Archief kantoorwerk van de organisatie: GOST, instructies, documenten, regels. Methodologische aanbevelingen voor archiefbeheer

De regels van archiefbescheiden bevattenbelangrijkste vereisten voor het werken met papieren en materialen die niet betrokken zijn bij de huidige activiteiten van het bedrijf. Ze zijn opgesteld in overeenstemming met het bestaande regelgevingskader op het gebied van verwerking, generalisatie en opslag van informatie. De sleutelconcepten die in het kader van de activiteit worden gebruikt, zijn vastgesteld door GOST over het beheer van archiefbescheiden. Bij het samenstellen ervan is rekening gehouden met moderne verworvenheden bij het gebruik van technische middelen en geavanceerde informatietechnologieën. Overweeg verder de basisprincipes van archiefbeheer.

Gebied van distributie

Methodologische aanbevelingen voor archiveringkantoorwerk is van toepassing op overheidsinstanties. Ze zijn ook verplicht voor bedrijven die bepaalde soorten werk uitvoeren. In het bijzonder zijn de voorschriften geldig in termen van het waarborgen van de beschrijving, boekhouding, bewaring en gebruik van documenten uit het Archieffonds van de Russische Federatie die als staatseigendom zijn geclassificeerd.

Onderverdelingen van ondernemingen die met film werken,achtergrond, video, fotografisch materiaal, cartografische, wetenschappelijke en technische, telemetrische informatie, laten zich leiden door de vastgestelde bepalingen inzake planning en rapportage.

De verplichting en het recht om archieven te vormen inorganisaties voor de tijdelijke opslag van documenten van de AF RF wordt geregeld door de Fundamentals of Industry Legislation (uit 1993), Regulations (uit 1994 en 1998). Het regelgevingskader wordt ook gevormd door rechtshandelingen van regionaal belang. De regels in kwestie zijn niet van toepassing op documenten die worden gereguleerd door federale wet nr. 5485-1 en presidentieel besluit nr. 1203 van 30 november 1995.

Plukken

Het is een systematische aanvulling van de documentaire basis van de divisies van het bedrijf. Picking omvat het bepalen van:

1. Bronnen.
2. De samenstelling van de te ontvangen materialen.

In het kader van deze activiteit wordt ook de rechtstreekse overdracht van documenten naar het archief uitgevoerd. De bronnen zijn:

1. Onderverdelingen van de onderneming.
2. Fysieke persoon.
3. Ondergeschikte structuren.

Samenstelling van materialen

Instructie voor archiefbeheerstelt vast dat de verwerving wordt uitgevoerd door gevallen van tijdelijke (meer dan 10 jaar) en permanente opslag. Informatie over personeel wordt ook samengevat. Cases met een bewaartermijn van minder dan 10 jaar worden in de regel niet naar het archief overgebracht. Ze zijn opgenomen in de relevante divisies van de onderneming. Aan het einde van de opslagperiode zijn dergelijke bestanden onderhevig aan vernietiging. Individuele informatie wordt verzonden op verzoek van de eigenaar. Vervolgens worden ze voor permanent onderhoud naar het rijksarchief gestuurd. Ook materialen van voorgangers en geliquideerde ondergeschikte constructies zijn onderhevig aan overdracht.

Beheer van archiefbescheiden en nomenclatuur

Geautoriseerde medewerkers die werken metinformatiemateriaal van de onderneming, maak een gesystematiseerde lijst van zaken. Het heet een nomenclatuur. Wanneer het gevormd is, worden de opslagtijden van de materialen aangegeven. De instructie voor het bijhouden van archiefstukken geeft de bevoegde afdeling de opdracht om de ondersteunende dienst te controleren en bij te staan ​​bij het opstellen van de nomenclatuur. De gesystematiseerde lijst dient als basis voor de vorming van inventarissen van informatiemateriaal van permanente en tijdelijke (tot 10 jaar) opslag. De nomenclatuur is ook het belangrijkste boekhoudkundige document. Het wordt gebruikt om gevallen van tijdelijke opslag te registreren, ook die met een periode van minder dan 10 jaar. Het door de nomenclatuur vastgestelde systematiseringsschema kan worden gebruikt bij de ontwikkeling van een kaartindex voor uitgevoerde handelingen.

classificatie

Het beheer van archiefbescheiden wordt uitgevoerd volgens drie soorten nomenclaturen:

1. Typisch.
2. Bij benadering.
3. Individueel (voor een specifieke onderneming).

De eerste bepaalt de samenstelling van de gevormde materialenin instellingen van hetzelfde type. De generieke nomenclatuur wordt beschouwd als een normatief document. De benaderde systematisering bepaalt bij benadering de samenstelling van voorlichtingsmateriaal voor de ondernemingen waarop het van toepassing is, met vermelding van de indices. Het heeft een aanbevelend karakter. De gespecificeerde soorten systematisering worden gebruikt bij de vorming van een individuele nomenclatuur en worden er zonder wijzigingen naar overgedragen.

Kenmerken van voorbereiding

Archiefstukkenondernemingen worden gesystematiseerd volgens de vastgestelde vorm in overeenstemming met de nomenclaturen van structurele afdelingen. Dit laatste moet worden overeengekomen en ondertekend door de leiders.

De nomenclatuur van de onderneming is algemeen opgesteldbriefhoofd. Het wordt onderschreven door het hoofd van het archief of de verantwoordelijke, ondertekend door het hoofd van de ondersteunende dienst of een door hem gemachtigde medewerker. De nomenclatuur moet worden goedgekeurd door het deskundigencomité, waarna ze moet worden goedgekeurd door de directeur van de vennootschap. Na het uitvoeren van deze procedures ontvangen de hoofden van de structurele afdelingen van de onderneming uittreksels van de relevante secties.

De nomenclatuur voor het komende jaar wordt gevormd intijdens het laatste kwartaal van de huidige periode. Goedkeuring vindt minimaal eens in de 5 jaar plaats. Wanneer de structuur en functies van de onderneming veranderen, wordt een nieuwe nomenclatuur gevormd.

De volgorde van het opstellen van zaken

Formatie verwijst naar een groep van voltooidehandelt in overeenstemming met de nomenclatuur. Het archiefkantoorwerk van de organisatie omvat de systematisering van voorlichtingsmateriaal in overeenstemming met de naam van de mappen. Het groeperen van doublet- en kladkopieën is niet toegestaan. De uitzondering zijn vooral waardevolle media. Het is verboden om terug te sturen papieren in mappen te stoppen.

Het archiefbeheer wordt uitgevoerdmet een gecentraliseerd werk met materialen door de informatieondersteuningsdienst, en met een gedecentraliseerd werk - zowel door structurele afdelingen als door bovengenoemde afdeling. De groepering vindt plaats onder direct toezicht van personen die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid van gegevensdragers. Indien nodig kunnen medewerkers van het rijksarchief worden betrokken.

Belangrijkste vereisten

Archiefwerkzaamheden worden uitgevoerd in overeenstemming met de vereisten van regelgevingskaderen. Bij het aanmaken van folders met informatiedragers dienen de volgende eisen in acht te worden genomen:

1. Materialen voor tijdelijke en permanente opslag zijn apart gegroepeerd.
2. De map bevat een exemplaar van elk papier.
3. De map moet materiaal bevatten voor één kalenderjaar. Er zijn echter uitzonderingen op dit recept. Waaronder:

• persoonlijke bestanden gevormd gedurende de gehele werkperiode van de betreffende werknemer;
• materialen van keuzestructuren en permanente commissies bij hen, plaatsvervangende groepen, gesystematiseerd tijdens de periode van hun oproeping;
• werkstukken van onderwijsinstellingen, opgesteld en gegroepeerd tijdens het academiejaar;
• theatraal materiaal dat de activiteit tijdens het seizoen beschrijft;
• medische geschiedenis enzovoort.

De map mag maximaal 250 pagina's bevatten met een dikte van maximaal 4 cm.

Groepering van administratieve handelingen

Archiefbeheer omvat:systematisering van verschillende soorten informatiedragers. Het gaat onder meer om bestuurshandelingen. Ze zijn gegroepeerd op type en chronologie met bijlagen:

1. Bepalingen, statuten goedgekeurd door de administratievehandelingen, fungeren als bijlagen daarbij. Ze zijn gegroepeerd. Als de bepalingen, instructies, statuten als zelfstandige handelingen werden goedgekeurd, worden ze gesystematiseerd in afzonderlijke gevallen.
2. Orders van hogere structuren en beslissingen over de implementatie ervan zijn gegroepeerd volgens de werkgebieden van de onderneming.
3. Bestellingen met betrekking tot personeelworden gesystematiseerd volgens de houdbaarheid. Bij een grote hoeveelheid informatiemateriaal is het raadzaam om handelingen betreffende verschillende aspecten van het werk van het bedrijf afzonderlijk te groeperen.
4. Sleutelrichting Bestellingenactiviteiten worden gescheiden van de handelingen van het personeel gesystematiseerd. Zo wordt een opdracht voor archiefkantoorwerk in de ene map opgenomen, en volgens de aanstelling van het hoofd van de verantwoordelijke eenheid in een andere.
5. Goedgekeurde limieten, rapporten, schattingen, titellijsten, plannen, enz. worden door hen afzonderlijk van projecten gegroepeerd.
6. De rangschikking van documenten in persoonlijke bestanden wordt uitgevoerd in de volgorde van ontvangst.
7. Persoonlijke rekeningen van medewerkers voor salarissen zijn gesystematiseerd in aparte mappen. Ze zijn gerangschikt in alfabetische volgorde.
8. Klachten, suggesties, verklaringen van burgers met betrekking tot de activiteiten van de onderneming, documentatie ter overweging en uitvoering worden apart gegroepeerd van aanvragen van individuen over persoonlijke zaken.
9. Systematisering van correspondentie wordt meestal uitgevoerd voor:kalenderperiode in chronologische volgorde. In dit geval worden de antwoorden achter de vragen geplaatst. Bij verlenging van correspondentie over een apart onderwerp, begonnen in het voorgaande jaar, worden de documenten opgenomen in de map van de lopende periode. Tegelijkertijd wordt de index van de zaak van het afgelopen jaar aangegeven.

Registratie van voor opslag geaccepteerde informatiedragers

Archiefbeheer voorziet in een aantal:instructies voor structurele eenheden die met papieren akten werken. Mediaontwerp kan gedeeltelijk of volledig zijn. Het hangt af van de bewaartijd. Volledige registratie wordt uitgevoerd met betrekking tot documenten van tijdelijke (meer dan 10 jaar), permanente inhoud, evenals handelingen op personeel. Het impliceert:

1. Map binden / archiveren.
2. Nummering van bladen.
3. Een getuigeblad opstellen.
4. Opmaken van een interne inventaris, indien nodig.
5. Het maken van verduidelijkingen aan de details van de titelpagina. Het kan gaan om de naam van het bedrijf, het registratienummer van de folder, de einddata, etc.

Tijdelijke opslagmaterialen, waaronder:voor een periode van minder dan 10 jaar, gedeeltelijk uitgegeven. Het is dus toegestaan ​​om de papieren niet in de map te ordenen, de vellen niet te nummeren, geen certificeringsinscripties op te stellen.

nuances

Archiefkantoorwerk is een soort activiteit inin het kader waarvan specialisten niet alleen zorgen voor de veiligheid van informatiedragers, maar ook voor het kunnen werken met hen wanneer dat nodig is. Hiervoor worden de acts waaruit de mappen zijn samengesteld in vier gaatjes in een kartonnen omslag genaaid. Het is ook toegestaan ​​om ze te binden, rekening houdend met de mogelijkheid om teksten, resoluties, data, visa in alle papieren te lezen.

Ter voorbereiding op het groeperen, alle metalende bevestigingselementen zijn verwijderd. Materialen die bedoeld zijn voor permanente opslag en die bestaan ​​uit bijzonder waardevolle of niet-opgemaakte documenten, bevinden zich in gesloten mappen met drie kleppen met banden of in speciale dozen.

In het geval van de aanwezigheid in het geval van niet-opgeëistedocumenten van persoonlijke aard (werkboeken, certificaten, militaire kaarten, enz.), ze worden in een aparte envelop gedaan en bij de rest van het materiaal erin gevoegd. Aan het einde van de mappen moet er een blanco certificeringsblad zijn. Aan het begin van de map wordt een formulier voor de interne inventarisatie geplaatst. Om de veiligheid en orde van de opstelling van de papieren te garanderen, is elk vel genummerd met Arabische cijfers. Deze regel is niet van toepassing op de certificeringspagina en het formulier voor de inventarisatie. Het nummer wordt met een eenvoudig potlood in de rechterbovenhoek gezet.

getuigenblad

Het wordt opgesteld volgens de vastgestelde procedure. Het wordt aangegeven in woorden en cijfers:

1. Aantal vellen met nummering.
2. Het aantal pagina's van de interne inventaris.

Het certificatieblad specificeert ook de bijzonderhedennummering. Met name de aanwezigheid van letterindexen, ontbrekende codes, paginanummers met ingeplakte foto's, grootformaat pagina's, etc. wordt bepaald. Bovendien geeft het blad de aanwezigheid van typografische brochures in de map aan, als ze niet in de hoofdnummering waren gemarkeerd. Het certificatieblad wordt onderschreven door de opsteller. Latere wijzigingen in de staat en samenstelling van de map dienen daarin vermeld te worden met een link naar de betreffende wetten. Het is niet toegestaan ​​om het certificatieblad op de titelpagina van een map of een blanco pagina terug van het laatste document daarin te plaatsen.

Interne inventaris

Het is gevormd voor opslag en boekhoudinginformatiemateriaal van tijdelijke (meer dan 10 jaar) en permanente inhoud. Er wordt ook een interne inventarisatie gemaakt van dossiers die zijn gemaakt per documenttype, waarvan de inhoud niet wordt vermeld. Het formulier moet gegevens bevatten over de volgnummers van de aktes in de map, indexen, titels, data en paginanummers.

Het definitieve dossier wordt bij de interne inventaris gevoegd.Het geeft in cijfers en in woorden het aantal documenten aan dat erin is opgenomen, evenals het aantal vellen waaruit het bestaat. De interne inventaris wordt goedgekeurd door de samensteller. Als de map zonder briefhoofd wordt ingebonden of gezoomd, wordt het samengestelde vel aan de binnenkant van het voorplat gelijmd.

Wijzigingen in de samenstelling van materialen in de map moetenweergegeven in het veld "Opmerkingen". Hierbij gaat het met name om de inbeslagname, het vervangen van papieren door kopieën, het opnemen van aanvullende documenten in de map. Tegelijkertijd wordt verwezen naar de desbetreffende wetten. Indien nodig kan een nieuw generaliserend record worden gevormd voor het blad van de interne inventaris, evenals de certificeringsinschrijving van de map.