Belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması. Belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması

Bilimsel ve teknolojik ilerleme ve birçok ortaya çıkışımülkiyet kalıpları ticaretin, ekonomik ve sosyo-kültürel bağların genişlemesine yol açmıştır. Toplumdaki keskin yoğun süreçler, yönetim bağlantılarının tam olarak çalışması için gerekli olan bilgi akışı hacmindeki büyümeyi etkiledi.

Belge birleştirme için ihtiyaç nedir

Kapsam ve alan ne olursa olsun:devletin faaliyeti veya endüstrisi, eğitim veya sağlık hizmeti olsun - manuel olarak birleştirme ve yavaş yavaş arka plana gelen belgelerin standardizasyonu. Geçen yüzyılın başından bu yana, sistematikleştirilmelerine ilişkin verilerin işlenmesi aşamalı olarak el kitabından makineleşmeye ve daha sonra otomatik hale getirildi.

Böylece rasyonalizasyon gerçekleşti.kayıt tutma. Bu aşamada “belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonu” kavramı ortaya çıkmıştır. Ancak, iş akışını ve veri işlemeyi iyileştirmenin tüm aşamalarında aynı sorun ortaya çıktı. Kaosun otomasyona getirilmesi imkansızdır, çünkü bu sürecin bir bütün olarak belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonu ile yapılması gerekmektedir. Başka bir deyişle, yalnızca belgeleri düzenleyerek, onları işlemeye ve kullanmaya başlayabilirsiniz.

Birleşmenin amaçları ve hedefleri

Optimizasyon sırasındaki temel noktalarresmi yönetim, ekonomik ve diğer faaliyetler belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılmasıdır. Bu kavramın kısaca açıklanması, iş akışını tek bir sistem olan ortak bir tek biçime getirmek gibi olabilir.

Bu işlem, herhangi bir belgenin doğrudan derlenmesi üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Belgelerin standardizasyonu ve birleştirilmesi ilkeleri aşağıdaki gibidir:

1. Formların birleşik tiplemesi.
2. Aynı tip yönetim kararlarının kabulü sırasında ortaya çıkan veri işleme için aynı gerekliliklerin oluşturulması.
3. Malzemelerin derlenmesi ve tasarımı için çeşitli nitelikteki maliyetlerde önemli düşüş.
4. Endüstri ve faaliyetten bağımsız olarak birçok tek tip veritabanının uyumluluğu.

İş Akışı Özellikleri

Üzerinde herhangi bir faaliyet olduğu anlaşılmalıdırsonunda bir kuruluşun, girişimin, ülkenin liderliği ve yönetimi, her biri bir ya da başka bir işlev haline gelen bir sistemdir. Bunların arasında, genel (veya tipik) olanlar vardır - herhangi bir kurumun faaliyetlerinin karakteristiği olanlar: organizasyonel, idari, yürütme, planlama, muhasebe vb. Bu arada, bireysel kuruluşların faaliyetlerinin özel işlevleri vardır. Örneğin, eğitim faaliyetlerinin uygulanmasına dayanan görevler ve hedefler sadece bu alandaki konular için karakteristiktir.

Belge sistemi nedir?

Yönetim dokümanlarının birleştirilmesi ve standartlaştırılması, aşağıdakilerle ilişkilerine dayanarak oluşturulan bir malzemeler sistemidir:

• oluşum belirtileri;
• amaç;
• endüstri;
• tip;
• derleme gereksinimleri.

Birleşik bir sistemdeki belgeler nelerdir?

Sistem dokümantasyonu olabilirgenel işlevsellik ve endüstri. İlk türe gelince, burada soru olmamalı. Sektörel sistemler, bir işletmenin veya kuruluşun faaliyetlerinin özelliklerini yansıtan iş akışını içerir. Örneğin, gümrük belgelerinin standardizasyonu ve birleştirilmesi, ihraç edilen, ithal edilen malların devlet sınırında kontrol edilmesi ve geçilmesi prosedürlerini düzenleyen malzemeleri içerecektir.

Malzemeler birbirine ne kadar bağlı ve nasılher iki sistemin belgeleri - işlevsel ve sektöre özgü, birbiriyle ilgilidir ve birçok faktöre bağlıdır. Özellikle, bunların önemi, belirli bir organizasyonun faaliyetlerinin doğası tarafından önceden belirlenir. Ek olarak, yönetim belgelerinin birleştirilmesi ve standardizasyonu her zaman organizasyonel, idari veya idari faaliyetlere ilişkin düzenlemelerin oluşturulması anlamına gelmez. Bu arada, devlet organlarının, işletmelerin, bölümlerin ve görevlilerin çalışmalarının temel yönetim, idare, etkileşim ve düzenleme noktalarını içeren organizasyonel ve idari plan dokümantasyonu sektörel ve işlevsel yapılara dayanmaktadır.

Birleştirme ve standardizasyonun ana aşamaları

Standardizasyon ve birleştirme sorunlarıDış ticaret belgeleri genellikle, bu tür sistemler için adli yardım görevi gören bir örgütsel ve idari belge bloğunun zamansız olarak tahsis edilmesi nedeniyle ortaya çıkar.

Bir ticari işletmenin belge akışında zamanında birleşmenin yapılması şu anlama gelir:

1. Tek tip belgesel formlarının yapısı çerçevesinde, uygun bir isimlendirme oluşturulur.
2. Bir belge sistemi oluşturmak için genel model, örnek olarak alınan bir formun kullanımına dayanır.
3. Dokümantasyonun sözdizimsel yapısının kurallarına özel dikkat gösterilir.

Bundan önce, birincilin birleştirilmesi ve standardizasyonuyaratma, doldurma, işleme ve kaydetmenin tüm aşamalarında malzemeler için tüm gereklilikler dikkate alınarak geçirilen belgeler. Bir kişinin psikofizyolojik yetenekleri ile mekanik ve teknik cihazların parametreleri de dikkate alındı.

Standart oluşturmanın özellikleri

Yapılan sonucun not edilmelidir.birleştirme süreci, en sık kullanılan şablonların tek bir yasal forma getirilmesiydi. Hizmetler, ürünler ve iş için geliştirilen standartların açıklamaları federal yasama düzeyinde bulunur. Bu durumda "belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonu" kavramı, gönüllü olarak tekrarlanan kullanım için normları ve özellikleri sabitlemek için devlet faaliyeti tarafından belirlenir.

Standartlar oluşturmanın göreviüretim alanındaki düzen ve ürün, hizmet veya işlerin rekabet niteliklerinde artış. Dış ticaret belgelerinin standardizasyonu ve birleştirilmesi, bilgi ve teknik uyumluluğun sağlanması amacını da güder.

Dış ticaret belgelerinin birleştirilmesiyle ilgili sorunlar

Ek olarak, "standart" terimi yalnızcanormatif içerik belgesi. Yasa, gönüllü olarak zorlayıcı olmayan uygulaması için mekanizmayı açıkça tanımlamaktadır. Devlet standartları hızla ulusal standartlarla değiştirildi. Temel değişikliklerin getirilmesinden sonra, yalnızca dış ticaret belgelerinin standardizasyonu ve birleştirilmesi sorunları aynı kaldı.

Bu güne kadar özellikle akut olan soruihraç edilen ürünler için eşlik eden belgelerin hazırlanması sürecini düzenleyen eyalet standartları. 01.07.2003 tarihli "Teknik Yönetmelik Üzerine" federal yasası tarafından kabul edilen birleşik sisteme göre, içerdiği hükümler, belgelerin korunması için birleşik gereksinimlere tam olarak uymuyor, ancak bugün toplu olarak uygulanmaya devam ediyor.

Gosstandart'ın birleşme ve standardizasyon sürecindeki rolü

Belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması - yolRusya'dan Gosstandart. Teknik, ekonomik, sosyal alandaki tüm Rus sınıflandırıcılar, devlet sicilini geçtikten hemen sonra yasal güç kazanır. Bireysel kanunlarda yer alan tüm gerekliliklerin uygulanması üzerindeki kontrol, Rusya Devlet Standardı ve belirlenen yetki dahilinde devlet tarafından yetkilendirilen diğer organlar tarafından gerçekleştirilir.

Birleştirme ve standardizasyonun ana yönleribelgeler, tek tip numunelerin, şablonların, formların oluşturulmasından oluşur. Bunlar, belge taslağı hazırlamak için, belirli mal türleri için standartlar ve birleşik belge sistemleri için gerekli standartlar olabilir. İkincisi, yerleşik tekdüze kurallara ve taleplere göre oluşturulan bir malzeme sistemidir. Birleşik dokümantasyon sistemi, kural olarak, belirli bir etki alanında yönetim işlevlerinin uygulanması için gerekli bilgileri içerir.

Rusya'daki ana birleşik ve standart sistemler

Bugün, birleşik sistemler arasında aşağıdakiler öne çıkıyor:

• organizasyonel ve idari dokümantasyon yapısı;
• bir bankacılık kurumundaki belge akışını kontrol eden bir sistem;
• muhasebe belgelerinin birleştirilmesi ve standardizasyonu ile kamu sektörü kurumlarında mali belgelerin raporlanması ve muhasebeleştirilmesi;
• istatistiksel belgelerin kapsamı;
• işgücü sorunlarını yöneten bir dokümantasyon sistemi;
• dış ticaretin uygulanması için birleşik belgeler.

Buna göre, yukarıdaki sistemlerin her birinebelirli bir faaliyet alanındaki işleyişi koordine eden merkezi birimler tarafından geliştirilen kendi devlet standardını eklemiştir. Örneğin, Rusya'daki Maliye Bakanlığı, muhasebe ve bankacılık kayıtları için formlar oluşturmaktan sorumludur.

Sırayla, Rosarkhiv şablonları tanımlarorganizasyonel ve idari belgeler. Aynı makamlar, belgelerin ayrıntılarını onaylar. Birleştirilmesi ve standardizasyonu, belirli bir endüstride kullanım için formların oluşturulmasını ima eder.

Standardizasyon sürecindeki belgelerin ayrıntıları ve biçimleri

Belgenin gereklilikleri zorunlu olarak kabul edilirresmi kayıt, malzeme kaydı prosedüründen geçmenin imkansız olduğu bir unsur. Gerekli şartlar arasında imza, mühür, kaşe, tarih, metin vb. Doğal olarak, her bir resmi belge türü için ayrı bir ayrıntı kümesi kullanılır. Aynı zamanda, sistemlerin her birinde, sistemlerden biri için örnek bir belge biçimi oluşturularak birleştirme gerçekleştirilir. Temelde, belirli bir veri tabanında yer alan tüm belgelerin en uygun detayları geliştirilir.

Form, daha önce de belirtildiği gibi,belgenin şablon formu. Belirlenen kapsamda bir belge hazırlamak için böyle bir model, biçimini, kenar boşluklarının ve girintilerin boyutunu, yapısal bir ızgara oluşturma özelliklerini ve ana detayları dikkate alır.

Belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonuörgütsel ve idari yön, herhangi bir kuruluş, kurum, sanayi ve üretim işletmesinin faaliyetlerinde formların basitleştirilmiş kullanımına katkıda bulunur.

Organizasyonel ve idari belgelerin birleştirilmesini ve standardizasyonunu düzenleyen GOST'ler aşağıdakiler için geçerlidir:

• düzenlemeler;
• siparişler ve siparişler;
• çözümler;
• protokoller;
• eylemler;
• mektuplar.

Mektuplar, dahil olmak üzere idari ve organizasyonel nitelikteki sorunlara çözümler kaydeder. faaliyetlerin yönetimi, koordinasyonu ve desteklenmesi:

• Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet makamları (kurucu kuruluşların listesi, mevzuatı ana dil olarak Rusça ile birlikte ulusal dili oluşturan özerk bölgeleri ve cumhuriyetleri içerir);
• İşletmeler ve dernekler, mülkiyet şekli ve örgütsel ve yasal faaliyetler ne olursa olsun.

GOST, yalnızca gereksinimlerin bileşimini belirlemez,aynı zamanda tasarım gereksinimlerinin yanı sıra Rusya Federasyonu Devlet Amblemi ve mevcut konuların amblemi ile formların üretimi, muhasebesi, kullanımı ve saklanması. GOST eki, ayrıntıların şematik bir temsilidir.