Μετάφραση από τα αγγλικά "time management" -διαχείριση χρόνου. Είναι σαφές ότι στην πραγματικότητα είναι αδύνατο να το ελέγξουμε. Αυτό αναφέρεται στην ομαλή χρήση του εργασιακού και προσωπικού χρόνου, που υπολογίζεται σε λεπτά, ώρες, ημέρες, εβδομάδες. Η διαχείριση χρόνου είναι ο λογιστικός και λειτουργικός σχεδιασμός.
Η φιλοσοφία και η πρακτική της διαχείρισης του χρόνου είναι μια σχετικά νέα επιστήμη που απέκτησε παγκόσμια δημοτικότητα μόλις τη δεκαετία του '80 του εικοστού αιώνα. Υπάρχουν ακόμα πολλοί μύθοι και παρανοήσεις γύρω της.
Τα βασικά
Προσπαθώντας να εφαρμόσετε ένα πρόγραμμα διαχείρισης χρόνου στομια συλλογικότητα εργαζομένων, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι το σύστημα είναι κατανοητό και δεν είναι προσβάσιμο σε όλους, κατά συνέπεια, δεν θα το αντιληφθούν και δεν θα αφομοιωθούν όλοι. Αν ένας άνθρωπος ζει άσκοπα, δεν προσπαθεί για τίποτα και ο χρόνος τον βαραίνει, αυτός και η διαχείριση του χρόνου είναι δύο αντίθετα πράγματα. Για χάρη της παραγωγικότητας, θα πρέπει κανείς να καθορίσει τους στόχους που επιδιώκει ένα άτομο που κατανοεί αυτήν την επιστήμη. 4 φάλαινες της διαχείρισης χρόνου:
- βελτιστοποίηση χρόνου?
- προγραμματισμός ημέρας?
- παρακολούθηση χρόνου?
- οργάνωση κινήτρων.
Έχοντας κατανοήσει τις αρχές λειτουργίας καθενός από αυτά, θα είναι δυνατό όχι μόνο να εργαστείτε με τη μέγιστη αποτελεσματικότητα, αλλά και να διατηρήσετε την υγεία, το σθένος και το φωτεινό μυαλό.
Dwight Eisenhower Matrix
Σε μαθήματα διαχείρισης χρόνου για αρχάριους, προπονητέςπροτείνουμε τη χρήση του πίνακα που αναπτύχθηκε από τον 34ο Πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών. Ο Αϊζενχάουερ θεώρησε την ικανότητα γρήγορης πλοήγησης και ιεράρχησης των βασικών δεξιοτήτων ενός επιτυχημένου ατόμου. Προσπαθώντας να βελτιστοποιήσει τον χρόνο του σε έναν ατελείωτο κύκλο υποθέσεων, ο αρχηγός του κράτους δημιούργησε μια μήτρα που λειτουργεί σύμφωνα με την αρχή: "Δεν είναι όλα τα σημαντικά θέματα επείγοντα, δεν είναι όλα τα επείγοντα θέματα". Αυτό είναι ένα οπτικό βοήθημα διαχείρισης χρόνου για μαμάδες και επιχειρηματίες, οικοδόμους και καλλιτέχνες, που σας επιτρέπει να σχεδιάζετε αποτελεσματικά και να κατανέμετε πόρους ορθολογικά.
Αρχή λειτουργίας
Το Matrix θα αποδώσει καρπούς εάν οι στόχοι είναι πραγματικοί και τεθούν σωστά. Πριν ολοκληρώσετε την επόμενη εργασία, πρέπει να απαντήσετε σε δύο ερωτήσεις:
- Είναι σημαντικό?
- Αυτό είναι επείγον;
Με βάση την απάντηση σε αυτές, υπάρχουν 4 τύποι περιπτώσεων:
- Σημαντικό επείγον.
- Ασήμαντο επείγον.
- Μη επείγον σημαντικό.
- Ασήμαντο μη επείγον.
Η ζωή μας ρίχνει συνεχώς επείγοντα θέματα.Ως προς τον βαθμό σπουδαιότητάς τους, ο καθένας δίνει την απάντηση ανεξάρτητα. Μιλώντας για επείγον, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι αυτό το κριτήριο είναι αντικειμενικό. Για παράδειγμα, ένας συμμαθητής με τον οποίο δεν έχετε δει για 5 χρόνια τηλέφωνο, ζητά να κλείσει ραντεβού με τον συγγενή του και να βοηθήσει στην εύρεση εργασίας. Σπουδαίος? Επειγόντως? Συμφωνείτε με τους στόχους σας; Τι τύπος πρέπει να είναι;
Σημαντικό επείγον
Αυτές οι εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν αμέσως.Είναι ζωτικής σημασίας και σχετίζονται άμεσα με τους στόχους της ζωής σας. Όλες οι ασκήσεις διαχείρισης χρόνου προέρχονται από την πραγματική ζωή, επείγοντα ζητήματα προκύπτουν απρογραμμάτιστα και, συχνά, χωρίς δική σας υπαιτιότητα. Για παράδειγμα, ένα παιδί που χρειάζεται φροντίδα, κακή υγεία, δυσκολίες στην εργασία κ.λπ.
Ικανότητα σε τεχνικές διαχείρισης εργασιών καιο ικανός σχεδιασμός θα μειώσει στο ελάχιστο τον αριθμό των επειγόντων σημαντικών θεμάτων. Εάν η προϋπόθεση δεν πληρούται και τα επείγοντα ζητήματα συσσωρεύονται από το πουθενά, αξίζει τον κόπο να επανεξετάσουμε τους στόχους για το εγγύς μέλλον και να ενισχύσουμε την αυτοπειθαρχία.
Η αξιοπιστία είναι η κύρια πηγή σημαντικών επειγόντων περιστατικώνπεριπτώσεις. Η αδυναμία να πούμε «όχι» μας κάνει εκείνους στους οποίους άλλα άτομα αναθέτουν σημαντικά επείγοντα ή μη καθήκοντά τους. Οι λόγοι για τη δυσκολία στην άρνηση είναι διαφορετικοί, αλλά πρέπει να συνεννοηθείτε και να πάρετε μια απόφαση με ισχυρή θέληση. Ανατρέξτε στα δικά σας επείγοντα θέματα, ζητήστε μια παύση ή καθορίστε ένα χρονικό πλαίσιο που λειτουργεί για εσάς, προτείνετε να αναθέσετε σε άλλον υπάλληλο (βοηθό, συνεργάτη κ.λπ.) να εκτελέσει την εργασία. Κάντε μια απροσδόκητη ερώτηση στον εμπνευστή: τι μπορεί να κάνει; Το πιο σημαντικό, μην χάνετε το στόχο σας. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι η συνεχής παραμονή στον τρόπο εκτέλεσης επειγόντων και σημαντικών εργασιών απαιτεί μέγιστη συγκέντρωση και αφοσίωση, η οποία στο εγγύς μέλλον θα οδηγήσει σε επιδείνωση της ευημερίας. Δεν έχουμε χρόνο να σταματήσουμε, να ξανασκεφτούμε τι συμβαίνει, να αξιολογήσουμε το αποτέλεσμα, στο τέλος, απλώς καίγουμε.
Σημαντικό μη επείγον
Η περιγραφόμενη παραλλαγή συμπεριφοράς ότανδιαχείριση χρόνου - διαχείριση χρόνου, περιέχει μια λίστα εργασιών, κατά την εκτέλεση των οποίων μπορεί κανείς να δείξει βαθμό, σύνεση. Έχετε χρόνο να εξετάσετε κάθε βήμα. Αυτή είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να εφαρμόσετε τις δεξιότητες θεωρητικού σχεδιασμού που έχετε μάθει στην πράξη.
Οι ειδικοί λένε ότι οι άνθρωποι που χτίζουν τουςμια επιχείρηση ή μια καριέρα που βασίζεται σε αυτή την αρχή, επιτυγχάνει εξαιρετικά αποτελέσματα. Η ύπαρξη αποθέματος χρόνου επιτρέπει μια διεξοδική και ουσιαστική προσέγγιση για την επίλυση προβλημάτων, την πραγματοποίηση πλήρους σχεδιασμού, την αξιολόγηση και τον χαρακτηρισμό των ενδιάμεσων αποτελεσμάτων και την ευελιξία.
Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει περιπτώσεις που σχετίζονται μεαπαραίτητη ρουτίνα: προπόνηση, μέριμνα για τη δική σας υγεία (συμμόρφωση στην καθημερινή ρουτίνα, διατροφή, πρόληψη ασθενειών κ.λπ.). Ο χρόνος δεν πρέπει να παραμελείται, γιατί σημαντικά μη επείγοντα θέματα μπορεί να γίνουν επείγοντα.
Ασήμαντο επείγον
Σύμφωνα με τους κανόνες της ακραίας διαχείρισης χρόνου, τα πάνταθα πρέπει να αποκλείονται από την καθημερινότητα, γιατί αποσπά την προσοχή από σημαντικά επείγοντα και μη θέματα. Κοινά ασήμαντα πράγματα: παράλογες συναντήσεις, μακροχρόνιες τηλεφωνικές συνομιλίες, επισκευή / ρύθμιση εξοπλισμού. Συχνά τα καθήκοντα που θέτει ένα άτομο στον εαυτό του σε αυτό το στάδιο σχετίζονται με την ικανότητα και τον επαγγελματισμό των άλλων, επομένως είναι σκόπιμο να τα αναθέσετε. Για παράδειγμα, το ψυγείο χάλασε, γιατί να κάθεστε για ώρες πάνω από τις οδηγίες, να παρακολουθήσετε βίντεο για την επισκευή του και να κάνετε ανεπιτυχείς προσπάθειες να επιστρέψετε την προηγούμενη λειτουργικότητά του, όταν μπορείτε να επικοινωνήσετε γρήγορα με τον εργοδηγό και να του αναθέσετε την εργασία; Τότε θα υπάρχει χρόνος για να λύσετε πραγματικά πιεστικά προβλήματα που απαιτούν την προσοχή σας.
Μη επείγον ασήμαντο
Η απάντηση στο ερώτημα στη διαχείριση χρόνου είναι όπως όλοι οι άλλοινα συμβαδίσει, έγκειται στον πλήρη αποκλεισμό τέτοιων εργασιών από την καθημερινή ζωή. Είναι ανελέητοι τρώγοντες του ελεύθερου χρόνου. Εάν οι καταστάσεις από το προηγούμενο τετράγωνο αποσπούν ελαφρώς την προσοχή από τους κύριους στόχους, τότε τα μη επείγοντα ασήμαντα θέματα έχουν αρνητική αποτελεσματικότητα. Μιλάμε για τα αγαπημένα σε όλους κοινωνικά δίκτυα Instagram, Facebook κ.λπ. με άσκοπο σκρολάρισμα στο feed, άδεια αλληλογραφία με φίλους, πολύωρη παρακολούθηση τηλεοπτικών σειρών, «πάγωμα» στα παιχνίδια στον υπολογιστή.
Αυτές οι εργασίες είναι εύκολες και μη δεσμευτικές. Το κύριο κακό τους είναι η ανεπαίσθητη επικάλυψη της φυσικής πορείας του να κάνουν σημαντικά πράγματα.
Αν ο στόχος έχει τεθεί ξεκάθαρα και έχει συγκεκριμέναπροθεσμίες, ο τέταρτος τύπος υποθέσεων θα πρέπει να διαρκέσει ελάχιστο χρόνο, ή καλύτερα, να αποκλειστεί εντελώς. Δεν πρέπει να βυθίζεστε ανιδιοτελώς στη δουλειά, χωρίς να ξεκουράζεστε. Ο κανόνας "εργασία - ώρα, διασκέδαση - ώρα" είναι σχετικός εδώ.
Το Eisenhower Matrix είναι εφαρμόσιμο σε οποιονδήποτε τομέα της ζωής: είτε πρόκειται για διαχείριση χρόνου για μαμάδες που προετοιμάζονται για τις διακοπές της Πρωτοχρονιάς είτε για ειδικό σε μια μεγάλη εταιρεία που υλοποιεί ένα έργο ζωής.
Εάν οι στόχοι τεθούν σωστά, υπάρχει ισχυρή αυτοπεποίθηση και το κίνητρο για δράση είναι ισχυρό, δεν θα πρέπει να υπάρχουν δυσκολίες.
Παρακάτω είναι μια λίστα μεθόδων διαχείρισης χρόνου που θα σας βοηθήσουν να βελτιστοποιήσετε εργασίες διαφόρων προτεραιοτήτων.
Μαθαίνοντας να λέμε όχι
Η καλή ανατροφή και η αυτοσυγκράτηση δεν επιτρέπουναρνούμαστε να ακούμε άσκοπα τις ιστορίες των γειτόνων για ένα θυελλώδες Σαββατοκύριακο, την υποδοχή ενός απρογραμμάτιστου επισκέπτη, τη συμμετοχή στην επίλυση του προβλήματος κάποιου άλλου. Η ακραία διαχείριση χρόνου αναφέρεται σε τέτοιες καταστάσεις ως «τρώγων» του χρόνου που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν πιο παραγωγικά. Το να αποφασίσετε αν θα αρνηθείτε είναι μια ευθύνη που αξίζει να αναλάβετε μια για πάντα. Η ανταμοιβή για τις προσπάθειές σας θα είναι ένας μεγάλος χρόνος στη διάθεσή σας.
Ο κανόνας των «καρώνων και αλόγων»
Το έχετε αναρωτηθεί ποτέχάνοντας πολύτιμο χρόνο σε κάτι που έχει χάσει εδώ και καιρό το νόημά του; Εκτελείτε συνήθως εργασία που δεν απαιτείται πλέον για την επίτευξη του αποτελέσματος; Σύμφωνα με τους ειδικούς, η διαχείριση χρόνου για τις γυναίκες βασίζεται στην επίλυση αυτού του ζητήματος. Το χρονοδιάγραμμα εργασίας θα πρέπει να αναθεωρείται συστηματικά προκειμένου να αφαιρεθούν οι μη ενημερωτικές αναφορές και άλλα πράγματα από αυτό.
Για λόγους σαφήνειας, προτείνουμε να φανταστείτεάλογο που μεταφέρει ένα κάρο. Καθώς κινείται, το καρότσι γεμίζει με νέο φορτίο, με κάθε χιλιόμετρο που διανύεται γίνεται όλο και περισσότερο. Είναι πραγματικά απαραίτητο να περιμένουμε να εξαντληθεί το ζώο προσπαθώντας να τραβήξει ένα συντριπτικό φορτίο; Οι περισσότεροι άνθρωποι (η συντριπτική πλειοψηφία τους είναι γυναίκες) είναι πεπεισμένοι ότι το να δουλεύεις καλά σημαίνει να δουλεύεις σκληρά. Επιβαρύνουν τον εαυτό τους με όλο και περισσότερες εργασίες, μένουν μετά τη δουλειά και δεν μετανιώνουν που πέρασαν το Σαββατοκύριακο εκεί. Το αποτέλεσμα ενός τέτοιου αλτρουισμού θα είναι η μείωση της αποδοτικότητας της εργασίας και η «συναισθηματική εξάντληση» όταν αυτό που κάνετε χάσει το νόημά του.
Η εύρεση μιας λεπτής ισορροπίας μεταξύ προσωπικής ζωής και εργασίας είναι σημαντική. Αυτό είναι το καλύτερο κίνητρο για να μελετήσετε και να εξασκηθείτε στη διαχείριση χρόνου (διαχείριση χρόνου) - να προσπαθήσετε για αυτο-ανάπτυξη και αυτοβελτίωση.
«Τρώγοντας έναν ελέφαντα»
Οι πιο δύσκολες εργασίες - οι πιο απαιτητικές εργασίεςπαγκόσμια κλίμακα. Το βασικό τους πρόβλημα είναι ότι το αποτέλεσμα δεν θα φανεί σύντομα, αλλά θα πρέπει να δουλέψουν σκληρά τώρα. Στα προγράμματα διαχείρισης χρόνου, ονομάζονται μεταφορικά «ελέφαντες». Δεν θα είναι δυνατό να αντιμετωπίσεις όλο τον «ελέφαντα» με μια κίνηση. Για να απαλλαγούμε από αυτό, προτείνεται μια κλασματική λύση στα προβλήματα - η διαίρεση του ζώου σε "μπριζόλες". Τα κομμάτια θα πρέπει να έχουν το βέλτιστο μέγεθος για «φάγωμα» ταυτόχρονα χωρίς ενόχληση και αρνητικά συναισθήματα.
Ένα παράδειγμα διαχείρισης χρόνου για γυναίκες:Ο «αγαπημένος» γενικός καθαρισμός όλων μπορεί να χωριστεί σε πολλά γεγονότα μικρότερης κλίμακας: ξεκινήστε να ταξινομείτε τα περιεχόμενα των ντουλαπιών σήμερα και αναβάλλετε τον καθαρισμό παραθύρων για αύριο. Έτσι, με κάθε βήμα θα είναι πιο εύκολο να προχωρήσουμε.
Το κύριο πρόβλημα είναι ότι η ανατροφή "ελέφαντων"ασχολούμαστε με αρκετούς τόνους μόνοι μας. Αυτό συμβαίνει ενώ αναβάλλετε σημαντικά θέματα για αργότερα. Ακόμα κι αν σκεφτούμε μια εργασία, αλλά δεν αρχίσουμε να την εκπληρώνουμε, ο «ελέφαντας» μεγαλώνει.
Όταν δεν μένει παρά μια λύση στο πρόβλημααποδεικνύεται ότι δεν ήταν τόσο δύσκολο. Το αποτέλεσμα της παρατεταμένης αδράνειας είναι το χαμένο δυναμικό και μια μάζα αρνητικότητας γύρω. Και μόνο η πλήρης ολοκλήρωση του έργου θα φέρει θετική και ενέργεια στη ζωή.
Τεχνική "ελβετικό τυρί"
Η κύρια διαφορά μεταξύ του "τυριά" από την προηγούμενη μέθοδοδιαχείριση χρόνου στην επίλυση του προβλήματος όχι «από το κεφάλι μέχρι την ουρά», αλλά με αυθαίρετη σειρά. Καλό είναι να ξεκινήσετε με εύκολα προσβάσιμες περιοχές, η λύση των οποίων θα δώσει θετική διάθεση και θα προσθέσει αυτοπεποίθηση. Το καθημερινό «ροκάνισμα» μικρών τρυπών στο τυρί θα οδηγήσει ανεπαίσθητα στην πλήρη κατανάλωσή του.
Χαρακτηριστικό παράδειγμα: όταν αρχίζει να γράφει ένα άρθρο, ο συγγραφέας μελέτησε κάποια πτυχή περισσότερο από άλλες ή απλώς ενδιαφέρεται για αυτό το θέμα. Από αυτό το θέμα πρέπει να αρχίσετε να εκφράζετε τις σκέψεις σας σε χαρτί.
Για να επιτευχθεί η μέγιστη απόδοση εργασίας, οι περιγραφόμενες μέθοδοι θα πρέπει να εφαρμόζονται σε ένα συγκρότημα. Ο συνδυασμός τους θα είναι ατομικός, ανάλογα με τους στόχους και τις ιδιαιτερότητες της δραστηριότητας.
