Referansedokumenter er den viktigste komponenten i moderne kontorarbeid. Det er de som oftest etterfyller korrespondansen fra institusjoner og foretak om enhver form for eierskap.
Betydning og funksjoner
Referansedokumenter primærtspille en hjelpeformidlerrolle i forhold til andre papirer innen personalpolitikken. De er ikke obligatoriske og inneholder ikke instruksjoner, men gir bare informasjon om den faktiske tilstanden i virksomheten, gir informasjon som tjener som grunnlag for å ta beslutninger og utarbeide ordrer. Referansedokumenter har et særegent trekk, som ligger i deres fokus på styringssystemet fra bunnen av, dvs. fra vanlig spesialist til avdelingsleder, fra leder til nestleder eller direkte til daglig leder. Men det er unntak, for eksempel korrespondanse (servicebrev, telegram, e-post, etc.) tjener til å utvikle kommunikasjon mellom ansatte med like jobbansvar.
Klassifisering etter type
Referansedokumenter har mangevarianter, disse inkluderer: sertifikater og rapporter, rapporter, handlinger og anmeldelser, forklarende notater og brev, telegrammer og telefonmeldinger. Adressaten deres kan være både intern og ekstern. Så:
• referansedokumentasjon betyr papirer med individuell karakter, som utstedes på en engangsforespørsel og bare gjelder en ansatt;
• rapportering og referanse bestemmes av den spesifikke frekvensen for innlevering til adressaten og tilstedeværelsen av visse standardskjemaer, frekvensen kan være kvartalsvis, årlig, ukentlig;
• analytisk utstedes både for individuelle (engangs) og periodiske (vanlige) forespørsler, har et sammendragskarakter og tjener til å samle generalisert informasjon.
Dokumentforening
Sammensetning, struktur og rekkefølge på registreringinformasjonsadministrasjon bestemmes individuelt i de enkelte virksomhetene i de normative handlingene i personalpolitikken. Men samtidig er det obligatorisk å bringe alle dokumenter til en viss enhetlighet i sammensetning og form. Enhet av dokumenter er etablering av optimal enhetlighet i formatet, sett og fiksering av detaljer. Forretningspapirer er samlet, laget i henhold til ensartede standarder og regler, og inneholder all nødvendig informasjon for å ta beslutninger. Referansedokumenter er ikke noe unntak og er også underlagt standardisering. Å gjennomføre forening er nødvendig for å forenkle og forbedre kvaliteten på arbeidet med dokumenter, rasjonalisere prosessen med søk, forberedelse og utførelse, typisering av skjemaer, redusere kompleksiteten i behandlingen og utvikle progressive metoder, samt å redusere listen brukt. Håndboken for organisering og kontroll over foreningen er tildelt overordnet organisasjon for koordinering og vedlikehold av USD og OKTEI.
