Zakelijk succes hangt grotendeels af van zijnjuiste organisatie. Zowel managers als gewone werknemers moeten weten wat kantoorwerk is. Wat zijn de kenmerken, welke soorten zijn er en met welke regelgevingsdocumenten moet rekening worden gehouden bij het organiseren van de workflow?
Wat is kantoorwerk
Elke organisatie, ongeacht de vormeigenschap en kenmerken, creëert in de loop van zijn activiteiten een verscheidenheid aan papiersoorten. Dit kunnen orders, brieven en protocollen zijn. Ze hebben allemaal betrekking op organisatorische en administratieve documentatie.
Kantoorwerk is de activiteit van creërendocumenten van de organisatie, uitgevoerd volgens bepaalde regels en vereisten. Meestal wijzen ondernemingen speciale werknemers toe die alleen in dit gebied werkzaam zijn. In kleine bedrijven kan de secretarisfunctie aan bijna elke medewerker worden toegewezen.
Als u de essentie van de terminologie begrijpt (wat iskantoorwerk), dan wordt de oorsprong van het woord duidelijk. Dit is allereerst de fixatie op de materiële drager van officiële informatie. Tijdens dit proces wordt een organisatorisch en administratief document aangemaakt, dat later bepaalde acties initieert.
De term 'kantoorwerk' zelf is al een hele tijd geleden verschenen, maar pas in het midden van de vorige eeuw werd het geformaliseerd en werd het verankerd in regelgevingsdocumenten op staatsniveau.
Kantoorwerk en workflow - wat is het?
De organisatie kan niet onafhankelijk van bestaanwetgeving. Het heeft altijd kantoorwerk en workflow. Wat is het, wat zijn de kenmerken van de overdracht van papieren, hoe ze correct op te stellen? Deze vragen worden opgelost door specialisten: secretaresses, archivarissen, medewerkers personeelsafdeling.
Kantoorwerk omvat het herstellen van informatieop een materiële drager, het creëren van een akte op papier of elektronisch. Op basis daarvan wordt de documentcirculatie van de organisatie opgebouwd - de beweging van een order of brief, beginnend bij de aanmaak en eindigend met uitvoering en verzending naar het archief of vernietiging.
Afhankelijk van de plaats van aanmaak van handelspapierenmet betrekking tot medewerkers en management van de organisatie is de workflow opgedeeld in extern en intern. Het verdere pad van de bestelling, instructie, brief is afhankelijk van de bron.
De interne documentstroom van de organisatie omvat de volgende fasen:
- het maken van een conceptdocument;
- coördinatie;
- ondertekening van het conceptdocument met daarop de datum en het registratienummer; vanaf het moment van registratie wordt het als officieel gepubliceerd en geaccepteerd voor uitvoering beschouwd;
- inhoud geven aan uitvoerende kunstenaars en controle;
- uitvoering van recepten;
- uitvoering van het uitgevoerde document voor latere opslag, afhankelijk van de timing en behoefte;
- vernietiging van verlopen zakelijke papieren of hun registratie voor archiefopslag.
De stadia van de externe workflow zijn over het algemeen vergelijkbaar, maar er zijn enkele verschillen:
- Documenten komen van buitenaf naar de onderneming.Dit kunnen papieren zijn van hogere en lagere organisaties, takken, voorschriften van officiële autoriteiten, gerechtelijke bevelen, brieven van burgers.
- Alle zakelijke papieren die de organisatie ontvangt, doorlopen de registratieprocedure zonder mankeren. Ze bevestigt dat ze onder controle zijn.
- De volgende stap is het werken met het document, het vertrouwd maken of uitvoeren van de instructies.
- Indien nodig volgt een officiële reactie.
- De laatste fase is de registratie voor langdurige of archiefopslag en mogelijke vernietiging.
Daarnaast worden met betrekking tot het beheer van de organisatie de volgende soorten workflows onderscheiden:
- oplopend - van ondergeschikten tot bazen (toelichting);
- aflopend - van management naar medewerkers (bestellingen);
- horizontaal - tussen gelijken in positie (handelingen, protocollen).
Alle stadia van de verplaatsing van het document worden noodzakelijkerwijs geregistreerd in speciale tijdschriften. Ze kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd:
- verplaatsingslogboeken van documenten;
- documentkaarten;
- elektronisch documentbeheer komt het meest voor in de overgrote meerderheid van organisaties.
Kenmerken van gerechtelijke procedures
Veel mensen vragen zich af wat gerechtelijk iskantoorwerk, en wat is het verschil met de algemene. Een rechtszaak is een iets andere set documenten en materieel bewijsmateriaal. De juiste opslag en verplaatsing ervan zorgt voor transparantie van het rechtshandhavingssysteem. Gerechtelijk kantoorwerk kan, in tegenstelling tot organisatorisch, niet vrijwillig zijn. Het wordt uitgevoerd door bevoegde personen en wordt strikt gecontroleerd. Voor hem zijn alle stadia normatief en strikt gedefinieerd, tot aan de vernietiging.
Secretaris functies
De meeste werknemers van het bedrijf hebben een erg vaag idee van wat papierwerk en workflow zijn. Voor een secretaresse is dit een professionele activiteit.
Het ondernemingssecretariaat vervult de belangrijkste functie van ondersteuning van documentbeheer. Volgens de vorm en eigenaardigheden van het werk is de organisatie van de kantoorbeheerservice van de onderneming onderverdeeld in de volgende typen:
- Gecentraliseerd - alle secretarissen zitten op één afdeling en rapporteren aan de hoofdklerk of senior secretaris.
- Gedecentraliseerd - secretarissen en medewerkers die hun taken uitvoeren, zijn verspreid over de afdelingen van de organisatie en rapporteren aan verschillende chefs.
- Gemengd - meestal te vinden in grote organisaties.
De eigenaardigheden van de documentstroom bij de onderneming zullen rechtstreeks afhangen van de vorm van het secretariaat.
Instructie voor kantoorwerk
Ongeacht de grootte en vorm van eigendom, inelke organisatie moet een regeling hebben die het verkeer van documenten regelt. Wat is een archiveringsinstructie en hoe stelt u deze op? Deze vraag baart niet alleen secretaresses, maar ook managers zorgen.
Instructies voor documentbeheer zijn interneen normatieve handeling van de organisatie, goedgekeurd door een bevel of instructie van het management, van onbeperkte geldigheid. Het omschreef alle stadia van het slagen voor het document, lijsten met functies waarvan de handtekeningen de authenticiteit van officiële documenten kunnen bevestigen, en geeft voorbeelden van registratie, formulieren en formulieren.
Record houden
Bij kleine organisaties met een laag niveau van workflow (minder dan 200 per jaar), rijst de vraag niet wat het bijhouden van gegevens is. Alles wordt bepaald door de inspanningen van de medewerkers zelf of zelfs de leider.
Als de plicht om gegevens bij te houden dat niet iszijn direct voor de werknemer en worden niet gespecificeerd in zijn arbeidsovereenkomst, dan moet een decreet worden uitgevaardigd om deze functies toe te wijzen. Dit document moet aanvullende verantwoordelijkheden, verantwoordelijkheden en vergoedingen beschrijven.
Kenmerken van HR-administratie
Als er minimaal één medewerker in de organisatie werkt,dan zullen er zeker arbeidsdocumenten ontstaan. De vraag wat HR-administratie is, is vooral relevant voor ondernemingen met een klein aantal werknemers.
HR-administratie zorgtverkeer van specifieke documenten met betrekking tot de arbeidsactiviteit van werknemers van de onderneming. Meestal worden deze taken uitgevoerd door medewerkers van een speciale eenheid - de personeelsafdeling. Hun functies omvatten het ontvangen, verwerken en bewaren van personeelsdocumentatie. Inclusief de verwerking van persoonsgegevens die worden geclassificeerd.
De personeelswerkstroom wordt gewoonlijk gescheiden gehouden van de algemene in overeenstemming met de regels voor geheimhouding en opslagfuncties.
Optimalisatie van kantoorwerk
Ondanks de snelle ontwikkeling van digitaaltechnologie vinden veel organisaties het moeilijk om de workflow te optimaliseren. Ze blijven op de ouderwetse manier de correspondentie op papier doen en houden de gewone registratieboeken bij.
Dit komt door twee factoren:
- weerstand tegen innovaties van werknemers van de onderneming;
- gebrek aan financiën.
Managers moeten niet vergeten dat de optimalisatie van de documentstroom met aanzienlijke investeringen een merkbaar economisch effect heeft.
