Os documentos existem há muito tempo.Eles apareceram junto com a escrita. As principais funções dos documentos são o registro e posterior transmissão de informações, o registro de informações e seu armazenamento. Na execução destas tarefas são utilizados diversos documentos, inclusive oficiais. As áreas da vida social em que são utilizados são muito diversas.
Classificação
Como afirmado acima, diferentes esferas da vida usam diferentes, incluindo documentos oficiais. Qual a mídia ainda existe?Os documentos podem ser pessoais. Tais documentos são criados fora das atividades oficiais ou do desempenho de funções públicas. Eles incluem correspondência, diários, memórias.
Documento oficial
RF - um país com uma estrutura governamental especial. A legislação está em vigor em seu território, os ramos do governo e as agências governamentais funcionam. A base das atividades deste último são documentos regulatórios oficiais. Esses atos estabelecem a ordem de funcionamento das instituições, os limites de sua competência, os deveres, direitos e responsabilidades dos funcionários. Sua criação é meticulosa e demorada Trabalho. Documentos oficiais são leis, padrões, regras, ordens, regulamentos, etc. A maioria deles tem foco gerencial.
Tipos de papéis
Dependendo do método de registro das informações, existem:
- Documento de texto. Este é um ato em que estão presentes informações de natureza falada. É gravado por qualquer sistema de gravação de som ou qualquer tipo de escrita.
- Eletrônico documento oficial. Esse um documento criado e lido usando um computador.
- Datilografado documento oficial. Esse um ato criado por meios técnicos.
- Escrito a mão documento oficial. Esse papel em que os caracteres são escritos à mão.
Essas categorias de atos são utilizadas nas atividades de empresas e órgãos governamentais. Os serviços de gerenciamento de registros processam e armazenam documentos.
Papéis de gestão
Dependendo da relação com o aparelho administrativo de uma empresa ou autoridade governamental, distinguem-se os seguintes documentos:
- Caixa de entrada.
- Interno.
- Caixa de fora.
As leis também diferem no nível de restrições de acesso. De acordo com este critério, distinguem-se os documentos:
- Segredo. Eles estão marcados com um carimbo especial. Para trabalhar com esses documentos, é necessária permissão especial.
- Simples.
- Para uso oficial. Estes atos também são marcados com o carimbo apropriado. Eles são usados por funcionários de uma agência ou empresa governamental.
Autenticidade
Com base neste critério, os documentos são divididos em:
- Originais.
- Duplicatas.
- Cópias.
O original do ato - o primeiro ou únicouma cópia que tenha valor legal. O original é certificado pela assinatura manuscrita do funcionário, carimbo de aprovação, impressão do selo e possui índice de registro. O original deve conter informações que comprovem sua veracidade. Por exemplo, podem ser informações sobre o local e a hora da criação. Duplicado – uma cópia repetida do original. Este documento também tem força legal. É emitido em caso de perda do original. A cópia é o ato no qual as informações do original e suas características externas são reproduzidas integralmente. No entanto, não tem força jurídica. A cópia pode conter detalhes especiais que atestem sua conformidade com o original. Neste caso, adquire força jurídica.
Método de armazenamento e transferência
Para cada documento oficialé estabelecido o período de permanência no arquivo. Os atos podem ser de armazenamento permanente, temporário (até 10 anos) ou de longo prazo (mais de 10 anos). O prazo é determinado pelo Arquivo Federal e está fixado na lista de documentos. Dependendo do método de transmissão, existem:
- Cartas.
- Mensagens telefônicas.
- Telegramas.
- Faxogramas.
- Telex.
- Mensagens eletrônicas.
Conteúdo
Cada documento oficial é utilizado para fins específicos. Dependendo do conteúdo, os atos de gestão podem ser:
- Organizacional e administrativo. Estes incluem, em particular, cartas, regulamentos, ordens, decisões, instruções, regulamentos, pessoal e assim por diante.
- Referência e informação. Esta categoria inclui telegramas, cartas, explicativos, oficiais, memorandos, atos, certidões, etc.
- Documentos sobre pessoal. Isso inclui arquivos pessoais, pedidos, cadernos de trabalho, inscrições, contratos, currículos, questionários, características e assim por diante.
Estrutura
Existem dois componentes que compõem o oficialdocumento. Este é um elemento informativo e legal. No início dos anos 70. um novo conceito foi introduzido na arquivística. O termo “informação documental” passou a ser isso. Deve ser entendida como informação pública ou formas e tipos de dados diversos processados ao nível do pensamento humano e registados num meio material para processamento e armazenamento. Analisando as definições existentes do documento, identificam-se diversas abordagens à sua interpretação. Ele é:
- Objeto material.
- Portador de informações.
- Informação documentada.
Nomeação
Definições de documentos usadas na práticaenfatizar sua essência informacional. O ato, exibindo a informação, garante assim a sua preservação e acumulação. Ao mesmo tempo, o documento pressupõe a possibilidade de posterior transferência de informações a outras pessoas e sua utilização repetida. Atuando como portador de dados, é parte integrante da organização interna de qualquer empresa, organização ou empreendimento. A informação é utilizada na tomada de decisões administrativas, como prova da sua implementação e fonte de generalização da informação. Além disso, o documento funciona como material para atividades de referência e pesquisa. No âmbito da gestão, é objeto do trabalho e do seu resultado, uma vez que a decisão é registada e consagrada em ato.
Requisitos
São elementos obrigatórios presentes em todos os documentos. Estes incluem, em particular:
- Nome.
- Texto.
- Data.
- Resolução.
- Aprovação/carimbo de aprovação.
- Destinatário, etc
Diferentes atos contêm quantidades diferentesdetalhes. Seu número é determinado pela finalidade de criação do documento, requisitos de conteúdo, finalidade e outros fatores. Em muitos documentos, o número de detalhes é estritamente limitado. Se o ato estiver faltando ou indicar incorretamente algum dos elementos exigidos, ele poderá ser declarado inválido.
