A palavra protocolo está na boca de todos.Funcionários de escritório ouvem-no regularmente durante as reuniões, a polícia o usa em suas atividades profissionais e chefes de Estado e diplomatas são obrigados a cumprir as regras que lhes são ditadas. O que é um protocolo? Vamos descobrir abaixo.
Significado do protocolo
Como um número considerável de outros termos dadosa palavra tem vários significados. Tudo depende do campo de atividade em que o conceito procurado é aplicado. Portanto, vejamos as situações mais comuns em que se costuma falar de um protocolo.
No que diz respeito ao ambiente de negócios, protocolo é um documento que descreve um evento ocorrido (reunião, reunião, conselho de administração, etc.).
Já mencionamos acima sobre a polícia, que também costuma redigir um documento semelhante. Neste caso, entende-se o apuramento do facto da prática de crime ou crime.
No formato internacional, um protocolo é uma coleçãoregras a serem seguidas durante as reuniões oficiais entre funcionários do governo e diplomatas. Por exemplo, existe um protocolo de reuniões de chefes de estado ou de visita ao presidente.
No entanto, neste artigo, vamos nos concentrar no conceito de protocolos de negócios.
Minutos de reunião
As reuniões de negócios são parte integrante de todosprocessos no ambiente de negócios. Elas podem ser realizadas oficialmente, levando-se em consideração o horário marcado e apenas no cargo. Os encontros informais de negócios também são muito populares. No segundo caso, você pode prescindir da confirmação do protocolo da conversa. Se a reunião for oficial, deve ser formalizada por escrito de acordo com todas as regras.
A secretária ou outra pessoa mantém as atastendo tais poderes. Para acompanhar a conversa, tente fazer uma lista aproximada de questões que serão discutidas na reunião. Também não será supérfluo ter um gravador de voz para não perder os detalhes, pois o protocolo é uma descrição muito detalhada de um evento de negócios.
Os nomes dos presentes devem ser registrados etambém ausente. Você pode fazer anotações sobre a localização de todos os que compareceram ao encontro para indicar a autoria de certas palavras sem erros.
No início de cada reunião, a ordem de consideração das questões é determinada, certifique-se de anotá-la literalmente.
Se houve uma votação na reunião, indique-aresultados (quantas pessoas votaram "a favor" e quantas "contra"). No caso de a reunião ter assistido um pequeno número de presentes, pode também assinalar os nomes de todos os que votaram.
Não adie a execução do protocolo indefinidamente, pois durante esse tempo você pode esquecer os detalhes da reunião.
Protocolo de negociação
As negociações são diferentes de uma reunião regular de negócioso fato de que geralmente discutem uma ou algumas questões que desempenham um grande papel para ambas as partes. Nesse caso, o protocolo é uma oportunidade de registrar todas as nuances da conversa e os requisitos das partes. A questão em consideração nem sempre é resolvida imediatamente após as primeiras negociações, portanto, os diretores ou outros funcionários precisam de tempo e informações completas sobre a reunião.
O protocolo de negociações é elaborado de acordo com o mesmo princípio de qualquer documento comercial.
Deve indicar a data do descritoeventos, número do documento e nome completo. A seguir vem a introdução, que deve indicar a lista dos presentes e os principais questionamentos a serem discutidos.
Na parte principal, as informações costumam ser divididas em trêspartes: "Ouvido", "Fala", "Decidido". Na versão integral da ata, as palavras de todos os oradores são citadas na íntegra e, em alguns casos, é lavrado um extrato da ata, duplicando parte dela.
