Vanaf nu is geheim kantoorwerk een voorrechtniet alleen overheidsinstanties. Tegenwoordig heeft bijna elke grote commerciële organisatie gerubriceerde documenten. Dit artikel vertelt u alles over het juiste beheer van geheime documentatie.
Het concept van geheimhouding in kantoorwerk
Elke werkactiviteit, op de een of andere maniergeassocieerd met geheime of geclassificeerde documentatie, bevat altijd veel moeilijkheden, problemen en risico's. Wat is hiervan de reden? Er zijn veel redenen, waarvan de belangrijkste het banale onvermogen is om vakkundig te werken met papieren die als geclassificeerd zijn geclassificeerd.
Om te beginnen zou het de moeite waard zijn om te beslissen datis over het algemeen een geheim. Het mysterie heeft meerdere betekenissen. Als we rekening houden met de meest voorkomende definitie, dan moet dit concept worden geïnterpreteerd als een soort informatie die alleen beschikbaar is voor een beperkte kring van mensen. Het geheim mag niet worden onthuld, het moet geheim worden gehouden. In de regel gaat het geheim snel verloren en komt informatie voor een groot aantal mensen beschikbaar. Dienovereenkomstig wordt de organisatie van geheim kantoorwerk overbodig.
Geheimhouding gieren
Op dit moment heeft het geheim verschillendebasis soorten. Als we het hebben over geheim kantoorwerk, op de een of andere manier gerelateerd aan staatszaken, dan zijn alle documenten onderverdeeld in drie hoofdtypen:
- speciaal belang;
- zeer geheim;
- kantoor gebruik.
Deze classificatie is vastgelegd door een speciale federale wet van 21 juli 1993 "Op staatsgeheimen". Wat is elk van de bovenstaande balken?
De stempel "hoge prioriteit" is het meesthoge mate van geheimhouding. Uiteraard kan niet elk document een dergelijke status krijgen. Dus in het geval van openbaarmaking van een postzegel van bijzonder belang, kan aanzienlijke schade worden toegebracht aan de staat of een groep mensen. Daarom is de bescherming van dit soort documenten passend.
Top Secret wordt ook uitgereiktdocumenten die een soort staatsgeheim bevatten. Strikte regelgeving bij het werken met dit soort zekerheden is in dit geval een onderscheidend kenmerk.
Het label "officieel gebruik" biedt niet:speciale geheimhouding, maar beperkt het gebruik ervan aanzienlijk. Dit soort geheim kantoorwerk vindt in de regel plaats in commerciële structuren.
Classificatieprocedure
De procedure voor het classificeren van alles is ook vastgelegd in de federale staatswet. het hierboven genoemde geheim. Volgens dit document kunnen geheimen die onderworpen zijn aan de staat omvatten:
- informatie over de militaire sfeer;
- informatie over economie, technologie of wetenschap;
- informatie over buitenlands beleid of economisch gebied;
- informatie over contraspionage, operationele of onderzoeksactiviteiten, antiterreurbeleid, enz.
Hoe worden documenten geclassificeerd?Het belangrijkste dat het vermelden waard is, is de aanwezigheid van speciaal geautoriseerde experts. Personen met bepaalde kwalificaties houden zich bezig met de ontwikkeling van de veilige opslag van bepaalde papieren. De meest geschikte classificatie wordt geselecteerd, op basis waarvan verder wordt gewerkt. In feite is geheim kantoorwerk een enorm gebied met eigen medewerkers en managers.
Systemisch principe voor het bepalen van geheimhouding
Voor de meest competente bepaling van de graadspeciale principes moeten periodiek worden toegepast. Vervolgens zullen we ons concentreren op de vorm van het bepalen van geheimen in kantoorwerk - op het principe van consistentie. Hoe is hij?
Het belangrijkste kenmerk van de systematische aanpak is een specialeaandacht voor het probleem van geheimhouding in het algemeen. De belangrijkste functie ervan is om twee wederzijds beïnvloedende tendensen in stand te houden: aan de ene kant om de verspreiding van belangrijke informatie te voorkomen; anderzijds om massaclassificatie en de daaruit voortvloeiende problemen te vermijden.
Hoe het geheim wordt bewaardkantoorwerk? Er zijn hier twee hoofdmechanismen: overdrijving en understatement van het geheimhoudingszegel. Overschatting vernauwt het vermogen om de nodige informatie uit te wisselen aanzienlijk, onderschatting verzwakt dit proces enigszins.
Andere principes
Welke andere principes en regels van het geheim?kantoorwerk te onderscheiden? Naast consistentie is ook objectiviteit het vermelden waard. Wat is hier het punt? Als je een korte beschrijving geeft, klinkt het als volgt: bij het werken met geheime documentatie kun je je niet laten leiden door allerlei subjectieve meningen en aannames. Er moet een bepaalde lijst met regels zijn, op basis waarvan alle noodzakelijke maatregelen zullen worden ontwikkeld.
Het optimalisatieprincipe is een andere integraalelement van geheim kantoorwerk. De belangrijkste betekenis ervan is dat de minste hoeveelheid gegevens in geclassificeerde documenten de beste en optimale oplossing is. Overmatige informatie zal alleen het vereiste beveiligingsniveau schenden.
Het principe van periodieke inspectie is om voortdurend geheime documenten te controleren.
Over wijzigingen in gerubriceerde documenten
Zoals reeds vermeld, de mate van geheimhouding daarvanof ander document wordt bepaald in overeenstemming met een speciale informatielijst. Na classificatie worden de documenten geclassificeerd en verzonden voor opslag. Is het mogelijk om wijzigingen aan te brengen in deze documenten?
Instructie voor geheim archiefbeheer,die de federale staatswet bevat. geheim, stelt een aantal objectieve situaties en omstandigheden vast volgens welke documenten in verschillende mate kunnen worden herzien. Er moet echter worden opgemerkt dat de periode voor het derubriceren of wijzigen van documentatie niet langer mag zijn dan 30 jaar. Uitzondering hierop is de beslissing van een bijzondere interdepartementale commissie. Net als bij classificatie wordt gewerkt aan het verwijderen of verminderen van de classificatie door een speciale, bevoegde groep personen.
Vernietiging van geclassificeerde documenten
De beslissing om een geheim te vernietigenhet document is afhankelijk van het daarop aangebrachte geheimhoudingsstempel. Als de postzegel gemarkeerd is met bijzonder belang of volmaakte geheimhouding, dan worden alle vragen opnieuw beslist door een interdepartementale commissie. Als we het hebben over handelsgeheimen, geheime documenten van een onderneming, dan is het noodzakelijk om een speciale commissie van deskundigen en managers bijeen te roepen. Zij lost organisatorische vraagstukken op en de directie moet toestemming geven.
Het vernietigingsproces vindt in de regel plaats insamengesteld uit drie of meer personen. Papieren worden vernietigd met behulp van speciale machines - papierconverters. De registratieformulieren moeten worden gemarkeerd om de boekhouding van documentatie te bepalen. Het is ook vermeldenswaard dat de vernietiging van gerubriceerde documenten parallel moet plaatsvinden met de vernietiging van de interne inventaris.
Regels voor het uitvoeren van geheim kantoorwerk
Vervolgens zullen we het hebben over de geheime documentatie van bedrijven.of andere commerciële structuren. Bij het werken met geheime documenten is het noodzakelijk om rekening te houden met een aantal basisregels en vereisten. Het is de moeite waard om de belangrijkste punten te benadrukken:
- het is noodzakelijk om de strengste controle in acht te nemen op de toegang van onbevoegden tot documenten. Dit gaat ook over het personeel. Beveiliging moet dus worden vastgesteld via de beveiliging of veiligheidsdienst.
- Het is noodzakelijk om nauwkeurig te bepalen welke personen het recht hebben om met gerubriceerde documenten te werken. Dienovereenkomstig moeten zij worden begiftigd met speciale bevoegdheden.
- Er dient een duidelijke instructie (memo) voor het werken met geheime documentatie te worden ontwikkeld. Alle verdere werkzaamheden moeten in strikte overeenstemming daarmee worden georganiseerd.
- Een geheimhoudingsverklaring van commerciële en industriële geheimen moet van werknemers worden afgenomen.
- Er moet constant materiaal zijnstimulering van personen die recht hebben op toegang tot gerubriceerde documenten. In het bijzonder moet elke specialist in geheim kantoorwerk onder de persoonlijke controle van het management staan.
Dit zijn allemaal basisregels die moeten worden gevolgd bij het werken met geheime of geheime documenten.
Taken van specialisten in geheime documenten
Verplichtingen van medewerkers die mogen werken metgeheim kantoorwerk, bij elke onderneming is het anders. Er is in ieder geval niet één instructie voor het werken met gerubriceerde documentatie. U kunt echter nog steeds de meest voorkomende en meest voorkomende punten benadrukken die elke medewerker die met geheime papieren omgaat, moet onthouden. In het bijzonder hebben we het over het feit dat:
- De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het bewaren, bewaren of wijzigen van documenten.
- De werknemer moet waakzaam, verantwoordelijk en attent zijn. Pogingen van onbevoegde personen om toegang te krijgen tot de documentatie dienen onmiddellijk te worden gestopt.
- De werknemer moet de bepalingen van de instructies voor het werken met gerubriceerde documenten kennen en opvolgen.
Bovendien is het noodzakelijk om te benadrukken wat de specialist niet mag doen. Waaronder:
- berichten aan onbevoegden van gerubriceerde informatie;
- verwijdering, vervoer of wijziging van documentatie zonder medeweten van de directie;
- kennisneming van de documentatie over zaken die niet tot de bevoegdheid van de werknemer behoren;
- vernietiging van documenten zonder medeweten van de directie.
Uiterlijk van geclassificeerde documentatie
Het is de moeite waard om de meest algemene informatie te geven over hoe de omslag van geheime documenten eruit zou moeten zien. Bijna elke afdeling van het geheime kantoor stelt de volgende normen vast:
- rechterbovenhoek - geclassificeerd;
- onder de stempel - het inventarisnummer;
- documenten met een stempel van volledige geheimhouding moeten een rode lijn hebben vanuit de rechterbovenhoek;
- vellen moeten worden genummerd en genaaid met draad.
Uiteraard zijn er nog veel meer eisen aan dit soort zekerheden. De bovenstaande punten zijn echter van toepassing op bijna elke vorm van geclassificeerde documenten.
