Organisation av arbete med personaldokumenthar en särskild inverkan på kvaliteten på ledningsapparatens funktion samt på anställdas bildande och arbetskultur. Ju mer professionellt arbetet görs, desto mer framgångsrikt är företaget som helhet.
Internt dokumentflöde för alla företaginnehåller olika aktiviteter för beredning, underhåll, fyllning, kopiering, överföring av affärsinformation. Som praxis visar spenderar cirka sjuttio procent av all tid anställda på dessa evenemang. Det bör sägas att organiseringen av arbetet med dokument blir allt viktigare. Idag anses denna aktivitet vara en av huvudfaktorerna för ett modernt företags konkurrenskraft.
Organisation av arbete med dokument innebärsärskild inställning till mottagen och bearbetad affärsdata, samordning av processerna för att bilda och ändra spridningen av information. Kompetent organisation av arbete med dokument minskar söktiden, ökar noggrannheten, aktualiteten hos data, vilket eliminerar redundans.
Med hänsyn till många års praxis har tre huvudtyper av arbete med dokumentation utvecklats: blandat, decentraliserat och centraliserat.
Den senare formen ger koncentrationde olika struktureringsåtgärder som finns tillgängliga, som drivs av en enda affärsenhet. En sådan enhet kan vara en generaldirektorat eller personalavdelning, kontor etc. En person, som är sekreterare, kan också utföra journalföring. Under alla omständigheter kommer en avdelnings eller en anställds ansvar att inkludera genomförandet av en hel cykel av aktiviteter för behandling av dokument från mottagningstidpunkten till överföring till arkivavdelningen. Dessa aktiviteter innefattar mottagning, bearbetning av företagsinformation, registrering, lagring, kontroll över exekvering, sändning, referens- och informationsoperationer, systematisering innan överföring till arkivet.
Centraliserad organisation av arbete med dokumentanses vara den mest rationella och i detta avseende och mer föredragen. Detta gäller särskilt i småföretag. När du använder denna metod för att organisera dokumentation minskar kostnaderna för informationshanteringsaktiviteter avsevärt. Dessutom förbättras organisationens arbete. Med denna form av organisation av dokumentflöde fungerar kontorsutrustning mest effektivt, enhet uppnås i metodologiska och ledningsaktiviteter relaterade till bearbetning av dokumentation.
Motsatsen till ett centraliserat system ärdecentraliserade systemet. I det här fallet bildas för varje avdelning en egen tjänst för att arbeta med dokumentation. I dessa enheter utförs alla operationer självständigt. Ett decentraliserat system är mer typiskt för de institutioner och organisationer som skiljer sig åt i en territoriellt fragmenterad apparat. Dessutom är detta arbetssystem lämpligt för de företag där dokumentationen kännetecknas av viss specificitet (det finns till exempel ett behov av att skydda informationen).
Den vanligaste formen under tidenär ett blandat system. I det här fallet utförs en viss del av alla operationer (som regel för mottagning och behandling av skickade och mottagna dokument, lagring, replikering) i centralenheten. Samtidigt utförs i företagets strukturella avdelningar aktiviteter för att skriva ut (skapa), organisera, lagra och förbereda för leverans till arkivet.
Valet av ett eller annat system för att arbeta med dokumentation utförs i enlighet med företagets struktur.
