Platby v hotovosti sú pohodlné a jednoduché. Väčšina bežných občanov v SNŠ a vo východnej Európe dáva prednosť platu a platbe za tovar a služby za „skutočné peniaze“. K tomu stačí vziať bankovku požadovanej nominálnej hodnoty a dokončiť operáciu. Ak sa však od vás vyžaduje, aby ste kúpili niečo pre svoje domáce podnikanie, kde pracujete, alebo pre organizáciu (napríklad pre škôlku alebo školu), všetko sa dramaticky zmení. Nemôžete ísť len k riaditeľovi a vziať mu peniaze alebo mu dať peniaze na nákup. Aby riaditeľ alebo iný zamestnanec podniku nemal pokušenie zobrať si peniaze pre seba a minúť ich na svoje potreby, a nie na to, čo podnik skutočne potrebuje, vypracujú sa určité dokumenty. Takže napríklad ak chcete dať peniaze na potreby školy, odovzdať zvyšok cestovných prostriedkov alebo vrátiť zmenu po zakúpení kancelárskych potrieb, budete musieť vyplniť pokladničný doklad.
Ide o to, že pre legálnezdruženia, podniky a organizácie majú špeciálne vyvinuté pravidlá, bez ktorých nie je možné sledovať hotovostné transakcie. Tieto pravidlá prijíma štátna centrálna banka a upravujú pohyb hotovosti v podnikoch. V súlade s nimi musí byť akýkoľvek príjem hotovosti formalizovaný došlým hotovostným dokladom. Podľa toho, ak sú peniaze vydané z pokladne, je potrebné vyplniť výdajový hotovostný doklad. Všetky hotovostné príkazy sa zadávajú do špeciálneho denníka. Každá prichádzajúca a odchádzajúca transakcia sa zaúčtuje do pokladničnej knihy objednávok.
Ak chcete zaregistrovať príjem finančných prostriedkov v pokladni,musíte ísť do pokladne, ktorá vám ponúkne vyplnenie formulára o pokladni. Tento dokument je rozdelený do dvoch častí. Prvou je tabuľka obsahujúca kódy pre účtovníctvo (má názov ako pokladničný doklad), druhou je odtrhávací doklad pokladničného dokladu.
Pri vypĺňaní prvej časti formulára je to predovšetkým potrebnézadajte názov organizácie, kód jej činnosti, dátum vloženia peňazí do pokladne, číslo dokladu, účtovné kódy a sumu. Ďalej sa uvádza priezvisko a iniciály osoby, ktorá vložila peniaze do pokladne, slovná čiastka a dôvod vloženia peňazí (prečo sú peniaze vložené). Druhá časť pokladničného dokladu obsahuje iba údaje o osobe, ktorá vložila peniaze, a sumu.
Vyplňovanie pokladničných dokladov by malo byť veľmiopatrne a presne pomocou guľôčkového pera určenej farby (modrá, čierna). Opravy, farebný atrament, gélové perá a ceruzky nie sú povolené. Ak to umožňuje zákon, objednávky je možné vytlačiť na počítači pomocou účtovného programu.
Pripravený pokladničný doklad pokladník pokladníkpotvrdzuje svojim podpisom a prijíma od vás peniaze. Potom musíte do objednávky vložiť pečať. Môže to urobiť hlavný účtovník po skontrolovaní a podpísaní objednávky. Keď je všetko hotové, prijmú od vás peniaze a na oplátku vydajú odtrhávací doklad.
Vždy tlačte na pokladničný dokladvložte do jeho pravej časti, konkrétne na príjmový doklad. Dokazuje to, že ste peniaze nevzali pre seba, nedali ste ich osobne riaditeľovi, ale vložili ste ich do pokladne podniku, odkiaľ sa minú.
Okrem tlače je dôležitou náležitosťou objednávkyjeho registračné číslo. Je pripevnená pokladníkom a dokazuje, že táto objednávka bude zaevidovaná v osobitnom registri - denníku objednávok. Bez tohto čísla je možné príkaz na príjem hotovosti ľahko prepísať alebo jednoducho vyhodiť a peniaze vložiť do vrecka. Je veľmi dôležité skontrolovať prítomnosť registračného čísla, najmä ak ste dostali peniaze na účet a potrebujete sa ohlásiť inej spoločnosti, kde boli peniaze, ktoré ste dostali, použité.
