İlk etapta herhangi bir işletmenin faaliyetleriİçerik ve tür bakımından farklı, çok sayıda belgenin oluşturulması ile ilişkilidir. Ancak tüm belgelerin değeri yoktur. Bazıları ekonomik, kültürel ve politik hayatı araştırmak için bir kaynak olabilir, çünkü değerli bilgiler taşırlar. Diğer belgeler pratik öneme sahiptir. Bu nedenle, tüm belgelerin rolü aynı olarak kabul edilemez. İncelemenin asıl görevi, tarihsel değerin belgelendirmesini belirlemek ve depolanması için seçmektir. Değer, bilimsel, tarihi, ekonomik, sosyal, kültürel veya politik önemi nedeniyle belgelerin bilgi yetenekleri tarafından belirlenir.
Belgelerin değerinin incelenmesi - tanımlamaDokümanın sosyo-kültürel, bilimsel ve tarihi değeri ve depolama ve saklama sürelerinin belirlenmesi için değer seçimi ilkeleri ve kriterleri temelinde pratik önemi.
Belgelerin incelenmesi yapılır,Kural olarak, işletmede oluşturulan özel bir uzman komisyonu tarafından. Komisyon, dört ila beş kişilik organizasyon başkanının emri ile daha kalifiye çalışanlar arasından oluşturulmuştur. Komisyonun zorunlu üyeleri baş muhasebeci, arşiv başkanı ve dokümantasyon destek departmanı başkanıdır.
Bu süreçte komisyon, uygulama ve arşivleme teorisi tarafından geliştirilen ilkelere dayanmaktadır. Bunlar, kapsamlılık, tarihçilik, sosyo-politik tarafsızlık ve karmaşıklık ilkeleridir.
С учетом этих принципов были разработаны Belgenin inceleneceği kriterler. Kriterler, belgelerin uyması gereken bir dizi özelliktir. Şu anda, verilerin değerini belirlemek için 3 ana kriter grubu bulunmaktadır:
1. kökeni;
2. içerik;
3. dış özellikler.
Belge kaynağı kriterleri grubu aşağıdaki parametreleri içerir:
bir.Belgeleri üreten kişi veya kurumun önemi. Ulusal ekonomi, kamu yönetimi sistemi, bilim, kültür ve diğer endüstrilerdeki rolü ne kadar önemli olursa, veriler o kadar değerli olacaktır.
2. Belgelerin düzenlenme yeri ve zamanı.Tanımlanan olay ile eşzamanlı olarak veya önemli kabul edildikten kısa bir süre sonra kaydedilen bilgiler. Ayrıca, olayın meydana geldiği yerde kaydedilmesi durumunda bilgi daha önemli olacaktır.
3. Dokümantasyon yoğunluğu. Ne kadar az yayın varsa, bilgi o kadar değerli olur.
Bu nedenle, belgelerin değerinin incelenmesi, belirleyici anlarda kamusal yaşamın veya belirli bir kuruluşun tarihini yansıtan belgeleri vurgulamak için tasarlanmıştır.
İçerik kriterleri aşağıdaki temel parametreleri içerir:
1. Bilginin değeri. Benzersiz bilgiler içeren belgeler, inceleme sırasında çok takdir edilecektir.
2. Belge türleri. Çalışma sürecinde, örgütün faaliyetlerinin ve toplum yaşamının en önemli yönlerini kaydetmeye yönelik belgeler tercih edilmelidir.
3. Bilgileri tekrarlayın. Bilgi ne kadar az bulunursa o kadar değerli olacaktır.
Dışa dönük kriterler şunları içerir:
1. Belgelerin gerçekliği. Bilginin gerçekliğini değerlendirmek için belgelerin değerinin incelenmesi de gereklidir. Bir kopyanın değerlendirilmesi durumunda, doğru şekilde çerçevelenmeli ve onaylanmalıdır.
2. Belgelerin yasal gücü. Ofis işleri sürecinde büyük önem taşıyan, daha önce de belirtildiği gibi, belgelerin doğru şekilde yürütülmesidir.
3. Dokümantasyonun korunma derecesi.
4. Sanatsal özellikler.
Bu kriterler şartlı kabul edilir. Belgelerin değerinin incelenmesi, işletmenin amaç ve özelliklerine bağlı olarak başka kriterler içerebilir.
