Stor organisation är stora problem.Företagschefen kommer inte att vara i tid överallt, inte ens med hjälp av suppleanter. För att planera dagen korrekt, för att inte glömma någonting, för att distribuera och kontrollera arbetet behöver chefen en assistent. Vad gör en anställd i denna position, vad ska han kunna göra och veta?
Assistentchef: hans roll i organisationen
I enlighet med logiken för klassificeringen av yrken,godkänd på statsnivå, tillhör assistentchefen den kategori av chefer, eftersom han övervakar nästan alla frågor som rör första personens kompetens.
Samtidigt tolkar vissa organisationerställning som assistentchef som administratör, chef eller sekreterare: de två första positionerna innebär organisatoriska och administrativa funktioner, den tredje - presentation och support. Klassificering av yrken klassificerar dessa typer av arbete i olika kategorier - specialister, tekniska anställda, men endast assistenten rankas som chefer.
Hur definieras omfattningen av arbetsansvaret?
Genom att anställa en biträdande chef ellersekreterare, bör organisationen besluta om den anställdas status, rättigheter och skyldigheter, eftersom kraven på kandidatens utbildningsnivå, kvalifikationer och arbetserfarenhet beror på detta.
- Det räcker för receptionisten att ha en fullständig gymnasieutbildning, och den sökande lärs upp etiketter och tekniker för att arbeta med kontorsutrustning direkt på arbetsplatsen.
- Administratören måste ha minst en kandidatexamen, ha organisatoriska färdigheter och en energisk karaktär och ha viss arbetserfarenhet, beroende på företagets krav.
- En chef, som företrädare för yrkesverksamma, kräver åtminstone en fullständig högre utbildning, arbetslivserfarenhet krävs inte, men företaget bestämmer denna norm efter eget gottfinnande.
- Assistent till huvudet.Denna position innebär samma kvalifikationskrav som för en chef: fullständig högre utbildning, arbetslivserfarenhet i specialiteten i minst 2 år. Förmodligen kommer särskilda personliga egenskaper hos den sökande att krävas och eventuellt vidareutbildning.
Vad är arbetsbeskrivningen för?
Assistentchefen, som tjänsteman,är skyldig att agera inom ramen för sina funktionella rättigheter och fullgöra de föreskrivna funktionerna. Men även om han inte är chef är arbetstagaren skyldig att fullgöra sina arbetsuppgifter i god tro och i tid.
Jobbordningen innehåller inteen detaljerad redogörelse för dessa kompetenser, och även i fall av ett kontrakt är listan över funktioner inte alltid uttömmande. För att undvika förvirring vid fastställandet av en anställds referensvillkor bör arbetsbeskrivningen för assistenten till organisationschefen innehålla detaljerade ansvarsområden, de rättigheter som han har, samt måttet på ansvar för brott mot anställningsavtalet. interna arbetsföreskrifter, skador på arbetsgivaren etc.
Personlig assistentchef
Arbetsbeskrivningen för assistenten är upprättad enligten modell av liknande instruktioner för en ledare eller hans ställföreträdare, med undantag för vissa primära funktioner för strategisk planering och ledning. Förmodligen kommer inte heller assistenten att anförtas anställning och uppsägning av anställda, rätten att förfoga över företagets ekonomiska resurser, utfärdande av fullmakter och andra befogenheter som tillhör chefen personligen.
Lagstiftningen tillåter dock att du delegeraralla funktioner till en betrodd anställd, förutsatt att han har tillräckliga kvalifikationer, kunskap, erfarenhet och befogenhet för att lösa sådana problem. Det är bara viktigt att formalisera den anställdas auktoritet - genom order eller fullmakt.
Samtidigt bör arbetsbeskrivningen för assistenten till företagsledaren återspegla det arbete som han faktiskt utfört.
Typiska avsnitt
Arbetsbeskrivningens struktur är fast iange referensböcker för kvalifikationer och innehåller alla de grundläggande kraven för den anställde och nyanserna i tjänsten, samt dess plats i organisationens organisationsstruktur.
Jobbbeskrivningen "Assistant Manager", som alla andra, bör innehålla följande delar:
- Allmänna villkor. Förfarandet för anställning och uppsägning, underordning och förfarandet för att ersätta en anställd anges här.
- Arbetsfunktioner. En av de viktigaste avsnitten som behöver återspeglas i detalj.
- Anställdas rättigheter.
- Ansvarsgränser för överträdelser.
- Kvalifikationer, yrkeserfarenhet, utbildningsnivå.
- Vad en anställd borde veta i en viss position.
- Förhållandet mellan honom och andra delar av organisationen.
De angivna sektionerna kan inte avkortas, men det är tillåtet att utöka dem och lägga till nödvändiga objekt.
Executive Assistant Jobbbeskrivning: Exempel
Godkänd av:
Direktör (organisationens namn)
signatur
(FULLSTÄNDIGA NAMN.)
godkännandedatum
Jobbbeskrivning "Assistant Manager"
1. Grundläggande villkor
1.1. Professionell kategori "Ledare".
1.2. Accepteras och avskedas från jobbet på order av regissören.
1.3. Underordning: direkt till regissören.
2. Funktioner
Assistent till huvudet:
2.1. Koordinerar arbetet för avdelningar, sektioner och andra avdelningar i företaget i enlighet med direktörens instruktioner, beslut och order.
2.2. Håller reda på tidpunkten för genomförandet av direktörens kontrollorder genom strukturella divisioner.
2.3. Utarbetar en arbetsplan för direktören för nästa arbetsdag och tillhandahåller den till chefen i rätt tid.
2.4. Organiserar och kontrollerar kontorsarbete på företaget, kontrollerar att det uppfyller lagkrav.
2.5. Ger redovisning och registrering av alla fullmakter som utfärdats av direktören.
2.6. Övningshantering av tjänstemän och kontroll över resultaten av deras aktiviteter.
Tillägg beroende på behoven hos en viss organisation och positionens profil.
3. Krafter
Chefens assistent har rätt att:
3.1. Bli bekant med de beslut som fattas om företaget.
3.2. Delta i möten med ledningspersonalen.
Tillägg beroende på behoven hos en viss organisation och positionens profil.
4. Ansvar
Assistentchefen ansvarar för:
4.1.För bristande fullgörande eller felaktig fullgörande av deras skyldigheter enligt denna instruktion, order och order från direktören, den nuvarande lagstiftningen som styr företagets verksamhet.
4.2. För otillräcklig kontroll över underordnade anställdas aktiviteter.
4.3. För utlämnande av information med begränsad åtkomst.
Tillägg beroende på behoven hos en viss organisation och positionens profil.
5. Kvalifikationer
En biträdande chef måste ha en fullständig högre utbildning, profilera arbetslivserfarenhet i minst två år.
6. Måste veta
Gällande lagstiftning, bolagsordning, kollektivavtal (det anges vilka handlingar och normer den anställde ska känna till).
7. Interaktion
Det anges med vem och i vilka frågor assistentchefen samarbetar.
Höll med:
Chef för HR-avdelningen
Signatur
(FULLSTÄNDIGA NAMN.)
Juridisk rådgivare
Signatur
(FULLSTÄNDIGA NAMN.)
Bekant med:
signatur
(FULLSTÄNDIGA NAMN.)
Specificitet av kompetensen hos assistenten till projektledaren
Det antas att projektledning är -anställningen är tillfällig respektive assistenten åtar sig vissa skyldigheter tills projektet är klart. Hans funktionella ansvar beror på specifikationerna och ämnet för projektet samt på behoven hos en viss organisation.
Jobbbeskrivning för assistentchefnär det gäller funktioner kommer projektet att vara mer specialiserat men med en administrativ och organisatorisk färg. Typiska ansvarsområden för denna position finns i kvalificeringshandboken och ändras sedan för att passa situationen.
Är ansvaret för den allmänna biträdande chefen olika?
Arbetsområdena för biträdande generalenregissören och biträdande direktören för allmänna frågor kommer att vara annorlunda. Naturligtvis kommer befogenheterna i det andra fallet att vara snävare fokuserade, eftersom chefen för allmänna frågor inte är ansvarig för alla organisationens aktiviteter utan bara för en separat sektor.
Arbetsbeskrivningen för assistentchefen för allmänna frågor upprättas utifrån funktionerna hos chefen som får hjälp. Följaktligen kommer grunden att vara området för hans ansvar och funktioner.
Jobbbeskrivningen "Assistant Manager" i detta fall är lämplig som bas, du kan bygga vidare på den när du utvecklar nya dokument för relaterade befattningar.
