Každá organizácia bez ohľadu na jej veľkosťv procese vykonávania činností takmer všetkého druhu čelí potrebe použitia peňazí. A ak sa na úhradu potrebných materiálov alebo objednaných služieb zvyčajne používajú bezhotovostné platby, potom k platbe cestovných a niektorých ďalších výdavkov dochádza pomocou hotovosti. Za týmto účelom je v podniku vytvorená pokladňa a účtovníctvo o hotovostných transakciách musí byť vedené v súlade s legislatívnymi aktmi a predpismi.
Organizácia kontroly finančných prostriedkovvykonáva účtovné oddelenie, pričom jeho úsilie smeruje k posilneniu platobnej disciplíny, ako aj k zabezpečeniu správneho použitia a rozdelenia finančných zdrojov. Z účtovania hotovostných transakcií zase vyplýva správna, úplná a včasná dokumentácia, ako aj zákonnosť hotovostných transakcií.
Syntetické aj hlbšieanalytické účtovníctvo peňažných transakcií a peňažných dokladov zahŕňa vedenie príslušných účtov. Napríklad na určitom účte číslo 50 (v účtovnej osnovách sa nazýva „Pokladňa“) sa odráža zostatok, príjem a výber všetkých hotovostných a peňažných dokladov týkajúcich sa celej všeobecnej pokladne podniku. V prípade potreby je otvorený podúčet s číslom 50-1 s názvom „Pokladňa organizácie“ a pre každú menu musí byť otvorený samostatný účet.
Účet 50-2 (názov - „Prevádzková pokladňa“) je potrebný, ak organizácia vykonáva pohyb finančných prostriedkov v pokladniciach prevádzkových oblastí, komoditných kancelárií a zastávok.
Podúčet s číslom 50-3, nazvaný „Hotovosťdoklady ", odráža poštové známky pri pokladni, plne zaplatené letenky, zmenky, ako aj kolkové známky štátu vo výške skutočných (skutočných) nákladov vzniknutých pri ich nákupe. Analýza v tomto prípade spočíva v účtovaní peňažných dokladov ich typy.
Všetky prevádzkové organizácie, ktoré potrebujúhotovosť sa spravidla prijíma v pokladni z ich bežných účtov. Vyžaduje si to ešte jeden doklad ustanoveného formulára - peňažný poukaz. Banka poskytujúca služby vydáva takéto šeky organizáciám vo forme kníh obsahujúcich 25 alebo 50 šekov.
Hotovostné objednávky majú svoju vlastnú objednávku plnenia,regulované príslušnými regulačnými dokumentmi. Takéto dokumenty môžu byť navyše vyhotovené manuálne aj pomocou počítača.
Pokladničná kniha je akýmsi registrom.V ňom sa účtuje hotovostné transakcie v chronologickom poradí a správnosť konania kontroluje hlavný účtovník. V organizácii môže byť iba jedna takáto kniha a musí byť zreteľne očíslovaná, opatrne čipkovaná a bezpodmienečne zalepená. Vymazania a opravy v dokumentoch podporujúcich účtovný proces sú neprijateľné. Vo výnimočných prípadoch musia byť vykonané opravy potvrdené podpismi pokladníka a samozrejme hlavného účtovníka.
Môžu sa zaoberať vybavovaním pokladničných dokladovtíto zamestnanci podniku: hlavný účtovník, účtovník alebo akákoľvek iná osoba určená vedúcim po dohode s hlavným účtovníkom, čo by sa malo odraziť v príslušnom administratívnom dokumente. V prípadoch, keď z nejakého dôvodu (malá spoločnosť) neexistuje účtovné oddelenie a tiež hlavný účtovník, vykonávanie hotovostných dokladov vykonáva sám vedúci. Základom pre prípravu pokladničných dokladov sú rôzne papiere: mzdové a zúčtovacie a platobné výkazy, šeky, výpisy, faktúry.
Pre normálne fungovanie podnikunevyhnutnou podmienkou je prísna kontrola všetkých oblastí činnosti. Preto si účtovanie hotovostných transakcií vyžaduje osobitnú pozornosť a systematizáciu. Správne papierovanie a zaistenie bezpečnosti finančných prostriedkov a peňažných dokladov zase zaručujú uspokojenie všetkých urgentných potrieb podniku týkajúcich sa hotovosti.
