליטה טקטית קשורה לבדיקת השגת מטרות קצרות טווח ומיידיות. הכלי שלו הוא בקרה טכנית שמטרתה לזהות את קפדנות תהליך הייצור בהתאם לתקנות, לתקנים ולתקנות.
שליטה בשלבי ההכנה
כל תהליך הניהול מחלחל לשלביםלִשְׁלוֹט. ישנה מסורת של סיווג מבוים, במקרה זה הם מבדילים: שליטה ראשונית, עכשווית וסופית. כל אחד מהם מבצע תפקידים משלו ויש לו מאפיינים ייחודיים. בקרה ראשונית קודמת לתחילת העבודה; זהו חלק בלתי נפרד מתכנון. מטרתו ליצור תנאים להקמת ייצור יעיל. בשלב זה מעריכים נכונות וכשירות של אנשי הצוות, זמינות המשאבים הדרושים ותיעוד הפעילות.
שליטה נוכחית, בניגוד ראשונית,זמן הזרימה עולה בקנה אחד עם שלבי הייצור. תפקידה העיקרי הוא לשפר את זרימת העבודה. המנהל עוקב כל העת אחר עמידת כל פעולות הייצור ופעולות המבצעים בתוכניות ובתקנים שאושרו. לעיתים שלב זה מכונה גם "בקרת ביניים", המדגיש את התכונה העיקרית שלו - זיהוי ליקויים וסטיות בדרך למטרה. זה חל על הערכת הפיתרון הן למטרות הנוכחיות והן למטרות אסטרטגיות. יש חשיבות מיוחדת לשליטה סופית או סופית. זה שונה מאוד משלבים אחרים במשימותיו ובמהלכו.
שליטה סופית: פרטים
השלב האחרון בתהליך הייצורקשור לפיתרון של כמה בעיות חשובות. זה זיהוי מידת העמידה ביעדים והתוצאות, הערכת עבודת כוח האדם, עריכת רשימת חישובים מוטעיים ושגיאות על מנת להתחיל שלב חדש של תכנון על בסיסם. הבקרה הסופית צריכה להתבצע על פי הקריטריונים שנקבעו, כך שהמבצעים יבינו כיצד נבדקת עבודתם וכיצד הדבר ישפיע על תגמולם. סוג זה של פיקוח קשור להערכת השימוש במשאבים, קביעת יעילותן של אסטרטגיות וטקטיקות והערכת נכונות ההחלטות שקיבלו בעבר. תוצאות שלב זה חשובות ביותר לעתיד הארגון, שכן על תוצאותיו ניתן להימנע מטעויות בעת יצירת תוכניות לעתיד.
הליך בקרה
שליטה, שוטפת וסופית, מתבצעת על פי אותו אלגוריתם.
בשלב הראשון, אז נאסף מידעמגובשים קריטריונים להערכה לכל פעולה ותהליך, ואז נקבעים המטרות ושיטות הבקרה. זהו שלב ההכנה. יתר על כן, השליטה נכנסת לשלב ההערכה בפועל של התהליך והפעולות. השלב האחרון הוא ניתוח המידע שהתקבל וגיבוש המסקנות; זה שם נרדף לבקרה הסופית. כתוצאה מכל הפעולות הללו, צריכה להיוולד החלטה ניהולית.
עקרונות שליטה
על המנהל המפעיל שליטה, שוטף, אסטרטגי או סופי, לזכור את העקרונות הבסיסיים ליישומו. אלו כוללים:
- מועד.צריך להיות זמן מה בין הליכי הבקרה, הוא לא צריך להיות תכוף מדי, כך שהעובד לא ירגיש שהוא לא סומך עליו. אך גם אסור לבצע זאת לעיתים רחוקות מדי, כך שהעובד לא יתרשם שהוא לא נשלט.
- גמישות. עליו להסתגל לתנאים הנוכחיים.
- רווחיות. מטרתו היא חיסכון במשאבים, כך שהיא עצמה לא צריכה לדרוש השקעות גדולות.
