O estoque de dinheiro envolveverificar a conformidade do dinheiro disponível e do valor indicado no relatório. Tal reconciliação é realizada na empresa em uma base regular, a frequência é determinada pelo chefe da organização e é fixada em sua política contábil.
O estoque de dinheiro no caixa obrigao caixa para parar de emitir dinheiro e aceitar documentos de pagamento no momento da reconciliação. Além disso, o caixa é pessoalmente responsável pela segurança das notas e pela correção de toda a documentação. O caixa da empresa não pode guardar objetos pessoais no local de trabalho, principalmente dinheiro. Qualquer valor excedente é cobrado pela comissão de estoque e não é reembolsável. A pessoa financeiramente responsável deve ser informada sobre isso no momento da posse.
O inventário de fundos é realizadouma comissão de inventário especialmente organizada com base na ordem do chefe da empresa. Essa comissão inclui o contador-chefe, o presidente da administração da empresa e, claro, a pessoa financeiramente responsável. Se necessário, a comissão inclui firmas de auditoria independentes que controlam a imparcialidade e correção desse procedimento. Como resultado, o ato de verificação de inventário é preenchido.
Antes do início da reconciliação, o caixa deveelaborar o último relatório de caixa, em seguida redigir um recibo informando que todos os documentos de pagamento foram apresentados à comissão com o cumprimento das regras. Somente após o cumprimento das formalidades, a comissão de inventário passa a conferir os documentos. Em primeiro lugar, os documentos preenchidos são verificados em relação às amostras estabelecidas e a correcção do preenchimento dos registos principais é monitorizada. Atenção especial é dada ao livro caixa, uma vez que todas as entradas nele devem ser comprovadas por documentação primária. Além do livro estar corretamente enquadrado, ele deve ter uma aparência adequada, ou seja, a presença de um selo, todas as assinaturas necessárias, laços e paginação são verificados.
Existe um limite no caixa de cada empresadinheiro, cujo excedente só é permitido em caso de emissão de vencimentos, fundos de viagens, ajudas de custo e bolsas de estudo. O valor que ultrapassar o limite indicado pelo banco atendente poderá ficar no caixa somente com documentos que comprovem sua idoneidade e por um período não superior a três dias. Após verificação da documentação e observadas as regras de sua manutenção pelo caixa, o caixa é recalculado.
Metodologia para auditoria de fundos
Todas as notas são recalculadas em uma nota de banco.Em regra, os montantes em caixa são consideráveis, pelo que a comissão é obrigada a fazer um inventário para fixar o montante das notas de cada denominação. Este documento, assim como no ato do inventário, deve ser assinado por todos os participantes da verificação. Com base no resultado do recálculo, pode-se julgar se há excesso ou falta. A informação a este respeito é indicada no ato com a assinatura do responsável financeiramente.
O caixa é obrigado a explicar tudo por escritoidentificou as violações e submeteu um relatório à comissão. Quando o inventário de fundos é concluído, uma ata final é elaborada com uma descrição detalhada dos resultados. Geralmente é preenchido em várias vias, pois uma é entregue ao responsável financeiro como prova em caso de desacordo com a comissão, e a outra é enviada para a contabilidade. A comissão deve informar o chefe sobre o trabalho realizado e seu resultado.
Inventário de fundos deverealizada sempre que um caixa é dispensado e substituído por outro funcionário. Neste caso, o ato sobre o resultado da verificação é lavrado em triplicado. Um é entregue ao caixa, o segundo é entregue ao solicitante da vaga, ou seja, o substituto, e o terceiro, como não poderia deixar de ser, é encaminhado ao departamento de contabilidade.
