في كثير من الأحيان ، خاصة في المؤسسات الصغيرة ،مدير المكتب هو سكرتير عادي. يبدو هذا الموقف أكثر صلابة ، وحقيقة أن واجبات مدير المكتب تختلف عن واجبات السكرتير (على الرغم من وجود الكثير من القواسم المشتركة بينهما) نادرًا ما تقلق أي شخص في هذه الحالة.
ما هي مسؤوليات هذا الموظف؟ بادئ ذي بدء ، تشمل واجبات مدير المكتب العمل مع المستندات. يقبل الموظف المراسلات المستلمة ، ويسجلها ، وينقلها إلى المرسل إليه ، إذا لزم الأمر ، ويرسلها إلى الأرشيف. كما أنه يقبل الطلبات من الموظفين الآخرين ، ويمررها إلى الرئيس التنفيذي للتوقيع ، ويصدق عليها بختم ، ثم يعيدها. تشمل واجبات مدير المكتب العمل مع الوثائق الداخلية: طباعة الأوامر وتنفيذها ، والتخزين ، وإرسالها إلى الأرشيف والمحاسبة ، والعمل مع المراسلات الصادرة. إذا لزم الأمر ، يجب أن يكون قادرًا على العمل مع أي معدات مكتبية: فاكس وماسحة ضوئية وآلة تصوير بالإضافة إلى طباعة المستندات وطباعتها. يعد إعداد المباني لعقد العروض التقديمية وحفظ محاضر الاجتماعات والاجتماعات واستقبال الضيوف وعملاء الشركة من واجبات مدير المكتب.
في كثير من الأحيان يتعين على الموظف التعامل معهاواجبات السكرتارية التقليدية: توزيع المرافقين المدعوين أو المديرين التنفيذيين في الفنادق وغرف الحجز وتذاكر الطيران وتذاكر القطار. اعتمادًا على تفاصيل الشركة ، يمكن لمدير المكتب نفسه أن يكون ممثلاً لشركته في مفاوضات الأعمال ، بالإضافة إلى أداء جزء من واجبات مدير الموارد البشرية: البحث عن موظفين جدد ، وإنشاء برامج حوافز وتدريبية ، والتقدم لوظيفة. في بعض الأحيان يتعامل مع تنفيذ تكنولوجيا المعلومات ، وتطوير برامج جديدة.
تشمل مسؤوليات مدير المكتب معرفة:
- القوانين والمعايير التشريعية التي تحكم الأنشطة القانونية والمعلوماتية والتجارية للشركة.
- أساسيات الإدارة والتسويق وريادة الأعمال والأعمال.
- أساسيات علم الاجتماع وعلم النفس وأخلاقيات الاتصال التجاري والعمل مع الموظفين والجمهور.
- إجراءات إعداد مقترحات الأعمال والتقارير والخطط والعقود والاتفاقيات.
- أساسيات الإدارة وأساسيات بيئة العمل وحماية العمال.
بالإضافة إلى المهام والواجبات المدرجةيشمل مدير المكتب إجراء جرد في المكتب وتوفير المستلزمات اللازمة للعمل (القرطاسية والورق وغيرها من الملحقات) المطلوبة لعمل الموظفين. كما أنه ملزم بالاحتفاظ بسجلات لهذه المواد ، والتأكد من إصدارها ، وتحديد إجراءات استلام وتنظيم وتتبع مدفوعات التوريدات. تشمل واجبات مدير المكتب مراقبة حالة المعدات المكتبية ، والتي تشمل: استدعاء السيد على الفور لأعمال الإصلاح ، واستبدال المواد الاستهلاكية في الوقت المناسب (على سبيل المثال ، الخراطيش) ، إذا كان الإصلاح مستحيلاً ، استبدال المعدات المكتبية.
اعتمادًا على القواعد التي تتبناها الشركة ومؤسساتهاحجم مدير المكتب إما يقبل المكالمات والفاكسات بنفسه ، أو يحيلها إلى الموظف المناسب ، أو يرسل الفاكسات ويتصل بالعملاء والشركاء ، أو يتحكم في عمل السكرتارية ، بما في ذلك مراقبة ثقافة حديثهم. أيضًا ، تشمل واجبات مدير المكتب مراقبة الحالة الصحية للمكتب نفسه ، وتنظيم الإصلاحات المجدولة ، واستدعاء الموظفين الفنيين لإزالة الأعطال (على سبيل المثال ، استبدال المصابيح أو مفاتيح التبديل).
بشكل عام ، قد تزيد هذه القائمة أويتقلص حسب مكان العمل. لذلك ، من الضروري أن تسأل في مرحلة المقابلة عما يقوم به مدير المكتب (واجبات عمل الموظف في هذه الشركة).
