"العوالق" ، "managery" - كل هذه التعاريف المحايدة تشير إلى عمل موظفي المكتب. لكن هل هذا العمل عديم الفائدة؟ مدير المكتب - من هذا؟ ما هو نطاق واجباته؟
مدير المكتب - من هذا؟
مدير هذه المنطقة هو مكتبمدير أو مسؤول. ينظم العمل المكتبي ، كونه صلة إعلامية مهمة بين الموظفين والرؤساء والزبائن والموظفين ، إلخ.
كلما كان نشاط المؤسسة أكثر نشاطًا ، زادت المشاكل التي تواجهها مع المسائل التنظيمية الصغيرة اليومية والوثائق. تنفيذها وتزويد مدير مكتب.
انه يضمن أن جميع الوثائق الحالية ، وكذلككما تم إضفاء الطابع الرسمي على أوامر السلطات بالطريقة الصحيحة. في الوقت نفسه ، يجب تسليم الأوامر الإدارية في الوقت المناسب لموظفي الشركة ، ويجب أخذ جميع الشكاوى من الزوار بعين الاعتبار ، ويتم تقديم اقتراحات الموظفين إلى السلطات.
وبالتالي ، فإن العمل المكتبي ، وكذلك الاتصالات في الشركة ، تقع جزئيا على عاتق مديري المكاتب.
مكان العمل والراتب
اتضح أن الطلب على هؤلاء المتخصصينعالية بما يكفي ، وربما لا تزال تنمو. ولكن الآن فقط لا توجد فرص وظيفية عمليا. خاصة إذا لم يعد الشخص يمتلك أي مهنة ، باستثناء إدارة المكتب.
بسبب حقيقة أن الواجبات ليست معقدة للغاية ،المنافسة على وظيفة واحدة ، على الأقل في روسيا ، عالية جدًا - 6 أشخاص لكل وظيفة شاغرة. في الوقت نفسه ، الراتب حسب المعايير الحضرية منخفض - 27 ألف روبل.
في العاصمة الثقافية - سانت بطرسبرغ - راتب مماثلالعمال أقل بنحو 5-7 آلاف ، والمنافسة أعلى عدة مرات. كلما ابتعدت عن محيط البلد ، انخفض الراتب وزاد عدد المتقدمين للوظيفة.
الصفات الشخصية الضرورية
يجب أن يكون الشخص الذي يشغل هذا المنصب ودودًا ومؤنسًا ، لأنه في بعض المواقف يتصرف أمام العملاء كممثل للشركة.
يجب أن يكون لدى مدير المكتب خطاب منطقي وكفوء ، فضلاً عن امتلاكه لأخلاقيات العمل ، لأنه غالبًا ما يشارك في تنظيم مفاوضات العمل واجتماعات الشركات.
معرفة مفيدة ، مثل رقم هاتف جيدسيكون كهربائيًا أو خدمة توصيل الغداء مفيدة أيضًا. في الواقع ، في العديد من الشركات ، يتم التحكم أيضًا في الطلب في المكتب ، وكذلك إشباع الموظفين.
مهارات مدير المكتب المطلوبة
- الشرط الأول لمثل هذا الموظف هوواثق من مهارات الكمبيوتر والإنترنت. إذا كان مقدم الطلب ، بالإضافة إلى Word و Excel ، سيمتلك Photoshop أو "Office picture manager" - فهذا سبب آخر لتوظيفه وليس شخصًا آخر.
- سرعة طباعة عالية. تعد القدرة على كتابة النصوص بسرعة أحد الأشياء الرئيسية لمدير المكتب.
- المهارات الإدارية المكتسبة في الوظائف السابقة مطلوبة إذا حصل الشخص على وظيفة في شركة كبيرة.
- المهارات المكتبية. التوثيق هو أحد المسؤوليات الرئيسية لهذا النوع من المتخصصين ، لذا فإن المعرفة الأساسية ضرورية.
- الاستخدام الواثق للمعدات المكتبية. الفاكسات والطابعات والماسحات الضوئية - كل هذا يجب أن يكون من اختصاص مدير المكتب.
- مهارات الاتصال المختصة والدبلوماسي. يجب ألا يتواصل مدير المكتب بشكل صحيح فحسب ، بل يجب أن يكون قادرًا على حل حالات النزاع ، إذا لزم الأمر.
- إجادة اللغة الأجنبية. في الشركات العالمية الكبيرة ، يجب أن يتحدث مدير المكتب على الأقل اللغة الإنجليزية الأساسية.
أحكام عامة لوصف الوظيفة
قد تشير الأحكام العامة إلى:
- من المسؤول عن تعيين مدير مكتب ؛
- من له الحق في إقالته من منصبه ؛
- لمن يقدم الموظف تقاريره ؛
- من يقدم تقاريره إلى مدير المكتب ؛
- الذي يؤدي واجبات مدير المكتب في حالة غيابه ، وما إلى ذلك.
عادة ، يقدم مديرو المكاتب تقاريرهم إلى الرئيس التنفيذي. يخضع مسؤولو المكتب إلى شركات النقل والسائقين وعمال النظافة وما إلى ذلك.
أيضًا ، في الأحكام العامة ، يمكن تحديد الموظف بمستوى المؤهلات الذي يمكن قبوله للوظيفة الموصوفة.
المسؤوليات المباشرة
للسير الذاتية للباحثين عن عمل في كثير من الأحيانيكتب المتقدمون في عمود منفصل المهام التي أدوها في وظيفتهم السابقة في المكتب. هذا يعطي صاحب العمل مزيدًا من المعلومات حول مهارات مقدم الطلب.
ما هي العناصر التي يمكن تضمينها في المسؤوليات المباشرة لمدير المكتب؟
- الإشراف على المكالمات الهاتفية. يجب على الموظف الرد على المكالمات الواردة ، بأفضل ما لديه من قدرة على الإجابة على أسئلة المعارضين ، وكذلك إبلاغ الرؤساء بالمعلومات التي طلب نقلها.
- الإشراف على التوثيق. تخزين المستندات وحسابها ومراقبة المراسلات وتنفيذ الأوامر وما إلى ذلك. - هذه هي المسؤوليات المباشرة لمدير المكتب.
- استنساخ الوثائق. بأمر خاص من الرئيس ، يقوم الموظف بنسخ العمل ونسخه.
- تسجيل الرسائل والطلبات - أي الحفاظ على المراسلات مع الشركاء أو العملاء أو الموردين بناءً على طلب الرئيس المباشر.
قد تتضمن واجبات مدير المكتب ستة أنواع أخرى على الأقل من العمل. ولكن في كل شركة ، يتم تحديد العبء على المتخصصين في هذه الفئة بشكل فردي.
حقوق مدير المكتب
لا تتضمن أي تعليمات صادرة عن مدير المكتب المسؤوليات فحسب ، بل تشمل أيضًا الحقوق.
- لتقديم معلومات كاملة. لأداء مهام معينة ، لمدير المكتب الحق في المطالبة بتوفير هذا القدر من المعلومات ، بما في ذلك المعلومات السرية ، التي يحتاجها.
- للتعبير عن مقترحات الترشيد. إذا كان تنظيم العمل المكتبي يتطلب ابتكارات أو أوامر إضافية من المدير العام ، فيحق للمدير أن يقترح تقديمها.
- تتطلب ظروف عمل مناسبة. إذا تعذر أداء المهام الرسمية بسبب نقص الشروط اللازمة ، فقد يطلب مدير المكتب إنشاؤها.
- التصرف ضمن الاختصاص. بعد دراسة الوصف الوظيفي ، يحق للموظف اتخاذ القرارات وإعطاء الأوامر من تلقاء نفسه ، ولكن فقط في إطار اختصاصه.
هذا ملخص تقريبي للحقوق التي يمتلكها مدير المكتب. يمكن تكميلها أو تقليلها حسب خصائص المؤسسة.
مسؤولية
مدير المكتب هو مهنة كذلكيفترض نوعا من المسؤولية. يتم تحديد نطاق وعقوبة انتهاك القواعد من قبل كل صاحب عمل على أساس فردي. تبدو النقاط الأكثر شيوعًا التي تتحمل المسؤولية عنها في التوصيف الوظيفي شيئًا كهذا.
- للإهمال في واجباتهم. التنفيذ المتأخر للأوامر وأي إهمال آخر هو خطأ الموظف ، والذي من الضروري أن يكون مسؤولاً عنه.
- للكشف عن المعلومات السرية.في عقود العمل وأوصاف الوظائف ، يجب عليك قراءة البنود الخاصة بسرية المعلومات بعناية. من أجل الإفصاح عنها ، يمكنك في أغلب الأحيان أن تفقد وظيفتك.
- لانتهاك مجال الاختصاص. الإجراءات خارج مجال اختصاص الموظف غير مقبولة.
- لانتهاك لوائح العمل ، وما إلى ذلك. إن انتهاك لوائح العمل أو قواعد السلامة من الحرائق أو احتياطات السلامة هو أيضًا مسؤولية الموظف.
إيجابيات وسلبيات المهنة
هذه المهنة ، مثل العديد من المهن الأخرى ، لها عدد من المزايا والعيوب. إذن ، ما هي فوائد العمل كمدير مكتب؟
مراجعات العمال الذين يعملون على هذافي المقدمة ، اربط أولاً وقبل كل شيء بالطلب الكبير على هذه المهنة: بعد أن حصلت على بعض الخبرة في هذا المجال ، ليس من الصعب العثور على وظيفة بأجر أعلى لنفسك. مهارات الأنشطة الإدارية والاقتصادية التي يتم اكتسابها في عملية العمل ذات صلة بالحياة اليومية. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك العمل كمدير مكتب تطوير مهارات الاتصال لديك.
أين تدرس المهنة؟
مدير مكتب من الواضح مما سبق. ومع ذلك ، أين يمكنك تعلم هذه المهنة؟
كلية خاصة من شأنها أن تستعدلا يوجد مديرو مكاتب في أي جامعة. لكن غالبًا ما يريد المدير أن يشغل هذا المنصب شخص حاصل على تعليم عالٍ. أي نوع من التعليم سيكون ليس مهمًا دائمًا - الشيء الرئيسي هو أن المتقدم هو خريج جامعي. في مدن المقاطعات ، يمكن اتخاذ هذا الموقف حتى بعد الصف التاسع من التعليم. تقرر كل شركة على أساس فردي مدير المكتب الذي تحتاجه.
الأهم من ذلك كله ، سيكون صاحب العمل مهتمًا بالخصائص الأخرى للمرشح:
- ما إذا كان قد عمل في هذا المجال من قبل ؛
- مدى جودة مهارات الكمبيوتر.
- هل يعرف العمل المكتبي.
- هل يتكلم اللغات ، إلخ.
لا يمكن تجاهل مهارات الاتصال البشري أيضًا. إذا كان كل شيء على ما يرام وفقًا لهذه المؤشرات ، تزداد فرص الحصول على وظيفة.
