Cada oficial de pessoal está ciente da existência de uma propriedade resolução. No documento é indicado pelo diretor da organização. Vamos considerar esse requisito em mais detalhes.
Informações gerais
Resoluções Executivas sobre Documentos Expressar uma instrução escrita sobre o procedimento para a execução ou uso do ato. Este atributo está presente em documentos recebidos ou locais. Também resolução é colocada em documentos funcionários de órgãos superiores. Além dos atos oficiais, esse atributo está presente nos apelos dos cidadãos.
Na prática, o conteúdo do registro determina o procedimento para resolver um problema específico, solicitação, consideração do aplicativo. Simplificando, esse atributo expressa a atitude do funcionário em relação ao conteúdo do ato.
Resolução do documento: Amostra
Atos regulatórios determinam a estrutura dos adereços. Ele deve conter os seguintes elementos:
- Iniciais e sobrenome do artista.
- O conteúdo das ações (tarefa).
- Prazo.
- Assinatura do chefe.
- Data
Dependendo do conteúdo da gravação, alguns elementos podem estar ausentes.
Classificação
Como parte das atividades da empresa podem surgirvários problemas de gerenciamento que requerem decisões específicas. Em alguns casos, ações em um problema específico podem ser típicas. De acordo com esta alocação tipos de resolução em documentos. Os detalhes podem ser específicos ou gerais.
Os primeiros são expressos por um verbo de pé no humor imperativo ou de forma indefinida. Eles são dirigidos a indivíduos específicos. Como eles se parecemResoluções gerais sobre documentos? Exemplos você pode trazer: "Para execução", "Nota", etc.
Conteúdo
Resolução de documentos deve refletir as informações em um formato compactado.No entanto, neste caso, as palavras devem ser selecionadas de forma clara e específica. O requisito deve conter uma indicação exaustiva da natureza e do procedimento para a execução do ato. Portanto, a inscrição "Decidir conforme acordado" não pode ser considerada uma resolução. O documento não permite as chamadas instruções preliminares. Entre eles estão os seguintes: “Por favor, venha a mim”, “Responda após as negociações”, etc.resolução no documento pode definir vários artistas. Um funcionário cujo nome é o primeiro é geralmente considerado o responsável.
Tempo
Eles são determinados pelo gerente com base emo conteúdo do documento em consideração. O diretor também pode usar os termos padrão estabelecidos para certos atos. A data de vencimento é indicada em números. A data da própria resolução é estabelecida de maneira semelhante.
Controlar
Se a supervisão estiver previstadocumento, a resolução pode indicar o funcionário específico responsável por ela. Se o controle se estender a parte do ato, os detalhes dos parágrafos ou seções relevantes serão refletidos nos objetos. De qualquer forma, o documento deve ser marcado. Pode ser a palavra "Controle" ou apenas a letra "K". É colocado no lado esquerdo do ato, oposto ao cabeçalho ou a essa parte, sobre cuja execução é estabelecida a supervisão.
Ponto importante
De acordo com regras gerais, o documento não podeparticipar de mais de uma resolução. É permitido indicar vários detalhes se seu conteúdo não for duplicado. Na maioria dos casos, essas resoluções especificam as regras para a execução do documento.
Alojamento
Qualquer chefe deve saber como papelada. Este requisito é colocado na primeira folha do ato emcanto superior. Geralmente está localizado entre o texto e o destinatário. Se for necessário elaborar uma resolução com conteúdo difícil e contenha duas ou mais instruções, ou várias instruções, elas poderão ser colocadas em qualquer espaço livre na frente da primeira folha. Nesse caso, os objetos não devem afetar o texto e ir para os campos.
Para selecionar o texto da indicação é necessárioposicione um pouco em ângulo. Em alguns casos, a resolução pode ser redigida em uma folha separada. Ao mesmo tempo, o ato deve ter uma marca na disponibilidade de tal aplicativo. Além da assinatura, neste caso, o sobrenome e as iniciais do autor são indicados. Tais resoluções são algumas vezes chamadas de "resumos". Este termo é muito comum no governo. Se houver necessidade de emitir uma resolução em uma folha separada, ela poderá ser escrita à mão ou impressa.
Problemas de papelada
Vale dizer que a consideração de atos eregistro de resoluções - os processos são bastante complexos. Um funcionário autorizado deve considerar muitas nuances de natureza organizacional e psicológica. Freqüentemente, a execução dos atos recebidos começa com a execução das resoluções. Nesse sentido, o valor desse atributo como ferramenta de gerenciamento às vezes é absoluto. As regras administrativas de muitas organizações estabelecem que a maior parte da documentação recebida, independentemente do conteúdo e nível de importância, é enviada primeiro à cabeça. Ele examina os trabalhos recebidos e faz as notas apropriadas.
Depois disso, os documentos são enviados paraartistas diretos. Este procedimento operacional tem várias desvantagens. Em primeiro lugar, a duração da espera pelo ato de sua consideração em alguns casos excede o período de trabalho com ele muitas vezes. Além disso, o processo pode levar até 80% do tempo total para a execução da ordem. Além disso, verificou-se que a revisão da correspondência com o chefe leva em média até dois dias por semana. Como resultado, o desejo do diretor de cobrir todo o volume de mensagens recebidas leva a um atraso na execução dos pedidos. Além disso, os gerentes estão constantemente distraídos da resolução de problemas de gerenciamento tópicos.
Possíveis soluções
Existem várias maneiras de resolver problemas.A melhor opção é criar um serviço especial responsável pelo exame preliminar de mensagens recebidas. Os funcionários deste departamento decidirão por si mesmos para quem e para onde transferir o ato. Além disso, deve-se levar em consideração não apenas o destinatário indicado no documento como seu conteúdo. Os especialistas recomendam compilar listas de tipos de documentos, perguntas, funcionários ou departamentos para os quais precisam ser enviados. Essas listas eliminarão a possibilidade de informações supérfluas chegarem às autoridades e agilizarem seu recebimento pelo funcionário adequado.
A liderança deve receber os mais importantesdocumentos. Estes, em particular, incluem ordens, decretos, decretos e outros atos de estruturas superiores. Vale dizer que essa prática causa confusão entre muitos diretores. Os gerentes tentam considerar toda a documentação recebida, argumentando que precisam estar cientes de todos os assuntos da organização. Nesses casos, é possível compilar listas de correspondências recebidas para o dia útil, semana, indicando os funcionários a quem esses ou esses atos foram enviados.
Economia de tempo
Reduzir o tempo para emitir resoluçõesum assistente ou secretário pode pré-desenvolver seu texto padrão e propor ao chefe. Se o diretor concordar com o conteúdo, ele precisará assinar e indicar a data. As resoluções utilizadas podem ser bastante formalizadas. A maioria deles, com exceção de alguns, tem um caractere repetido digitado. Todos eles podem ser reduzidos para 10 a 15 opções e impressos em uma folha. Ao considerar um documento, o líder enfatiza a resolução desejada. Este folheto segue ainda o ato para o artista que desce a escada hierárquica.
Opcional
O conteúdo da resolução determina a ordemexecução do documento, uma solução negativa ou positiva para a questão colocada no ato. Diante disso, muitos diretores nos adereços usam diferentes sistemas de notação. Eles oferecem uma oportunidade de manobra dentro da natureza oficial do trabalho de escritório.
Normalmente, convenções são usadasao apor resoluções de apelações de cidadãos e durante recepções pessoais. Portanto, em uma das organizações, no caso de uma resolução positiva do problema, as instruções incluídas no ato diante dos olhos do cliente não foram aceitas para execução na ausência da marca "Informar". Em outra instalação, a resolução não foi implementada se estivesse escrita em preto e não em tinta roxa. Estabelecer regras "específicas" não é incomum. Freqüentemente, o uso de convenções permite evitar ou, inversamente, resolver rapidamente problemas difíceis que surgem na estrutura do trabalho com a equipe.
